В задачи работодателя входит обеспечение должного хранения и учета трудовых книжек. Для этого назначается ответственное лицо за хранение трудовых книжек. Если такое лицо изменяется, то находящиеся в организации на хранении трудовые книжки передаются по акту приема-передачи.
Порядок учета
Трудовая книжка является базовым документом, содержащим важнейшую информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника (по ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса и п. 2 Правил Постановления Правительства №225 от 2003 года). В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса и п. 4 Правил №225 от 2003 года).
При трудоустройстве сотрудник передает трудовую книжку своему работодателю по ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса. После чего работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки.
Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года.
Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника. В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.
Кто составляет акт приема-передачи
Акт приема-передачи составляется передающей стороной. Обычно это сотрудник кадровой службы, который передает дела перед своим увольнением.
В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.
Иногда в качестве передающей стороны выступает комиссия, созданная для приема-передачи большого массива трудовых книжек.
Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.
Если же сотруднику потребовалась трудовая книжка еще в период его работы, то в этом случае также допускается оформление акта приема-передачи, а после возврата документа работодателю – обратного акта.
Создание комиссии
Когда работодатель представляет собой крупную компанию и численность передаваемых трудовых книжек достаточно большая, то в этих целях формируется специальная комиссия.
Комиссия по передаче трудовых книжек имеет следующие функции:
- Она проверяет сохранность всех трудовых книжек.
- Удостоверяется в том, что все трудовые книжки из акта есть в наличии.
- Проверяет соответствие записей в акте действительности.
- Заверяет факт передачи трудовых от одного лица к другому.
Порядок передачи
Просто передать большой массив трудовых книжек не допускается. Для этого необходимо должное документальное подтверждение данной процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение таких этапов:
- Издается приказ от лица руководителя, в котором назначается новое ответственное лицо за учет и хранение трудовых книжек.
- На основании приказа производится передача трудовых книжек.
- Информация о передаче должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.
Грамотно оформленная процедура позволяет избежать утраты трудовых книжек сотрудников и избежать привлечения к административной ответственности за это.
Правила составления акта
Трудовое законодательство не содержит унифицированного акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому данный документ разрабатывается работодателем в свободной форме. Акт приема-передачи оформляется на простом листе в формате А4 или на фирменном бланке организации (последний вариант наиболее приемлем). Допускается как печатный, так и рукописный вариант: данный аспект не принципиален.
При этом, несмотря на свободный формат акт приема-передачи, он должен содержать такие сведения как:
- Реквизиты работодателя, а именно: его наименование, адрес нахождения, КПП, ИНН и пр.
- Дата и место составления акта.
- Наименование документа и присвоенный ему порядковый номер в соответствии с принятой в компании системой нумерации.
- ФИО и должность передающего трудовые книжки лица.
- ФИО и должность принимающего трудовые книжки лица.
- Указание на факт того, что один сотрудник принял, а второй – передал трудовые книжки.
- Перечень передаваемых трудовых книжек с указанием их владельца (фамилия, имя, отчество владельца прописывается полностью), серии и номера, реквизитов вкладышей. Обычно список оформляется в табличной форме для наглядности. В таблицу включаются примечания по состоянию документа или прочие важные сведения о трудовых книжках (например, о том, что они являются невостребованными, или сколько вкладышей в них содержится).
Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в письменном виде в одном экземпляре. После подписания акта он передается на хранение в архив.
Акт приема-передачи может быть составлен на одном листе или на нескольких, когда передается большое число документов. В последнем случае необходимо прошить акт и поставить на оборотной стороне печать, подпись руководителя и написать количество страниц в документе.
К составлению акта приема-передачи стоит подойти со всей ответственностью, так как он может послужить доказательством для разрешения споров в суде.
Акт завершают подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки, их должности и фамилии. Это могут быть члены специально созданной для этого комиссии.
При оформлении акта приема-передачи работодатель может использовать один из следующих вариантов:
- Составить акт приема-передачи в произвольном виде (что весьма неудобно для крупных работодателей).
- Разработать и утвердить шаблон документа, который будет использоваться постоянно при передаче документов.
При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.
Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек составляется при смене должностного лица, ответственного за их хранение. При его подготовке нужно соблюсти все законные формальности: указать дату его подготовки, должности и фамилии сотрудников, которые подписывают акт. Согласно действующему законодательству, трудовая книжка содержит широкий спектр важной информации о трудовой деятельности работника и его стаже. Пока трудовой договор с сотрудником действителен, трудовая книжка должна храниться у работодателя.
Бесплатная консультация: