При устройстве на новое место труда работник в соответствии с требованиями действующего законодательства обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его намерения приступить к новой работе.
В число обязательных документов в этом пакете входит трудовая книжка (кроме случаев трудоустройства по совместительству и первого места работы). Что это за документ и какие правила относительно использования его существуют на сегодняшний день?
Трудовая книжка с точки зрения закона
Необходимость использования трудовой книжки при трудоустройстве продиктована Трудовым кодексом Российской Федерации в статьях 65 и 66. На основании положений данных статей предъявление трудовой книжки при трудоустройстве на новом месте работы для работника является обязательным. Возможность непредоставления данного документа дана работнику только в двух случаях: если речь идет о трудоустройстве по совместительству, и данная работа является именно совмещаемой (трудовая книжка остается на основном месте работы, и там же вносится запись о совместительстве, если о такой записи высказал пожелание сам работник), а также если речь идет о первом трудоустройстве, когда работнику выдается документ первым работодателем с внесением всех необходимых отметок (на руки данный документ можно получить только после того, как был расторгнут заключенный ранее трудовой договор).
Данным Постановлением произошло утверждение Инструкции по заполнению трудовых книжек. В частности, в рамках данного постановления сформированы основные требования, в соответствии с которыми происходит оформление информации о трудоустройстве гражданина. Кроме того, в соответствии с частью 4 указанной Инструкции, в трудовую книжку вносятся также отметки о награждении работника, если это подразумевается его профессиональной деятельностью.
Понятие
Трудовая книжка – это специальный кадровый документ, который имеет индивидуализированный характер, то есть оформляется на каждого конкретного человека. В нем отражается весь официальный трудовой путь конкретного сотрудника от момента начала работы до ее завершения.
Оформление трудовой книжки ложится в качестве обязанности на работодателя в том случае, если работник проработал у него более пяти дней, а сама такая работа является основной.
Необходимость использования
Необходимость использования трудовой книжки в настоящее время продиктована тем, что данный документ отражает весь трудовой стаж работника. Этот документ позволяет не только подтвердить право на предоставление пенсии, в том числе по достижении определенного стажа работника (например, в сфере образования), но и подтвердить наличие необходимого стажа, например, при смене сферы осуществления трудовой деятельности, если ранее такая деятельность когда-либо осуществлялась работником.
Виды трудовых книжек, используемых в настоящее время
Трудовая книжка как документ была утверждена на территории СССР еще в 1937 году, а заполняться на всех работников начала с января 1938 года. Исключение составляли люди, трудившиеся в колхозах, так как в отношении них велась своя система учета.
Следующим этапом трансформации данного документа стала его переработка в 1973 году, а разработанный образец стал применяться с 1974 года. Главным отличием того образца документа (или старой формы, как ее именуют в настоящее время) следует считать то, что трудовая книжка образца 1974 года получила защиту водяными знаками, а на последней странице ставилась обязательная отметка Гознака для защиты от возможной подделки документа.
С 2003 года в Российской Федерации утвержден новый бланк трудовой книжки, который получил измененный корешок (чтобы избежать вероятности удаления или, наоборот, вклеивания листов в документ), а надпись на обложке проявляется в ультрафиолетовом свете.
Обязательная замена старого бланка на новый в настоящее время не требуется, если старый документ еще не заполнен полностью (например, работник в течение длительного времени трудится в одной и той же организации без каких-либо изменений), а также старый бланк полностью пригоден к использованию. В том же случае, если по каким-то причинам старый бланк утрачен или испорчен и дальнейшее его использование не является возможным, то при выдаче дубликата оформляется трудовая книжка нового образца, так как старые бланки полностью изъяты из оборота (то есть приобрести их не представляется возможным).
Требования к заполнению
Как уже говорилось выше, трудовая книжка заполняется только работодателем по основному месту работы. В данном документе должны быть отражены все сведения о профессиональной деятельности работника с момента заключения трудового договора до момента его завершения. Не является обязательным только внесение записей о том, что работник где-то еще задействован в качестве совместителя – данная запись ставится только на основании заявления работника и только в том случае, если сам работодатель согласен с тем, что кто-то из его сотрудников может быть задействован где-либо в другой организации.
При заполнении сведений о работнике должны быть указаны не только основные идентификационные данные о нем (фамилия, имя и отчество, дата рождения), но и информация об образовании работника, а также сведения о присвоенной ему квалификации и профессии.
Для того чтобы данная трудовая книжка считалась действительной, в ней необходимо указать дату ее заполнения, а сам работник ставит свою подпись.
В разделах, посвященных трудоустройству и профессиональной деятельности сотрудника, все строки заполняются по порядку и обязательно нумеруются, а любые кадровые изменения, происходящие как по инициативе самого работника, так и по инициативе работодателя, должны быть обоснованы существующими кадровыми документами, например, приказами руководителя организации.
Заполнение трудовой книжки возможно только сотрудником кадрового подразделения либо иным приравненным к нему сотрудником, который правомочен на ведение кадровых документов. В противном случае документ в любой момент может быть признан недействительным по тем основаниям, что его заполнение осуществлено лицом, не наделенным руководителем такими полномочиями.
Бесплатная консультация:
Свою трудовую деятельность начала в 2004 году в одном из государственных учреждений. В настоящее время наступил период оформления пенсии по выслуге лет (из-за сложных условий труда). При поступлении на работу мне выдали бланк трудовой книжки старого образца. Дата начала в нем стоит «2004 год» (январь месяц). То есть на тот момент уже стали применяться новые бланки. Подаю документы в Пенсионный Фонд РФ, а мне отказывают в приеме, мотивируя тем, что данный документ поддельный, и по нему мне не будут считать пенсию. Подскажите, как быть? Теперь менять трудовую книжку на новую? И искать всех прежних работодателей?
Уважаемая Вероника, отказ сотрудника Пенсионного Фонда Российской Федерации в приеме Ваших документов неправомерен, так как в 2004 году имелся переходный период, и далеко не все работодатели получили на момент января-февраля указанного года новые бланки трудовых книжек). В этот переходный период было позволено выдавать бланки старого образца. Поэтому, если речь идет о таком отказе, Вы можете пожаловаться руководству конкретного территориального подразделения ПФР на неправомерность действий их сотрудника. Если же подобные жалобы не помогают, могу порекомендовать Вам запросить у работодателя замену бланка трудовой книжки путем выдачи дубликата, в котором будет указан весь Ваш трудовой стаж до момента поступления на работу к настоящему работодателю. Данная трудовая книжка будет являться дубликатом, но именно она будет действительной для предъявления в подразделения ПФР.
Здравствуйте! У меня вопрос: я работаю с официальным трудоустройством в коммерческой компании. Несколько лет назад работодатель потерял мою трудовую книжку и выдал мне дубликат, а теперь нашел его. Как я понимаю, действительным в настоящее время будет дубликат. Но как быть, если все записи, в том числе, заполнение титульного листа в данном документе (дубликате) делал главный бухгалтер (отдела кадров не было), а теперь такой отдел появился. Как теперь моя трудовая будет вестись? Кадровиками или ее по-старому будет оформлять главбух пока не уволюсь?
Здравствуйте, Павел! Не вижу никаких сложностей, так как все функции по ведению кадрового документооборота теперь ведет отдел кадров в Вашей организации. И да, Вы правильно понимаете, что старая трудовая книжка теперь силы не имеет. Если Вам ее на руки выдал работодатель, то Вы не имеете права ею воспользоваться. В противном случае Вас могут привлечь за неправомерное использование документов. А это может быть и уголовная статья.