Дата рождения считается одной из частей существующих персональных данных, которые позволяют провести полную идентификацию личности того человека, которому принадлежит тот или иной документ.
Не является исключением и трудовая книжка. А как быть, если речь идёт о допущенной ошибке в дате рождения сотрудника, которую обнаружили в трудовой книжке?
Когда нужно исправлять дату рождения в трудовой книжке?
Действующее законодательство в сфере регулирования трудовых правоотношений предписывает представителю работодателя, уполномоченному на заполнение трудовых книжек, осуществлять данное действие только на основании представленных работником документов, удостоверяющих личность, а также подтверждающих образование самого работника. Не является исключением и информация о дате рождения работника, вносимая на титульный лист трудовой книжки.
Если же речь идёт о бланке, который только заполняется работодателем (например, в случае, если данное рабочее место стало первым у человека), то целесообразнее бланк с ошибкой признать недействительным и уничтожить, а работнику выдать новый, заполненный без каких-либо ошибок.
Правила исправления
Как уже говорилось выше, любое внесение исправлений в трудовую книжку, в том числе относительно даты рождения работника, может быть осуществлено только на основании тех документов, которые подтверждают подлинность новых сведений. Не является исключением и случай с ошибочным написанием даты рождения работника.
Внести какие-либо исправления в данную графу титульного листа трудовой книжки может только работник кадрового подразделения работодателя.
Если это осуществит сам работник, бланк трудовой книжки может быть правомерно признан недействительным по вине работника и последнему придётся покупать новый бланк самостоятельно, а затраты на такое приобретение никто ему возмещать не будет. Либо если новый бланк предоставит работодатель, стоимость документа может быть удержана из заработной платы сотрудника.
Исправление даты рождения возможно только в том случае, если работник предоставил одновременно и паспорт, и свидетельство о рождении. При этом существует правило, сформированное практикой оформления кадровых документов, на основании которого для исправления данной ошибочной информации принимаются только оригиналы документов. Это обусловлено тем, что даже при предоставлении копий, заверенных нотариусом, никто не отменяет их плохое качество, что может вызвать затруднения в чтении имеющихся данных.
Любое внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки сопровождается обязательным заверением исправляющей записи печатью организации. Но ставится она только после того, как работник убедится в правильности такой записи.
Порядок внесения исправлений
Относительно внесения исправлений в дату рождения работника Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит достаточно подробный алгоритм, который тем не менее носит общий характер для всех подобных ошибочных данных.
Никакие зачеркивания, кроме фамилии работника, которая поменялась по каким-либо причинам, Инструкция не допускает. Вместо этого сотрудник кадрового подразделения должен осуществить следующие действия:
- на основании предоставленных оригиналов паспорта и свидетельства о рождении работника указывается верная дата либо на свободном месте на самом титульном листе, либо на чистой стороне разворота;
- новая дата рождения сопровождается надписью «Исправленному верить». Выражение данной надписи может быть любым, но главным условием является внесение исправлений и признание их законными;
- составленная надпись заверяется сотрудником кадрового подразделения собственноручной подписью и расшифровкой своей фамилии и должности;
- завершается заверение печатью организации. Если по каким-то причинам у организации нет печати (например, в силу использования последних изменений в законодательстве об ООО), то потребуется проставление штампа «Для документов».
Если говорить о заверении подлинности исправляющей надписи на титульном листе, то сотрудник кадрового подразделения вправе воспользоваться специально оформленным штампом, на котором ему достаточно поставить свою фамилию и подпись, а также дату осуществления исправления. Такой штамп сверху также заверяется печатью организации или штампом «Для документов».
Зачеркивание допустимо в том случае, если другим способом внести исправления не представляется возможным, либо исправление другим образом затруднит чтение других записей на самом вкладыше или прилегающих листах основного бланка трудовой книжки.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! При заполнении трудовой книжки работодатель допустил ошибку в дате рождения и на титульном листе, и на вкладыше. Кроме того, допущены ошибки в написании фамилии из-за ее сложности. Подскажите пожалуйста, теперь придется менять весь документ?
Здравствуйте, Евгений! Необходимо уточнить информацию о том, сколько именно исправлений было сделано в трудовой книжке и ее вкладыше относительно их титульных листов. Инструкция по заполнению трудовых книжек предписывает работодателю заменить бланк трудовой книжки или вкладыша только в том случае, если ошибка допущена при первом заполнении. Однако практика, которая в настоящее время сложилась в части использования данного документа, показывает, что большое количество исправлений серьезным образом затрудняет использование трудовой книжки и вкладышей к ней для идентификации личности работника и определения его официального стажа. Например, в Пенсионном Фонде Российской Федерации в лице их некоторых территориальных подразделений сложилось устойчивое мнение, что трудовую книжку с двумя и более исправлениями на титульном листе и аналогичном листе вкладыша принимать не следует, так как сложно идентифицировать содержащуюся в них информацию.
При заполнении вкладыша к трудовой книжке предыдущий работодатель допустил ошибку в написании даты рождения у моего супруга. Но на этом же вкладыше, как и на самой трудовой книжке, зафиксирован факт смены фамилии. Подскажите пожалуйста, как быть в этой ситуации? Возможно ли обойтись без замены вкладыша? Используется уже неоднократно, так как в нем содержатся сведения о продолжении карьерного роста супруга?
Здравствуйте, Мария! Необходимо смотреть на конкретную ситуацию, так как потребуется учитывать, были ли другие исправления информации на титульных листах самой трудовой книжки и вкладыша к ней. Если речь идет только о смене фамилии, то допустимо просто исправить дату на вкладыше. Но если уже были какие-либо исправления, то желательно документ заменить.
Да, исправления были.
В этом случае возможно настоять на замене самой трудовой книжки на основании признания ее недействительной, с восстановлением всего имеющегося трудового стажа.