Сведения об образовании работника и его профессии (специальности) отображаются на титульном листе его трудовой книжки. При обучении иногда необходимо сделать дополнительную запись в разделе «Сведения о работе». Для того чтобы не допустить ошибок в трудовой книжке, нужно учитывать некоторые особенности и правила заполнения указанной строчки.
Законодательное регулирование заполнения трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки в части образования работодателю необходимо учитывать следующие положения законодательства:
- ст. 65, 66 Трудового кодекса;
- ч. 4, 5 ст. 10, ч. 1, 6, 7, 9 ст. 60 273-ФЗ;
- пп. «6» п. 9 Правил, утвержденных Постановлением Правительства №225;
- п. 2.1 Инструкции Минтруда №69 по заполнению трудовых книжек.
Сведения об образовании сотрудника находятся на титульном листе трудовой книжке после его фамилии, имени, отчества.
Сведения об образовании вносятся в трудовую книжку специалистом кадровой службы на основании предоставленного сотрудником документа. Ошибки, допущенные на титульном листе трудовой книжки, где содержится запись об образовании, могут сделать ее недействительной.
Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой книжки, то работодателю стоит аннулировать бланк и составить акт об этом и оформить работнику новую трудовую с правильной записью об уровне образования.
Вместе с тем считается, что невнесение записи при условии, что работа не требует от сотрудника специальных знаний и умений, не является нарушением законодательства, так как не ущемляет его права. Но инспектор по труду в ходе проверки может потребовать от работодателя прописать указанные сведения в трудовой книжке.
Виды образования для заполнения трудовой книжки по документам, выдаваемым до и после 1 сентября 2013 года
Для того чтобы правильно внести в трудовую книжку запись об образовании, необходимо учитывать действующую градацию уровней образования.
До введения в России многоуровневого высшего образования такие градации, как специалитет, бакалавриат и магистратура считались ступенями высшего образования. Выпускники получали диплом о высшем образовании, где стояла степень «бакалавр» или «специалист». В трудовых книжках в данном случае достаточно было написать лишь уровень образования «высшее». После 2013 года ФЗ-125 утратил силу.
ФЗ-125 утратил силу со вступлением ФЗ «Об образовании в РФ» от 2012 года №273-ФЗ. По этому документу были упразднены понятия начального и высшего профессионального образования.
Согласно реформе образования 2013 года, начальное профессиональное образование было приравнено к среднему профессиональному. Простого высшего образования уже нет: по новым правилам оно стало многоуровневым.
Рассмотрим образовательную реформу несколько более подробно. Так, до 1 сентября 2013 года различали следующие уровни образования:
- После окончания 9 классов школьник получал основное образование.
- После окончания 11 классов – среднее.
- После окончания лицея, ПТУ, вечерней школы – начальное профессиональное.
- После окончания колледжа или техникума – среднее специальное.
- После окончания вуза (института, университета, академии) – высшее.
- Послевузовским образованием являлась аспирантура и пр.
Когда был принят закон «Об образовании», градация уровней выглядела следующим образом:
- 9 классов школы обеспечивают аттестат об основном общем образовании.
- 11 классов школы гарантируют аттестат о среднем общем образовании.
- Профучилище, лицей, колледж или техникум – диплом о среднем профессиональном образовании.
- Вуз со степенью бакалавра – диплом о высшем образовании–бакалавриате.
- Обучение 2 года после бакалавриата в магистратуре – диплом о высшем образовании-магистратуре.
- Вузовское обучение в течение 5-6 лет дает диплом специалиста.
- Аспирантура, ординатура, ассистентура предоставляют диплом о высшем образовании – подготовке кадров высшей квалификации.
Основание для внесения отметки об образовании
Согласно Инструкции №69 от 2003 года ст. 2.1, отметка об образовании вносится на основании:
- Оригинала диплома.
- Его заверенной копии.
Как отмечалось, запись об образовании вносится на основании одного из надлежащим образом заверенных документов, полученных в образовательном учреждении. В качестве такого документа могут выступать:
- Аттестат об основном общем образовании – основное общее образование.
- Аттестат о среднем общем образовании – среднее общее.
- Диплом о среднем профессиональном образовании – профессиональное (среднее).
- Диплом бакалавра – высшее со степенью бакалавра.
- Диплом специалиста – высшее со степенью специалиста.
- Диплом магистра – высшее со степенью магистра.
- Диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры, ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук.
Проверять предоставленный сотрудником диплом на подлинность работодателю не нужно. Это не входит в его обязанности. Но работодателю стоит снять копию с предоставленного документа об образовании сотрудника, чтобы не возникло проблем с контролирующими инстанциями.
Когда соискатель на должность еще продолжает обучение, то в графу с образованием допускается ничего не включать и это не будет являться нарушением.
Но также допускается вписать в эту графу запись о незаконченном образовании. Например, «незаконченное среднее профессиональное», «незаконченное высшее-бакалавриат». Подобная запись вносится в трудовую книжку по желанию работника при предъявлении студенческого билета, зачетной книжки или справки из образовательной организации об обучении.
Ведь запись делается в соответствии с документом, который подтверждает обучение, таким образом работодатель будет следовать требованиям закона.
Как внести отметку
Пустующая строка в бланке трудовой книжки заполняется на основании оформленного должным образом документа в следующих случаях:
- Она не была заполнена предыдущим работодателем.
- Работник устраивается на работу первый раз в жизни.
При заполнении трудовой книжки есть определенные правила, которые предъявляются к методу внесения в нее информации. Строго запрещаются различные исправления, зачеркивания и замазывания.
Сведения об образовании вносятся в трудовую строго по документу, который предоставил работник. Если сотрудник принес диплом, который был получен до реформирования системы образования, то в трудовой книжке прописывается уровень образования по диплому. Например, «высшее профессиональное». Это правило действует даже в том случае, когда такой уровень образования был упразднен и более не действует.
С 2013 года записи о высшем образовании пишутся через тире как «высшее образование-бакалавриат», «высшее образование–магистратура», «высшее образование–специалитет». Реквизиты документа об образовании вносить в трудовую не нужно.
В результате такого обучения сотрудник мог получить вторую и последующую профессии, специальность, класс, категорию или разряд. Основаниями для внесения таких записей могут стать те же документы, что и на титульном листе трудовой книжки. Это например, свидетельство о профессии рабочего или служащего (по результатам повышения квалификации при профессиональном обучении), удостоверение о повышении квалификации и пр.
Порядок заполнения образовательной записи в разделе о работе установлен в п. 3.1 Инструкции №69, пп. «б» п. 21 Правил №225:
- В графе 1 – порядковый номер записи.
- В графе 2 дата выдачи документа о присвоении новой профессии, специальности или квалификации, дата внесения записи (т. е. тот день, когда сотрудник принес документы) – при прохождении сотрудником переподготовки или курсов повышения квалификации.
- В графе 3 прописывается наименование специальности (например, установлена профессия «электрика с присвоением 3 разряда») или место прохождения переподготовки и период переобучения.
- В графе 4 прописывается наименование, дата и номер документа об образовании, об обучении и квалификации.
Хотя в Роструде считают, что указание квалификации вместо специальности не будет считаться грубым нарушением и не подлежит исправлению.
Раздел с образованием в трудовой книжке не нужно заполнять в следующих случаях:
- Если работник получил только начальное обучение 3 класса.
- Если сотрудником не был предоставлен документ, который бы подтвердил уровень его квалификации.
- Если сотрудник является студентом и не настаивает о внесении записи о незаконченном образовании.
Как дополнить или откорректировать сведения
Необходимость внесения изменений и дополнений в графу с образованием в трудовой книжке может возникнуть в двух основных случаях:
- Если запись в трудовую книжку была внесена по ошибке (например, вместо среднего было указано высшее образование).
- Если сотрудник с момента получения трудовой книжки получил новый уровень образования.
При заполнении титульного листа есть некоторые отличия: в отличие от сведений об образовании и награждениях на первой странице в трудовой книжке допускается внесение исправлений. Они разрешаются при смене фамилии, имени, отчества сотрудника и при изменении им образования.
Для того чтобы исправить старую неправильную запись, нужно аккуратно перечеркнуть ее прямой линией и рядом внести новую запись со ссылкой на документ, на основании которого были сделаны исправления.
Ссылка на подтверждающий документ вносится на форзац трудовой книжки. Запись имеет примерно такую форму: «Запись об образовании была изменена с начального профессионального на высшее на основании диплома № … от…».
Под данной записью нужно поставить печать работодателя, у которого была сделана такая запись. Здесь также следует расписаться сотруднику, который ответственен за ведение трудовых книжек.
Если же сотрудник получил новую ступень образования, то зачеркивать ничего не нужно. Просто через запятую вносится новая запись об образовании.
Если сотрудник продолжает обучение, то вписывать его квалификацию бакалавра нет необходимости. Когда он получил степень бакалавра и прекратил учиться, то соответствующую отметку можно внести на титульный лист. Такие правила связаны с ограниченностью места на титульном листе: если поэтапно вносить сюда все градации, то места может не хватить.
Таким образом, работнику отделов кадров стоит быть внимательным при заполнении записи об образовании в трудовой книжке работника. Данная отметка делается на титульном листе после персональных данных сотрудника строго в соответствии с документом об образовании. Для дипломов, выданных до сентября 2013 года и после используются разные градации в документе об образовании. При необходимости на титульном листе трудовой книжки допускается делать исправления. Ошибочная запись перечеркивается и рядом вносится верная. Также работодатель может дополнить сведения об образовании через запятую, если это необходимо.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! Я оформляю на работе сотрудницу, но она сейчас только учится в институте на 3 курсе. До меня она еще нигде не работала, я первая оформляю ей трудовую. Как правильно оформляется титульный лист в трудовой книжке? Здесь пишется «неоконченное высшее» или вообще ничего не указывается?
Добрый день, Наташа. Если ваша работница не настаивает на внесение записи в трудовую книжку, то можно оставить это поле пустым. А когда она закончит университет и принесет вам диплом, то заполнить пустую строчку. Но если она принесет вам зачетку или студенческий билет, то можно внести запись «неоконченное высшее», а затем через запятую прописать полученное образование — например «высшее-бакалавриат».
Здравствуйте. Хотела бы дополнить. Так как сотрудница продолжает учиться и она уже закончила школу, то в трудовой можно прописать «среднее общее» образование, а затем через запятую внести данные о высшем образовании после получения диплома.
Добрый день. Работник принес на работу диплом бакалавра. Сейчас у него в графе с образованием пусто. Как нам внести запись?
Добрый день. Вносите запись ручкой в соответствии с дипломом: «высшее-бакалавриат».
Спасибо. А на форзаце нужно указывать реквизиты диплома?
Нет, они указываются только при исправлении сведений из графы образование. Например, если уровень образования указан ошибочно.
Спасибо Вам огромное.