Трудовая книжка как документ предоставляется в обязательном порядке при трудоустройстве на очередное место работы. Обязанность за ее хранение ложится на плечи сотрудника кадрового подразделения, представляющего работодателя. Каким образом поступать и работнику, и работодателю, если данный документ все же теряется?
Причины утери трудовой книжки
Чаще всего трудовая книжка теряется по двум основным причинам:
- из-за халатности самого работника, которому по каким-либо причинам оригинал трудовой книжки был выдан на руки;
- по вине работодателя, который допустил факт утери трудовой книжки работника.
Если речь идет о вине работника, то, как правило, утери в этом случае возникают двух видов:
- неумышленное, когда трудовая книжка похищается, например, вместе с другими документами;
- умышленное, при котором происходит утеря трудовой книжки самим работником с целью сокрытия каких-либо негативных фактов трудовой биографии, которые были зафиксированы в данном документе (например, если с одного из предыдущих мест работы работник был уволен по одной из негативных статей-оснований для увольнения).
Обвинять работодателя в утере трудовой книжки можно только по двум основаниям:
- если был зафиксирован факт утери трудовой книжки в силу халатности сотрудника кадрового подразделения работодателя, о чем становится известно на основании специально проведенного расследования. В случае возникновения такого основания работодатель обязан наложить административное взыскание на своего провинившегося сотрудника;
- если утеря документов произошла по причине наступления каких-либо стихийных бедствий или иных происшествий, независящих от самого работодателя. О таком факте должен быть составлен специальный акт, который отразит все объективные причины.
Общие правила восстановления трудовой книжки в зависимости от причин утери
Порядок действий и правила, по которым будет происходить восстановление трудовой книжки, целиком и полностью зависит от того, кто и по каким причинам потерял трудовую книжку как документ.
В том случае, если речь идет о потерянном документе по вине работника, то восстанавливать данный документ ему придется за свой счет, так как именно работник несет полную ответственность за сохранность потерянного документа.
Для того чтобы восстановить такой документ, работник может обратиться к тому работодателю, у которого он числился в штате до момента утери либо у которого состоит в штате на текущий момент. При этом придется предоставить бланк трудовой книжки за свой счет.
Если виновным признается работодатель, то восстановить трудовую книжку будет обязан он, используя свои собственные силы и средства, в том числе предоставив бланк трудовой книжки за свой собственный счет. Все расходы по восстановлению данного документа также ложатся на плечи работодателя.
Порядок восстановления трудовой книжки, потерянной работником
Для того чтобы восстановить трудовую книжку, которую работник потерял по своей вине, ему придется обратиться к прежнему работодателю, у которого он работал (если потеря произошла после увольнения с прежнего места работы) или к новому работодателю (если на такое согласен новый работодатель) с заявлением о необходимости выдать новую трудовую книжку. В ней должен быть указан общий срок трудового стажа, который установлен работодателем на основании полученных сведений из Пенсионного фонда Российской Федерации, а также на основании данных из Федеральной налоговой службы Российской Федерации.
Запросы в указанные государственные органы составляются сотрудником кадрового подразделения работодателя на основании соответствующего заявления самого работника. После того как информация была получена, она вносится в трудовую книжку, которая предоставляется работником самостоятельно, либо за которую работник выплачивает ее стоимость работодателю, так как бланк получает от него.
Внесение информации происходит только о том, какой общий стаж был у того или иного работника. Указание конкретных организаций, в которых трудился такой человек, не осуществляется. Кроме того, при обращении в Пенсионный фонд России получить информацию можно будет только о тех местах работы, с которых происходило перечисление средств в качестве взносов на формирование пенсии работника.
Порядок восстановления трудовой книжки, утерянной работодателем
Если утеря была осуществлена работодателем, то восстановление трудовой книжки будет осуществляться только параллельно с проведением специальной проверки относительно факта такой утери. Однако действия работника здесь потребуются для того, чтобы обосновать направляемый запрос в уполномоченные государственные органы для предоставления сведений об имеющемся трудовом стаже работника.
Порядок действий в этом случае будет выглядеть следующим образом:
- работник пишет заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки для направления запросов в Пенсионный фонд Российской Федерации и Федеральную налоговую службу;
- на основании такого заявления сотрудник кадрового подразделения пишет запрос в указанные государственные органы для того, чтобы получить данные об имеющихся местах работы сотрудника и общем полученном официальном трудовом стаже;
- на основании полученных результатов обработки запроса выписывается и заполняется дубликат трудовой книжки, в котором указывается имеющийся трудовой стаж работника до момента трудоустройства к тому работодателю, который заполняет дубликат трудовой книжки;
- данный документ выдается под роспись работнику, а в журнал учета трудовых книжек вносится информация о том, что данный документ был выдан взамен утерянного.
Если работодатель не может восстановить трудовую книжку, то потребуется обращение в органы государственного архива, а также в судебные органы.
Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки
Если работодатель потерял трудовую книжку, он не только обязан выдать дубликат данного документа. На него налагается административная ответственность в случае преднамеренной утраты трудовой книжки.
Трудовая книжка должна быть выдана в срок не более двух недель с момента написания работником заявления о выдаче дубликата. Если работодатель не выдал заполненный бланк, то с него может быть взыскана сумма просрочки в размере среднедневного заработка работника за каждый день такой просрочки на основании положений статьи 234 Трудового Кодекса Российской Федерации. Кроме того, в случае судебного рассмотрения дела может быть инициирована процедура взыскания морального ущерба на основании положений Гражданского процессуального Кодекса Российской Федерации.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! В офисе работодателя произошел пожар. Кабинет кадровиков тоже пострадал. Моя трудовая книжка сгорела, а в нее только внесли данные о смене фамилии. Что теперь делать? И кто будет восстанавливать все сведения, которые в ней были?
Здравствуйте, Виктория! По поводу восстановления трудовой книжки не переживайте — ее должен восстановить Вам работодатель на основании Вашего заявления. Кто именно будет предоставлять бланк, Вам придется решить на основании взаимных договоренностей, если вины работодателя в пожаре нет. По поводу смены фамилии Вам тоже переживать не стоит — Вы же уже в Пенсионный Фонд документы отдали о том, что фамилию поменяли? Запрос будет оформляться на новую фамилию, но с указанием, что была старая, девичья фамилия. В результате в ответе на запрос будут отражены все данные о том, какой именно у Вас стаж. Аналогичные данные поступят и из Федеральной налоговой службы. Когда поступят все данные, работодатель заполнит трудовую книжку с указанием, какой стаж у Вас имеется на момент прихода к нему на работу.
Здравствуйте! Из машины украли сумку с документами. Там была и трудовая книжка, так как собирался ехать в ФСС. Взял у работодателя оригинал под расписку. А теперь работодатель отказывается мне выдать новую трудовую или дубликат, мотивируя тем, что это я виноват в том, что потерял документы. А все на дороге в пробке произошло. С переднего сиденья мотоциклист выдернул сумку. И как теперь быть?
Здравствуйте, Сергей Иванович! В данном случае можно говорить о неумышленной утере Вами трудовой книжки. Работодатель не обязан в этом случае выдавать Вам дубликат, используя бланк за свой счет, но по заявлению должен предоставить заполненный бланк. Если у Вас не получается договориться с работодателем, то Вы можете обратиться в филиал Государственного архива в Вашем регионе с запросом о восстановлении данных, либо в Пенсионный Фонд Российской Федерации. И там, и там Ваше заявление обработают и выдадут документы, но при условии, что все сведения о рабочих местах Ваших у них имеются и сохранены в полном объеме. Если и там, и там отказывают по каким-то причинам, то Вы можете обратиться в суд, но он будет издавать обязывающий акт (чаще всего постановление или решение) в адрес Вашего настоящего работодателя. Государственный архив или Пенсионный Фонд в этом случае участвуют редко в таких мероприятиях.