Факсимиле вместо подписи. Использование в документах и юридическая сила

Многие организации стремятся упростить документооборот, заказывая факсимиле. Аналоговая подпись существенно облегчает процесс, но ее использование возможно только при условии соблюдений всех правил и требований действующего законодательства Российской Федерации.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Что такое факсимиле


Факсимильная подпись представляет собой клише-печать, которая точно воспроизводит собственноручную подпись человека. Она позволяет существенно сократить временные затраты на визирование документов от имени генерального директора, главбуха и прочих руководителей и при необходимости удостоверить документ без их участия.

Факсимиле может быть и цифровым. В этом случае подпись ответственного лица сканируется, а затем при необходимости вставляется в электронный документ в формате графического изображения.

Гражданское законодательство подтверждает, что факсимиле является полноправным аналогом собственноручной подписи, но при этом не раскрывает полностью смысл самого понятия. Отсутствие полноценной нормативно-правовой базы значительно осложняет процесс использования таких печатей.

Когда и при каких условиях можно законно использовать факсимиле, чтобы оно имело юридическую силу


Случаи, когда при оформлении сопроводительной документации можно полноценно использовать факсимиле, заменяя им «живую» подпись, немногочисленны и закреплены на законодательном уровне. Во всех прочих случаях стоит отказаться от использования аналоговой подписи в пользу собственноручной.

Законную юридическую силу будут иметь следующие виды документов, подписанных факсимильной подписью:

  1. Грамоты, сертификаты и почетные листы.
  2. Страховые и медицинские полисы.
  3. Все типы служебных и наградных удостоверений.
  4. Извещения, уведомления, благодарственные и поздравительные письма и др.
  5. Патенты, а также свидетельства, выданные Федеральной службой интеллектуальной собственности.
  6. Документы, подтверждающие итоги сдачи Единого государственного экзамена.
Вы используете факсимиле при оформлении документов?
Да, создание печати с факсимильной подписью позволило упростить документооборот в компании и ускорить егоНет. Четко прописанных условий использования факсимиле в законодательстве РФ нет, что повышает риски при сдаче документации в ФНСНет, наша компания перешла на электронный документооборотПосмотрю, что ответят другие

Для слабовидящих людей

Люди, обладающие слабым зрением, а также граждане, имеющие инвалидность, присвоенную в связи с болезнью глаз, имеют право использовать факсимильную подпись при совершении банковских операций с наличными деньгами, например, при открытии вклада или покупке валюты. При этом сотрудники банка, кроме паспорта клиента, должны будут попросить его предоставить справку, подтверждающую инвалидность и свидетельство, заверенное нотариусом, которое подтвердит факт тождественности собственноручной подписи инвалида и ее факсимильной копии.

В гражданско-правовых сделках


В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса РФ использование факсимиле допустимо только при заключении сделок и исключительно в тех случаях, когда это предусмотрено законом или дополнительным соглашением, подписанным сторонами. Соглашение оформляется в виде отдельного документа, где четко прописывается право на использование факсимиле, либо соответствующее условие включается в текст основного договора.

В тексте дополнительного соглашения или в пункте основного договора, посвященного использованию факсимиле, в обязательном порядке должны быть перечислены те документы, которые стороны вправе подписывать таким образом. Важным условием является и то, что текст допсоглашения должен быть заверен настоящими подписями сторон, участвующих в сделке.

Если перечисленные требования исполнены в полном объеме – факсимильное воспроизведение личной подписи гражданина будет иметь законную силу, а заверенные таким способом документы в случае судебного разбирательства могут быть приняты в качестве приложений к исковому заявлению.

Если дополнительное соглашение не было заключено либо при оформлении подписано факсимильной подписью, суд может вынести решение о несоблюдении требований к оформлению документов и не учесть документ в дальнейшем процессе.

10 шагов по самостоятельному закрытию ООО. Инструкция
Как предпринимателю закрыть ИП. Пошаговая инструкция
Кто может получить статус самозанятого в 2021 году

На первичных бухгалтерских документах

На законодательном уровне использование факсимиле для оформления бухгалтерской и налоговой документации не регламентировано, поэтому возможность использования этого способа подписания документов остается спорным вопросом.

В соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы применение факсимильной подписи для визирования первичных учетных документов является нежелательным.

Законодательство о бухгалтерском учете (пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) также говорит о том, что первичная документация может быть принята к учету лишь в том случае, если содержит все обязательные реквизиты. В том числе и личную подпись ответственного лица. Так как в нормативно-правовом акте идет речь именно о личной подписи руководителя, то можно сделать вывод о том, что при подписании этих документов использовать факсимильное воспроизведение подписи нельзя.

В Налоговом кодексе РФ так же не описаны варианты использования факсимиле, но при этом следует учитывать то, что все взаимоотношения сторон в ходе начисления и уплаты налогов и сборов основаны на строгом подчинении одной стороны другой, и нормы гражданского законодательства, в котором разрешено использование факсимильной подписи, к ним не применимы (в соответствии со статьей 2 Налогового кодекса РФ и статьей 2 Гражданского кодекса РФ).

Фиксированные взносы ИП в 2021 году за себя. Суммы платежей на пенсионное и медицинское страхование
Права работников по Трудовому кодексу. Разбираем ключевые моменты законодательства
Договор гражданско-правового характера. Понятие, особенности налогообложения, порядок заключения

Когда использование факсимиле запрещено

В соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации счет-фактура должен быть заверен исключительно собственноручной подписью ответственных лиц (пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ). Использование факсимильной подписи в данном случае строго запрещено. Документ, заверенный неправильно, не позволит компании предъявить по нему суммы налога на добавленную стоимость к вычету и не будет иметь юридической силы.

Строгий запрет на использование факсимиле в соответствии с действующим законодательством РФ также распространяется на следующие типы документов:

  1. Все виды доверенностей, в том числе и те, которые выдаются юридическими лицами.
  2. Документы, регулирующие трудовую деятельность граждан.
  3. Счета-фактуры и налоговая отчетность, о чем подробней подчеркивалось выше.
  4. Любые документы, которые имеют финансовые последствия, в том числе платежные поручения.
  5. Кассовые книги.
  6. Расходные ордера.

Итоги


Факсимильный метод создания подписи является аналогом подписи, выполненной самим гражданином. Однако подписывать таким способом можно далеко не все документы. В том случае, если с помощью факсимиле будет подписан документ, который не входит в перечень разрешенных, его применение в ходе судебного разбирательства может быть признано неправомерным, а сам документ – недействительным.

Рейтинг автора
358
Елена Мазлова
Автор статьи
Елена Мазлова
Юрист
Написано статей
321
Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Pravo.Team
Добавить комментарий

Call Now ButtonБесплатная консультация:
8 (800) 350-31-84