Для того чтобы минимизировать риски подделки документов, а также исключить неправомерное использование больничных листов, с 1 июля 2017 года на территории Российской Федерации стала реализовываться система электронных больничных листов. Как показала в настоящее время практика, они не только позволили сократить число подделок, но также и существенным образом ускорили процесс обмена документами и сведениями между работодателем и Фондом социального страхования. Что такое электронный листок нетрудоспособности и какие отличия у него есть по сравнению с бумажным документом?
Что такое электронный больничный лист и зачем он нужен
1 июля 2017 года было ознаменовано введением новой формы листков нетрудоспособности – электронной, которая является по своей сути полным аналогом бумажного больничного. Единственным отличием от бумажной формы является то, что все действия с ним (от оформления до закрытия) можно осуществить на официальном сайте Фонда социального страхования в специальном разделе, посвященном электронным листкам нетрудоспособности.
Проект использования электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) был создан для того, чтобы сократить время на оформление медицинской документации, а больше времени, которое врач использует для работы с пациентом, было отведено именно на необходимую консультацию. Кроме того, электронный больничный лист позволяет сократить количество ошибок в его содержании, а также минимизировать возможные ошибки в части толкования написанного из-за особенностей почерка того врача, которые оформлял бумажный документ.
Еще одной целью создания электронного больничного листа стала защита данного документа от подделок, так как для того, чтобы этот документ был полностью сформирован и подготовлен для использования, он подписывается с помощью квалифицированной усиленной электронной цифровой подписи, а передача сформированного листка нетрудоспособности в Фонд социального страхования происходит только по специальным выделенным каналам связи, которые подлежат обязательному шифрованию (с помощью использования различных программных криптографических комплексов).
Как пользоваться
Пользоваться электронным листком нетрудоспособности можно точно так же, как и обычным документом. Он открывается при визите к врачу либо (в свете последних событий марта 2020 года) при обращении на официальный сайт Фонда социального страхования, где подается заявка на выдачу.
В самом листке нетрудоспособности указывается целый ряд сведений:
- сведения о том человеке, на которого был оформлен такой листок нетрудоспособности;
- данные о том лечебном учреждении, где он был открыт;
- в закодированном виде информация о том, по какой причине открыт данный документ (например, 01 – собственное заболевание, 03 – пребывание на карантине по какой-либо болезни, 09 означает, что причиной выдачи листка нетрудоспособности является уход за членом семьи);
- данные о лечащем враче или о председателе медико-социальной экспертизы, если больничный был открыт или продлен на основании решения такой врачебной комиссии;
- сведения о соблюдении или нарушении режима (в случае пребывания в стационаре);
- данные о том, где именно происходило лечение и наблюдение человека – в стационаре или на дому.
То есть, как видно из сведений о содержании электронного больничного, он не отличается от бумажного, что позволяет его использовать так же, как и бумажный лист, в случае поддержки работодателем механизма приема таких электронных документов.
Как оплачивается
Электронный больничный – это полный аналог бумажного больничного листа, поэтому оплата будет производиться в том же виде, что и больничный лист обычного формата.
Если говорить конкретно, то первые семь дней оплатят в первый рабочий день, когда работодатель получил номер больничного и направил сведения в Фонд социального страхования, а вторую часть – когда работник закрыл больничный и предоставил соответствующую информацию своему руководству.
Как больному получить ЭЛН
Для того чтобы получить больничный лист в электронной форме, работник должен выполнить ряд простых действий:
- необходимо обратиться к своему работодателю (как правило, речь идет о финансовых подразделениях), где необходимо уточнить информацию о том, включен ли он в систему Фонда социального страхования по использованию электронных больничных листов;
- в том случае, если в такую систему работодатель включен, необходимо обратиться к лечащему врачу в той медицинской организации, где на данный момент обслуживается такой сотрудник, и уведомить о том, что ему необходим именно электронный листок нетрудоспособности;
- после того как врач или другой сотрудник данного медучреждения был уведомлен о необходимости оформления именно электронного листа нетрудоспособности, человек должен предоставить определенные документы для оформления такого вида документа.
Какие документы обязательны с ЭЛН, и как они выглядят
В каждом лечебном учреждении имеется свой список документов, которые необходимо подготовить для получения электронного больничного. Однако пакет основных документов, которые требует Фонд социального страхования, включает:
- документ, удостоверяющий личность человека (чаще всего это общегражданский паспорт, а если речь идет об иностранном гражданине, работающем на территории России, то тот документ, который удостоверяет личность такого иностранного гражданина);
- справка с места работы о специальном наименовании работодателя для указания в больничном листе;
- справка от врача с кодом заболевания и сроком действия первичного периода выданного больничного листа. Такая справка заверяется личной подписью врача, чтобы исключить подделку данного документа;
- в случае если больничный лист продлевается по решению медико-социальной экспертизы или по решению специальной врачебной комиссии, необходимо предоставить документ, который был оформлен по итогам заседания такой комиссии.
Почему ЭЛН доступен не всем гражданам
Электронный листок нетрудоспособности до настоящего времени доступен далеко не всем лицам, которые желают его оформить. Чаще всего это связано с тем, что сам работодатель, в штате которого числится человек, пожелавший оформить себе электронный больничный, не перешел на систему электронного документооборота с Фондом социального страхования, в результате чего он не может принять электронный больничный.
Еще одним вариантом, когда человек не может получить именно электронный документ о своей нетрудоспособности, является отсутствие в тот или иной момент времени у медицинского учреждения оформить именно электронную версию. Такая причина может быть связана с отсутствием технической возможности, например, если наблюдаются технические сложности в работе сервиса электронного документооборота.
Можно ли получить в частной клинике
Прежде чем ответить на этот вопрос, следует отметить, что в настоящее время есть два вида частных лечебных учреждений:
- первые получили специальную лицензию на выдачу больничных листов;
- вторые такой лицензией не обладают.
Как правило, если у частной клиники есть специальное соглашение с Фондом социального страхования о принятии выданных ими листков нетрудоспособности, то и электронный больничный можно будет оформить для предоставления своему работодателю.
Какие действия с ЭЛН можно произвести через сайты Госуслуг и Фонда социального страхования? Как работнику найти и проверить свой ЭЛН
Сайты Фонда социального страхования и «Госуслуги» работают в тесной взаимосвязи между собой, что позволяет осуществлять вход в личный кабинет на сайте ФСС через учетную запись на Госуслугах.
Каждому человеку доступна информация по его электронному больничному. Для этого он может зайти в свой личный кабинет на сайте Фонда социального страхования. Проверка информации будет осуществляться следующим образом:
- сначала надо зайти на сайт Фонда социального страхования, где необходимо осуществить вход в личный кабинет;
- из личного кабинета будет осуществлен переход на сайт Госуслуг, чтобы пройти там авторизацию. Для этого надо будет войти в личный кабинет на этом сайте, введя данные о своем номере телефона, СНИЛСе или электронной почте и имеющемся пароле, после чего будет выполнен вход в учетную запись. Если запись не была создана ранее, потребуется сначала зарегистрироваться на этом сайте;
- после того как на сайте Госуслуг авторизация будет пройдена, система автоматически перенаправит в личный кабинет, где будет доступна информация обо всех имеющихся больничных листах;
- для того чтобы найти свой электронный листок нетрудоспособности, необходимо ввести его номер (если он известен, например, потому, что человек недавно был у врача, или у него сохранились такие данные). Если номер неизвестен, то можно поискать по паспортным данным или по номеру СНИЛСа (так как они так же привязаны ко всем больничным листам), но в этом случае календарный период придется выбирать вручную на память, так как в случае такого подбора (например, если паспорт менялся по возрасту или смене фамилии) будут предоставлены сведения обо всех больничных;
- во вкладке, посвященной выбранному больничному листу, можно будет ознакомиться со всеми сведениями, которые по нему доступны в данный момент, в том числе и относительно проведённых расчетов по конкретному листку нетрудоспособности.
Через личный кабинет в Фонде социального страхования можно получить достаточно широкий спектр информации о том, когда был выдан больничный, в каком учреждении, сколько дней он длился, были ли какие-то нарушения режима, где именно проходил лечение человек, а также как он был обработан самим Фондом, в том числе в части начисления и проведения выплат.
Что делать, если ЭЛН не удалось получить
Если электронный листок нетрудоспособности получить не удалось, например, по причине технических неполадок, человеку может быть выписан его бумажный вариант.
Если человеку принципиально получение электронного документа, он, владея данными бумажного больничного, имеет право обратиться в то медицинское учреждение, где он получал бумажный документ, и попросить выдать ему электронную форму.
В этом случае все сведения, которые содержатся в бланке, будут внесены в электронный документ, а бумажный бланк подлежит уничтожению. Как только электронный документ будет сформирован, присвоенный ему номер сообщается заявителю, чтобы тот мог его предоставить своему работодателю.
Что делать в случае утери номера
Если по каким-то причинам был утерян номер электронного больничного, у человека есть три пути, которыми он может пойти:
- первый – наиболее простой путь – обратиться в то лечебное учреждение, где электронный документ был выдан. Сотрудник, который выписывал данный листок нетрудоспособности, на основании паспортных данных поможет восстановить утерянный номер;
- второй вариант, который можно использовать в случае наличия учетной записи на сайте «Госуслуги», связан с обращением в свой личный кабинет застрахованного лица. В этом случае на основании паспортных данных можно будет получить сведения обо всех больничных листах, которые были выданы человеку, а на основании данных о календарных сроках болезни можно будет найти точный номер больничного листа;
- третий вариант – составить запрос в специальной форме на официальном сайте Фонда социального страхования с указанием паспортных данных, СНИЛСа для того, чтобы сотрудники, которые работают по данному направлению, смогли найти указанную информацию. Однако, если есть возможность, лучше использовать первые два варианта, так как восстановление через запрос на сайт ФСС может занять достаточно длительное время.
Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя
Для того чтобы работодатель мог полностью работать с системой электронных листков нетрудоспособности, необходимо выполнить специальную процедуру. Если выполнить все те шаги, которые требует Фонд социального страхования от работодателей, признаваемых страхователями, то в будущем работа в системе электронного документооборота с ФСС будет экономить достаточно много времени при обмене данными, что позволит существенным образом упростить весь обмен данными.
Сам процесс работы выглядит следующим образом:
- на подготовительном этапе организации необходимо пройти процедуру регистрации в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах», а для этого – зарегистрировать организацию на Госуслугах, создав ей там учетную запись. Если такая запись была создана, вход в ЕИИС «Соцстрах» будет осуществляться в автоматическом режиме;
- также на подготовительном этапе происходит регистрация организации с заполнением всех необходимых сведений об организации в ЕИИС «Соцстрах». Если такое заполнение сведений не будет осуществлено, организация в лице своих уполномоченных сотрудников не сможет получить доступ к тем обязанностям, которые у нее должны быть для того, чтобы выполнять определенные роли при работе с электронными листками нетрудоспособности;
- на основном этапе происходит распределение вновь возникших обязанностей среди сотрудников работодателя таким образом, чтобы выделить специалиста, ответственного именно за оформление электронных больничных листков, так как данная работа будет требовать достаточно быстро и своевременно реагировать на все изменения, происходящие в системе;
- следующим шагом становится доведение до сотрудников тех изменений, которые произошли в системе оформления больничных листков и будут касаться именно их с указанием положительных сторон такого документа.
После того как все организационные вопросы были решены, необходимо осуществлять переход именно к использованию такого варианта больничных листов.
Правила и порядок оформления
После того как сотрудник уведомил своего работодателя о том, что у него появился электронный листок нетрудоспособности, наступает этап оформления его у работодателя с целью дальнейшего направления в Фонд социального страхования. Весь алгоритм выглядит следующим образом:
- сначала необходимо получить у работника сведения о том номере электронного больничного, который был присвоен этому документу в системе «Соцстрах». Как только больничный был сформирован, этот номер сразу появляется, и работник может его получить у врача или ответственного должностного лица;
- данный номер передается тому бухгалтеру организации, который отвечает именно за работу с электронными листками нетрудоспособности, чтобы последний смог найти данный документ в ЕИИС «Соцстрах»;
- когда больничный был найден, бухгалтер производит заполнение о наименовании организации, данные о среднем заработке сотрудника и его страховом стаже;
- завершает данный этап подпись документа квалифицированной усиленной подписью ответственного сотрудника (который заполнял данный документ) и направление в Фонд социального страхования для расчета выплат;
- на этапе подготовки к оплате больничный поступает в специализированную электронную систему Фонда социального страхования в соответствии с территориальным подчинением конкретной организации;
- больничный будет проверен, в том числе в части того, каким именно образом должны будут проведены выплаты, и передан на оплату;
- в зависимости от того, какой механизм выплат используется в конкретном регионе (прямых выплат или зачетной системы), сотруднику поступят средства либо от работодателя, либо от Фонда социального страхования.
Как проверить документ на подлинность
Обычно проверка электронных листков нетрудоспособности не требуется, так как данный документ оформляется сразу в полном взаимодействии с Фондом социального страхования, что исключает возможность подделки данного документа.
Так как электронный больничный лист подписывается квалифицированной усиленной электронной цифровой подписью врача или должностного лица, ответственного за оформление данного вида документов, то можно проследить, кто именно оформлял данный документ, и было ли обращение конкретного человека в лечебное учреждение для оформления данного документа.
Основные статусы
В ЕИИС «Соцстрах» у электронного больничного имеются определенные статусы, которые позволяют определить, на какой стадии лечения в конкретный момент времени находится пациент. Эти статусы обозначаются специальными кодами:
- 010 – больничный лист открыт. Этот статус возникает у электронного документа во время первичного визита в лечебное учреждение. При наличии такого статуса сотрудник поликлиники или больницы обязан указать в карточке документа наименование своего лечебного учреждения, дату открытия данного листка, информацию о том лице, которому открыт данный документ, указать, первичный ли это листок или нет, а также сформировать причину его открытия и указать на то, каким является на данный момент срок освобождения от выполнения трудовой функции;
- 020 – больничный продлен. Этот статус появляется у документа в том случае, если лечащим врачом принято решение о необходимости продолжения лечения именно с освобождением от работы;
- 030 – больничный закрыт. Этот статус присваивается документу в том случае, если врач принял решение о том, чтобы завершить лечение. Присвоение такого статуса происходит только после того, как врач указал дату, когда работник должен приступить к работе;
- 040 – больной направлен на МСЭ. Если врач принял решение о направлении человека на медико-социальную экспертизу, то необходимо указать данные сведения, в том числе дату направления документов на МСЭ;
- 050 – дополнение данными МСЭ. Данный статус присваивается больничному в том случае, если по результатам МСЭ возникли какие-то изменения в статусе самого больного (например, больничный был продлен, либо присвоена группа инвалидности);
- 060 – больничный заполнен. Этот статус появляется уже после того, как листок нетрудоспособности поступил к работодателю и был им обработан, и показывает, что электронный документ подготовлен для проведения расчетов;
- 070 – Больничный заполнен страхователем и включен в Реестр прямых выплат страхового обеспечения. Этот статус может быть присвоен электронному больничному только в том случае, если работодатель участвует в эксперименте по прямым выплатам и включен в специальный реестр. В этом случае необходимо дополнительно указать финансовые реквизиты застрахованного лица, чтобы средства поступили ему напрямую;
- 080 – Пособие по больничному листу выплачено. Этот статус будет присвоен тому больничному, по которому с работником произведен полный расчет;
- 090 – С больничным листом действия были прекращены полностью. Такой статус будет присвоен в том случае, когда ФСС возместил работодателю все средства в счет оплаты больничного или произвел выплаты сотруднику напрямую.
Основные ошибки и правила их устранения
К числу основных ошибок, с которыми могут столкнуться пользователи системы обмена электронными больничными, относятся:
- ORA-20015: не удалось определить состояние ЭЛН. Возникает при попытке загрузки в систему повторного экземпляра, который расценивается, как дублирующий. Необходимо проверить правильность оформления документа и заполнить те поля, которые еще не были сформированы;
- ORA-20013: не удалось обновить данные. Обновляемая запись потеряла актуальность. Также может возникать из-за некорректного оформления записи и возникновения дублирующей копии. Решается также заполнением пустых полей;
- ORA-20001: доступ к ЭЛН с №, СНИЛС, статусом – ограничен. Может появиться в тех случаях, когда получатель еще не имеет прав доступа к документу (например, больничный еще не закрыт в поликлинике, а работодатель уже пытается получить к нему доступ);
- ошибка вызова сервиса передачи / получения данных. Не удалось расшифровать сообщение. Может возникать в том случае, если используемая ЭЦП не может поддерживать процессы шифрования сообщений. Нужно заказать в ФСС специальный, шифрующий, вариант подписи;
- ошибка при установке АРМ ЛПУ: Unable to write inside TEMP environment variable path. Возникает тогда, когда имела место некорректная установка базы данных, например, при остутствии прав администратора. В этом случае потребуется выполнить установку, следуя имеющейся инструкции;
- ошибка при попытке загрузки данных из базы данных. Причиной является некорректная установка базы данных, которая может быть исправлена только переустановкой всей системы;
- ошибка вызова сервиса передачи / получения данных «Invalid element inru.ibs.fss.eln.ws.FileOperationsLn_wsdl.ROW – SERV1_DT1». Причиной возникновения становится исключение поля «SERV1_DT1» из строки соединения путем изменения последней. Если необходимо исправить данную ошибку для последующей работы, используется адрес, который вносится в адресную строку.
Таким образом, электронный больничный – это листок нетрудоспособности, являющийся аналогом бумажному документу, который существенным образом упрощает жизнь и работнику (не нужно думать о сохранности документа и можно проверить, все ли было выплачено из того, что причитается работнику), и работодателю (так как процесс проверки и обработки такого документа значительно проще в силу его большей защищенности). Но для того, чтобы данный документ использовался, работодатель должен быть включен в систему электронного документооборота с Фондом социального страхования.
Бесплатная консультация:
уЖ БОЛЬНО ЛЕГКО
ОЧЕНЬ ЛЕГКО
ЭТО ШУТКА