Сдача различных видов бухгалтерских отчетов, в том числе направляемых в Фонд социального страхования относительно предоставленных больничных листов, в настоящее время осуществляется в двух вариантах – бумажном и электронном.
Осуществление последнего варианта является обязательным для всех организаций, чей штат превышает пятьдесят человек. Для этого используется система СБИС. Что это за система и как ею воспользоваться для отправки листка нетрудоспособности сотрудника?
Понятие и основные преимущества СБИС при работе с больничными
СБИС – это система электронного документооборота, которая предоставляет возможность бухгалтеру осуществлять формирование различного вида отчетов и направлять их в организации, с которыми осуществляется обязательное взаимодействие.
При отправке листков нетрудоспособности в ФСС для осуществления оплаты по ним также используется система СБИС, так как она имеет ряд своих преимуществ:
- надежность направляемых сведений, что обусловлено тем, что такой больничный лист (подаваемый в электронном виде) сложнее подделать по причине выгрузки в него данных о пациенте из различных реестров;
- простота в использовании, так как в случае, если в организации используется какая-либо система электронного документооборота, функционал СБИС в него достаточно легко встроить, что позволит и включать в формируемые отчеты данные из существующих в организации реестров, и выгружать данные из самой СБИС в такие реестры;
- легкость в формировании электронного больничного, что подразумевает возможность для врача, зная дату выхода на работу сотрудника, закрыть больничный в электронном виде и сразу его отправить на проверку в ФСС и к работодателю, что существенно сокращает и время обработки имеющихся данных;
- так как формируемый электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) заполняется на основании данных, которые содержатся в реестрах работодателя, Фонда социального страхования и различных медицинских учреждений, то основные данные о пациенте (он же работник) достаточно заполнить один раз, а в дальнейшем только осуществлять корректировку тех сведений, которые могут изменяться;
- возможность контролировать соблюдение сроков принятия, проверки и последующей оплаты предоставленного больничного листа в силу особенностей функционала СБИС (каждый статус принятого ЭЛН отображается в виде изменяющихся реестровых записей).
Правила загрузки данных в СБИС
Для того чтобы направляемый больничный лист был правильно и быстро обработан, необходимо соблюдать определенные правила осуществления загрузки сведений в систему СБИС. Порядок действий в этом случае будет выглядеть следующим образом:
- в разделе, посвященном формированию различных видов отчетов, создается новый документ под названием «Электронный листок нетрудоспособности»;
- в него вносятся данные о сотруднике (сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, номер его СНИЛС, а также уникальный код, который был присвоен выданному листку нетрудоспособности и позволяет его идентифицировать);
- сформированный документ направляется в виде запроса в Фонд социального страхования на проверку и обработку данных.
Когда сформированный отчет будет получен сотрудниками ФСС, в реестре, который отображается у отправителя, будет стоять соответствующий статус.
Правила заполнения сведений
В настоящее время при работе со СБИС при отправке электронных больничных существует два варианта заполнения данных:
- в автоматическом режиме, когда заполнение всех данных о сотруднике происходит на основании данных, имеющихся во внутренних и внешних доступных реестрах данных организации;
- в ручном режиме, когда все данные на сотрудника в ЭЛН бухгалтер должен ввести самостоятельно на основании имеющихся у него сведений.
Порядок отправления ЭЛН
Отправка электронного листка нетрудоспособности через СБИС происходит следующим образом:
- после заполнения всех сведений о сотруднике необходимо сформировать отчет и направить его в следующий раздел, где произойдет его подписание;
- подписать файл отчета с помощью используемой электронной цифровой подписи;
- нажать предложенную кнопку об отправке («Отправить» либо «Подписать и отправить» в зависимости от используемой версии программного обеспечения);
- проконтролировать результат автоматического направления сформированного файла в ФСС.
В том случае, если после отправки файла больничного будет выявлена какая-либо ошибка, в направленные данные можно внести корректировку. Для этого следует:
- на вкладке «Расчет» следует ввести новую сумму, которая подлежит выплате;
- в графе «Причины корректировки» указать код допущенной ранее ошибки и расшифровать саму причину корректировки;
- сформировать новый отчет, который будет подписан с помощью электронной цифровой подписи уполномоченного сотрудника и направлен в Фонд социального страхования.
СБИС – система бухгалтерской и складской отчетности, которая используется для того, чтобы сократить время получения сформированных отчетов их адресатами. Одним из направлений является взаимодействие с Фондом социального страхования, куда посредством функционала СБИС направляются электронные листки нетрудоспособности для последующей проверки и оплаты причитающегося по нему пособия из расчета страхового стажа.
Бесплатная консультация: