Журнал учета листов нетрудоспособности

Отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни должно быть подтверждено предоставлением им листка нетрудоспособности из медицинского учреждения. В противном случае оплата не будет произведена. Как известно, в большинстве случаев работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни выплачиваются из Фонда социального страхования.


Но даже в таком случае для грамотного ведения учета социальных выплат многие работодатели заводят журнал регистрации больничных листов, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей по вопросу оплаты больничных выплат, отчетах перед Фондом социального страхования и других спорных моментах.

Необходимость ведения журнала

Ведение книги регистрации листов нетрудоспособности не является обязательным условием и не закреплено в законодательстве Российской Федерации. Однако её создание носит рекомендательный характер, согласно пункту 10 «Путеводителя по кадровым вопросам».

Рекомендация по ведению книги регистрации больничных бюллетеней обусловлена:

  1. Возможностью сверки данных учета рабочего времени при подписании соответствующего табеля.
  2. Возможностью подсчета дней для увеличения отпуска в случае совпадения больничных дней с отпускными.
  3. Отслеживание предоставления работниками бюллетеней нетрудоспособности в установленные законом сроки (в течение 6 месяцев со дня восстановления полной трудоспособности).
  4. Возможностью предоставления отчётности по больничным бюллетеням перед фондом социального страхования в случае проверки.
  5. Отслеживание совокупного количества оплачиваемых больничных дней каждого работника для подсчета лимита, установленного законом.
  6. Разрешение спорных моментов в случае утери бюллетеня нетрудоспособности.

Заполнение журнала: особенности и форма

Каждый работодатель вправе вести журнал учета по своему усмотрению. Однако существует стандартная разработанная форма, которая используется большинством организаций.

Основными моментами, которые должны быть указаны на титульном листе документа, являются:

  1. Указание полного наименования и реквизитов организации, которая принимает бюллетени нетрудоспособности.
  2. Указание названия документа «Журнал (или книга) учета (или регистрации) больничных листов». Обозначение документа носит добровольный характер и может быть выбрано также на усмотрение работодателя.
  3. Период действия документа – указывается дата открытия и дата закрытия журнала регистрации.
  4. Срок хранения документа на предприятии.
  5. Указание данных лица, ответственного за ведение книги учета, и его подпись.

Во внутренней таблице документа нужно создать следующие столбцы:

  1. Номер бюллетеня нетрудоспособности.
  2. Данные работника, предоставившего больничный лист (фамилия и инициалы, должность).
  3. Причина ухода на больничный.
  4. Дата предоставления бюллетеня нетрудоспособности.
  5. Период действия листа нетрудоспособности.
  6. Наименование медицинской организации, выписавшей бюллетень.
  7. Общее количество дней отсутствия работника.
  8. Подпись лица, принявшего бюллетень, и работника, предоставившего его.
Графы таблицы устанавливаются по усмотрению должностного лица и могут либо дополняться, либо уменьшаться. Образец книги регистрации больничных листов можно посмотреть здесь.

Также существуют некоторые правила составления и оформления журнала учета, несоблюдение которых влечет за собой потерю юридической силы документа:

  • составление книги ведется как в электронном, так и в печатном виде. При этом если заполнение ведется в печатном виде, то все записи должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой черного цвета;
  • все страницы журнала должны иметь нумерацию, а сам документ в обязательном порядке должен быть прошит; также на последней странице должны проставляться дата закрытия, инициалы и подпись ответственного лица, а также количество прошитых и пронумерованных страниц. Также при желании руководителя указанные данные могут быть скреплены печатью организации;
  • запрещено использование корректирующих средств; в случае допущения ошибки в документе он либо полностью переделывается, либо ошибка зачеркивается, пишется надпись «Исправлено» и закрепляется подписью ответственного лица;
  • все вносимые данные должны быть правдивы и точны на момент внесения их в книгу учета.

Лицо, ответственное за ведение документа

Лицо, отвечающее за ведение журнала, выбирается непосредственно руководителем предприятия.

Но так как больничные листы передаются работником в отдел кадров, то, соответственно, именно работники этого подразделения занимаются ведением и заполнением книги регистрации листов нетрудоспособности.

Если на предприятии отсутствует отдел кадров, то работники, как правило, отдают больничные бюллетени в бухгалтерию. В таком случае ответственность за ведение книги учета ложится на бухгалтера предприятия.

В любом случае независимо от того, кто занимается ведением и заполнением журнала, на его титульном листе должны быть прописаны данные (фамилия и инициалы), занимаемая должность и подпись ответственного лица.

Период и место хранения журнала

Период хранения журнала регистрации больничных определяется приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (ред. от 16.02.2016). В этом документе сказано, что, как и больничные листы, журналы учета бюллетеней нетрудоспособности хранятся на предприятии в течение пяти лет.

Однако если обратиться к Налоговому кодексу (первая часть) РФ ФЗ №146 от 31.07.1998 (ред. от 03.08.18) ст. 23, то, согласно подпункту 6 пункта 3.3, хранение документов, касающихся уплаты страховых взносов, должно осуществляться на протяжении шести лет.

Хранение книги регистрации бюллетеней нетрудоспособности осуществляется на предприятии в течение 6 лет. Что касается места хранения, то, согласно Положению Минфина СССР №105, журнал должен храниться в специальном помещении или закрытом шкафу под ответственность установленного лица.

После истечения установленного срока документ передается в архив предприятия.

Возможные санкции за отсутствие журнала регистрации

Так как ведение книги учета больничных листов носит рекомендательный характер и не закреплено в законодательстве РФ, а решение по открытию такого документа принимается непосредственно руководителем организации по его усмотрению, то, соответственно, никакой ответственности перед законом за отсутствие этого документа на предприятии не предусмотрено.

Если журнал регистрации был создан на предприятии, и было установлено ответственное за него лицо, то руководство должно выпустить приказ о назначении конкретного человека, который будет отвечать за правильное ведение и заполнение данного документа.

Соответственно, санкции за незаполнение или неправильное ведение книги будут применяться к этому должностному лицу в рамках внутреннего устава организации.

Рейтинг автора
101
Автор статьи
Михаил Тареев
Юрист. Гражданское право
Написано статей
151

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...



Добавить комментарий