Бесплатная консультация:
Федеральный номер
Бесплатная консультация:
8 (800) 350-31-84
Бесплатная консультация
Федеральный номер
8 (800) 350-31-84

Журнал учета трудовых договоров

Ведение книги регистрации трудовых договоров, согласно пункту 7 «Путеводителя по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы», является необязательным условием для осуществления деятельности.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Книга учета трудовых договоров – это тетрадь, которая содержит в себе всю необходимую информацию о договорах, заключенных с сотрудниками предприятия. Вести документ можно как в бумажной, так и электронной форме.

Несмотря на то что журнал учета является необязательным документом, его создание может быть целесообразным на крупном предприятии, насчитывающем несколько десятков работников. Основными преимуществами создания книги регистрации являются:

  1. Возможность отслеживания движения штата.
  2. Составление статистических отчетов, так как книга учета содержит все основные данные заключенных трудовых договоров.
  3. Отслеживание сроков действия трудовых отношений, например, срока срочного соглашения для недопущения трансформации в бессрочный.
  4. Выдача справок о трудовой деятельности сотрудника для последующего трудоустройства.
  5. Решение досудебных спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

Таким образом, книга регистрации трудовых договоров является полезным дополнением на предприятии.

Журнал учета трудовых договоров

На законодательном уровне не установлена единая форма создания и написания журнала регистрации. Однако есть определенные стандартные правила для составления и ведения деловых бумаг.

Образец книги учета трудовых договоров можно посмотреть здесь.

Так, для создания книги учета может быть использована обычная тетрадь, при этом её обложка и бумага должны быть плотными, а листы разлинованы. Также можно приобрести готовую книгу с уже внесенными графами в канцелярском магазине.

Не запрещается вести и электронный журнал. Записи журнала как в бумажном, так и в электронном видах ведутся в форме таблицы для удобства использования и упорядочивания вносимой информации.

Требования к заполнению


Книга регистрации трудовых договоров, как и любая деловая бумага, должна начинаться с титульного листа. На нем должны быть отражены следующие основные сведения: наименование организации, название документа «Журнал (книга) учета (регистрации)» и дата открытия документа.

На обратной стороне титульного листа либо на следующей странице указываются данные ответственного за ведение документа сотрудника: фамилия и инициалы, занимаемая должность, а также основание для реализации полномочий, например, номер приказа.

Со следующей страницы начинается заполнение основной таблицы журнала. В ней может быть различное количество столбцов на усмотрение ответственного лица. Основными из них являются:

  1. Номер регистрации договора.
  2. Дата регистрации договора трудовых отношений.
  3. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник предприятия.
  4. Занимаемая работником должность.
  5. Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество. Не запрещается указывать фамилию и инициалы.
  6. Информация о внесении корректировок в договор трудовых отношений.
  7. Дополнительные примечания.

Также таблицу журнала можно дополнить следующими столбцами:

  1. Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
  2. Характер рабочих отношений – основное место работы или совместительство.
  3. Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.

Все записи в журнале регистрации должны быть достоверными, а в случае допущения ошибки исправлены и закреплены подписью ответственного лица.

Запрещается использовать корректирующие средства для внесения исправлений, так как такое действие при решении спорных ситуаций может рассматриваться как подделка документа.

Помимо правил составления, ответственным лицом должны быть соблюдены основные условия ведения книги учета.

Так, все страницы документа в обязательном порядке должны иметь нумерацию и прошивку, а также быть опломбированными. На последней странице журнала регистрации должен быть приклеен лист бумаги, на котором прописывается количество прошитых листов, дата закрытия документа и подпись уполномоченного лица. Все это заверяется и скрепляется печатью предприятия.

Лицо, ответственное за ведение журнала

Ответственным лицом для ведения книги регистрации договоров, как правило, выбирается сотрудник кадрового отдела или менеджер по работе с персоналом.

Для закрепления трудовой обязанности за выбранным сотрудником работодателю целесообразно внести дополнения в должностную инструкцию или трудовой договор работника.

Также данные ответственного за ведение журнала лица в обязательном порядке должны указываться непосредственно в самом документе регистрации.

Хранение журнала учета трудовых договоров

Как было сказано выше, ведение книги регистрации является добровольным решением руководителя. Однако если данный документ был создан и введен на предприятии, то должны соблюдаться сроки его хранения, согласно законодательству РФ.

Согласно пункту 8.1. «Прием, перемещение, увольнение работников» подпункту 695б Приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 (в редакции от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…», срок хранения книги учёта трудовых договоров на предприятии составляет 75 лет.

Что касается места хранения документа, то, согласно «Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете» №105 от 29.07.1983 пункту 6.2, он должен храниться в специально отведенном для хранения деловых бумаг помещении или закрывающемся шкафу под ответственностью установленного лица.

Также в Положении №105 пункте 6.1. сказано, что по прошествии периода хранения документа, он подлежит обязательной передаче в архив предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Рейтинг автора
151
Автор статьи
Павел Мясников
Юрист
Написано статей
273

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...



Комментарии
  1. Елена

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста. До меня вели журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде. Недавно была проверка, сказали завести бумажный вариант. Так вот, есть вопросы: 1. Насколько правомерно требование ведения книги учета на бумажном носителе? 2. Нужно покупать готовый журнал или самой заводить тетрадку и расчерчивать ее? 3. Какие графы обязательно должны быть в журнале? Заранее спасибо!

    • Mark M.

      Здравствуйте, Елена! Для начала важно понимать, что в принципе ведение данного документа не является обязательным условием. 1. Соответственно, требование ведения книги в бумажном виде является не правомерным с учетом того, что у вас имеется электронный вариант документа. 2. Покупать журнал или делать самой – это ваш выбор, никто Вас не ограничивает в данном вопросе. 3. Если будете покупать готовую книгу, то там уже все вписано, только нужно заполнять в соответствии с имеющимися графами. Если будете делать сами, то можете на свое усмотрение сделать графы, какие считаете нужными; Вас также никто не ограничивает в этом. Надеюсь, что помог Вам!

  2. Светлана

    Всем привет! Подскажите, как правильно вести нумерацию порядковых номеров в журнале регистрации? По порядку до закрытия документа? Или каждый календарный год начинать новый отсчет?

    • Наталья Петричева

      Светлана! Насколько мне известно, то вести нумерацию можно на свое усмотрение. Можно каждый год начинать с №1, но при этом указывать год для упорядочивания документа, а можно вести по порядку до закрытия журнала. Удачи!

Добавить комментарий

Call Now ButtonБесплатная консультация:
8 (800) 350-31-84