Ведение книги регистрации трудовых договоров, согласно пункту 7 «Путеводителя по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы», является необязательным условием для осуществления деятельности.
Книга учета трудовых договоров – это тетрадь, которая содержит в себе всю необходимую информацию о договорах, заключенных с сотрудниками предприятия. Вести документ можно как в бумажной, так и электронной форме.
Несмотря на то что журнал учета является необязательным документом, его создание может быть целесообразным на крупном предприятии, насчитывающем несколько десятков работников. Основными преимуществами создания книги регистрации являются:
- Возможность отслеживания движения штата.
- Составление статистических отчетов, так как книга учета содержит все основные данные заключенных трудовых договоров.
- Отслеживание сроков действия трудовых отношений, например, срока срочного соглашения для недопущения трансформации в бессрочный.
- Выдача справок о трудовой деятельности сотрудника для последующего трудоустройства.
- Решение досудебных спорных вопросов между сотрудником и работодателем.
Таким образом, книга регистрации трудовых договоров является полезным дополнением на предприятии.
Журнал учета трудовых договоров
На законодательном уровне не установлена единая форма создания и написания журнала регистрации. Однако есть определенные стандартные правила для составления и ведения деловых бумаг.
Так, для создания книги учета может быть использована обычная тетрадь, при этом её обложка и бумага должны быть плотными, а листы разлинованы. Также можно приобрести готовую книгу с уже внесенными графами в канцелярском магазине.
Не запрещается вести и электронный журнал. Записи журнала как в бумажном, так и в электронном видах ведутся в форме таблицы для удобства использования и упорядочивания вносимой информации.
Требования к заполнению
Книга регистрации трудовых договоров, как и любая деловая бумага, должна начинаться с титульного листа. На нем должны быть отражены следующие основные сведения: наименование организации, название документа «Журнал (книга) учета (регистрации)» и дата открытия документа.
Со следующей страницы начинается заполнение основной таблицы журнала. В ней может быть различное количество столбцов на усмотрение ответственного лица. Основными из них являются:
- Номер регистрации договора.
- Дата регистрации договора трудовых отношений.
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник предприятия.
- Занимаемая работником должность.
- Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество. Не запрещается указывать фамилию и инициалы.
- Информация о внесении корректировок в договор трудовых отношений.
- Дополнительные примечания.
Также таблицу журнала можно дополнить следующими столбцами:
- Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
- Характер рабочих отношений – основное место работы или совместительство.
- Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.
Все записи в журнале регистрации должны быть достоверными, а в случае допущения ошибки исправлены и закреплены подписью ответственного лица.
Помимо правил составления, ответственным лицом должны быть соблюдены основные условия ведения книги учета.
Так, все страницы документа в обязательном порядке должны иметь нумерацию и прошивку, а также быть опломбированными. На последней странице журнала регистрации должен быть приклеен лист бумаги, на котором прописывается количество прошитых листов, дата закрытия документа и подпись уполномоченного лица. Все это заверяется и скрепляется печатью предприятия.
Лицо, ответственное за ведение журнала
Ответственным лицом для ведения книги регистрации договоров, как правило, выбирается сотрудник кадрового отдела или менеджер по работе с персоналом.
Для закрепления трудовой обязанности за выбранным сотрудником работодателю целесообразно внести дополнения в должностную инструкцию или трудовой договор работника.
Также данные ответственного за ведение журнала лица в обязательном порядке должны указываться непосредственно в самом документе регистрации.
Хранение журнала учета трудовых договоров
Как было сказано выше, ведение книги регистрации является добровольным решением руководителя. Однако если данный документ был создан и введен на предприятии, то должны соблюдаться сроки его хранения, согласно законодательству РФ.
Что касается места хранения документа, то, согласно «Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете» №105 от 29.07.1983 пункту 6.2, он должен храниться в специально отведенном для хранения деловых бумаг помещении или закрывающемся шкафу под ответственностью установленного лица.
Также в Положении №105 пункте 6.1. сказано, что по прошествии периода хранения документа, он подлежит обязательной передаче в архив предприятия.
Бесплатная консультация:
Добрый день! Подскажите, пожалуйста. До меня вели журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде. Недавно была проверка, сказали завести бумажный вариант. Так вот, есть вопросы: 1. Насколько правомерно требование ведения книги учета на бумажном носителе? 2. Нужно покупать готовый журнал или самой заводить тетрадку и расчерчивать ее? 3. Какие графы обязательно должны быть в журнале? Заранее спасибо!
Здравствуйте, Елена! Для начала важно понимать, что в принципе ведение данного документа не является обязательным условием. 1. Соответственно, требование ведения книги в бумажном виде является не правомерным с учетом того, что у вас имеется электронный вариант документа. 2. Покупать журнал или делать самой – это ваш выбор, никто Вас не ограничивает в данном вопросе. 3. Если будете покупать готовую книгу, то там уже все вписано, только нужно заполнять в соответствии с имеющимися графами. Если будете делать сами, то можете на свое усмотрение сделать графы, какие считаете нужными; Вас также никто не ограничивает в этом. Надеюсь, что помог Вам!
Всем привет! Подскажите, как правильно вести нумерацию порядковых номеров в журнале регистрации? По порядку до закрытия документа? Или каждый календарный год начинать новый отсчет?
Светлана! Насколько мне известно, то вести нумерацию можно на свое усмотрение. Можно каждый год начинать с №1, но при этом указывать год для упорядочивания документа, а можно вести по порядку до закрытия журнала. Удачи!