Заработная плата должна выплачиваться работнику строго в сроки, установленные правилами внутреннего распорядка, трудовым или коллективным договором. Это требование прописано в ст. 136 Трудового кодекса и должно неукоснительно соблюдаться работодателем. Но если в назначенный день сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте и не смог получить положенные ему денежные средства, то образуется депонированная зарплата.
Что такое депонирование заработной платы
Сотрудники могут получать зарплату одним из следующих способов:
- Наличными из кассы организации.
- В безналичной форме на банковский счет.
Депонированная зарплата возникает только в том случае, если работник получает заработную плату в наличной форме. Ведь для того, чтобы перечислить ее на карту сотрудника не требуется его личного присутствия на рабочем месте. Тогда как если работник в день получения зарплаты отсутствовал и не поручил ее получение иным лицам, то зарплата останется невыплаченной. В данном случае она подлежит депонированию.
При этом причины неполучения зарплаты в положенные сроки могут быть самыми разнообразными: болезнь работника, его отпуск, нахождение в длительной командировке.
В чем смысл депонирования
После того как истекло 5 дней с даты выдачи зарплаты, не полученные работниками средства в обязательном порядке подлежат депонированию (передаче на хранение до обращения за ними).
Работодатель обязан выплачивать зарплату в строго установленные сроки. В случае просрочки независимо от ее причин и наличия вины работодателю грозит материальная и административная ответственность за несвоевременную выплату зарплаты. Если в ходе поверки будет выявлена невыплаченная зарплата, а в платежной ведомости не будет отметки «Депонировано», то руководитель вынужден будет заплатить штраф и компенсацию за просрочку в выплате.
Чтобы избежать ответственности за невыплату зарплаты в установленные сроки, работодатель должен депонировать зарплату. Тем самым он снимает с себя вину за несвоевременную выплату.
Депонировать невыплаченную зарплату нужно и по причине того, что эти деньги уже не принадлежат предприятию и их нельзя потратить, а также по причине необходимости следования Указаниям Банка России от 2014 года №3210-У (в частности, пункту 6.5).
Где должна храниться невыплаченная зарплата: в банке или на предприятии?
При превышении лимита кассы сумму невыплаченной зарплаты нужно будет сдать в банк, согласно п. 2 Указания Банка РФ от 2014 года №3210-У. Но если кассовый лимит не превышен, то депонированная зарплата может храниться в наличной форме в кассе организации.
Правила о необходимости депонирования неполученной в установленные сроки зарплаты распространяются и на представителей малого бизнеса, а также на индивидуальных предпринимателей. Но по правилам, которые прописаны в Указаниях Банка РФ от 2014 года №3210-У0, они вправе не соблюдать кассовые лимиты. Таким образом, они могут не сдавать депонированную зарплату в банк и хранить ее в кассе до выплаты работнику.
Документальное оформление
Порядок депонирования денежных средств отличается от простого хранения наличных. Согласно Указаниям Банка России от 2014 года №3210-У, данная процедура состоит из таких этапов:
- Бухгалтер делает отметку «Депонировано» в платежной ведомости.
- Кассир определяет сумму выплаченной и отложенной зарплаты. Ее он указывает в итоговой строке ведомости.
- Затем он сверяет суммы выданной и депонированной зарплаты и сверяет ее с указанной в ведомости.
- Подписанная ведомость передается руководителю.
Сумму депонированной зарплаты также следует отобразить в специальном реестре депонентов, который составляется в свободной форме. Он содержит указание на сотрудника и размер задолженности по зарплате перед ним.
Сроки
Зарплата депонируется вплоть до того, как она будет востребована сотрудником, который не смог получить ее своевременно. Максимальный срок депонирования составляет 3 года (хотя официально срок хранения депонентов нигде не прописан).
Когда истекли положенные для хранения три года, депонированная зарплата поступает в прочие доходы: Дебет 76.04, Кредит 91.01. Списанные депоненты входят в состав налогооблагаемой базы для определения налога на прибыль.
Для того чтобы списать задолженность по зарплате, работодателю следует составить Акт инвентаризации и бухгалтерскую справку. В последней прописывается причина образования задолженности и указывается на истечение срока исковой данности.
Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты
На суммы депонированной зарплаты в бухгалтерском учете нужно сделать такие записи: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Депонированная зарплата должна быть включена в состав расходов для определения налога на прибыль в месяце ее начисления, когда фирма применяет метод начисления либо в момент ее выплаты работнику при кассовом методе.
НДФЛ перечисляется с депонированной зарплаты в день ее планируемого получения, то есть до того, как она будет выплачена.
Выплата ранее депонированной заработной платы
Трудовое законодательство не предусматривает особого порядка обращения за депонированной зарплатой. Сотрудник может обратиться в кассу организации в устной или письменной форме.
В первом случае об этом необходимо сообщить бухгалтеру, который должен учесть запрашиваемую сумму зарплаты при подаче заявок на выдачу наличных в кассу организации.
Таким образом, практически в каждой организации возникают случаи, когда работники не могут своевременно получить положенную им заработную плату. В такой ситуации их зарплату депонируют на предприятии вплоть до обращения за денежными средствами. Необходимость депонирования возникает исключительно при выплате зарплаты в наличной форме: при безналичном расчете данная процедура лишена смысла. Работник вправе получить задепонированную зарплату в течение 3 лет после ее начисления. Это обусловлено сроками исковой давности, которые прописаны в ст. 196 Гражданского кодекса.
Бесплатная консультация: