Сведения о размере оплаты труда являются одними из базовых в трудовых отношениях между работником и работодателем. Поэтому при необходимости произвести перерасчет заработка сотрудника работодатель должен оформить эту процедуру должным образом. В частности, издать официальный приказ о перерасчете заработной платы.
Когда нужно сделать перерасчет заработной платы
Для того чтобы перерассчитать заработную плату, работодателю нужны веские основания. В качестве таких могут выступать:
- Необходимость произвести удержания из заработной платы по ст. 137 Трудового кодекса при наличии задолженности перед предприятием (например, возникшей переплате).
- Проведение индексации доходов в организации.
- Недоплаченный ранее заработок из-за счетной ошибки бухгалтерии (речь идет об арифметических, а не технических ошибках).
- Повышение зарплаты сотруднику по договоренности сторон.
- По основаниям, приведенным в соответствующем федеральном законе.
- Проведение организационных или технологических мероприятий в компании по ст. 74 Трудового кодекса.
Перерасчет заработной платы в большую сторону обычно производится в случае индексации в компании и приобретения работником определенного стажа или статуса, когда во внутренних нормативно-правовых актах предусмотрена за это стимулирующая надбавка.
Например, такие условия действуют для госслужащих. Согласно п. 5 ст. 50 закона «О государственной…» от 2004 года 79-ФЗ, за стаж 5 лет надбавка составляет 10%, 5-10 лет – 15% и т. д.
На практике может возникнуть ситуация, что работник уже отработал положенный ему для надбавки срок, а в бухгалтерии данный факт не учли и продолжили начислять ему зарплату в меньшем размере, чем ему полагалось. В этом случае основанием для пересчета заработка станет поступившее заявление от работника, чьи права были нарушены.
Порядок проведения индексации работодатель должен зафиксировать в локальном акте, который содержит указание на размер повышения и периодичность. В качестве оснований для индексации доходов могут выступать изменения ключевых показателей: прожиточного минимума, инфляции, индекса потребительских цен и пр.
Пересчет зарплаты из-за индексации может потребоваться, если работодателем просрочена плановая индексация. Он должен будет доначислить зарплату за прошлые месяцы, а также выплатить компенсацию за просрочку, согласно ст. 236 Трудового кодекса.
Стоит отметить, что если сотруднику выплатили отпускные, а затем его досрочно отозвали из отпуска, то вернуть их в принудительном порядке не получится. В Трудовом кодексе не прописана обязанность работника вернуть отпускные.
Период для перерасчета
Пересчет суммы заработка осуществляется за тот период, когда зарплата начислялась некорректно. Сразу после обнаружения ошибки работодатель должен вернуть недоплату сотруднику, если такая имелась.
В некоторых случаях может возникнуть необходимость пересчета заработка за предыдущий год. Это также допустимо, но связано с дополнительными сложностями. В указанной ситуации необходимо будет внести соответствующие корректировки в налоговую отчетную документацию, если она была сдана.
Если бухгалтер допустил счетную ошибку и начислил зарплату в большем размере, то результатом может стать недоимка по налогу на прибыль, так как налогооблагаемая база была несправедливо уменьшена. На основании пересчета по положениям ст. 54, 81 Налогового кодекса у бухгалтера возникает необходимость сдать уточненную декларацию. При пересчете по другим основаниям она отсутствует.
При ее увеличении – НДФЛ удерживается и перечисляется в бюджет при выплатах пересчета.
Порядок перерасчета зарплаты
Инициатива в проведении перерасчета заработной платы может исходить как от работодателя, так и от сотрудника. Если работник обнаружил недоплату по заработной плате, то он может обратиться с официальным письменным заявлением на имя руководителя. Оно составляется в свободной форме, но должно содержать ряд обязательных реквизитов.
В заявлении необходимо прописать следующие сведения:
- Наименование компании-работодателя.
- ФИО руководителя, на имя которого подается заявление.
- Просьба перерассчитать заработок.
- Период, за который нужно произвести перерасчет.
- Основание для перерасчета.
- Дата и подпись.
Данное заявление должно быть рассмотрено работодателем в разумные сроки. На его основании работодатель может передать сотруднику официальный отказ либо издать приказ о перерасчете заработной платы.
Последовательность возврата излишне уплаченных средств работнику (их удержание) приведена в разъясняющем письме Роструда от 2007 года №3044-6-0. На основании положений указанного документа:
- Работодатель сначала должен получить от своего сотрудника официальное согласие на возврат (если тот не обязан возвращать ему деньги по п. 3 ст. 1109 ГК).
- Подготовить приказ об удержании из заработной платы излишне уплаченной суммы.
В случае когда по результатам пересчета нужно произвести не удержание из заработка, а доплату, то никаких дополнительных разрешений на это получать не требуется. Достаточно подготовить приказ и произвести доначисления.
В случае если по вине работника не были выполнены нормы труда или возник простой, то для уменьшения заработка нужно получить одобрение комиссии по трудовым спорам, которая бы подтвердила наличие вины работника.
При проведении в компании организационных мероприятий сотрудников следует заблаговременно оповестить о них и направить им письменное уведомление о предстоящих событиях.
Как составить приказ
Унифицированная форма приказа о перерасчете заработной платы не разработана. Но стандартно данный документ должен содержать такие сведения, как:
- Наименование компании-работодателя.
- Дата и номер подготовки приказа.
- Основание для издания приказа.
- Описательная часть с указанием причины издания приказа.
- Указание на лицо, которое будет ответственным за перерасчет (обычно это бухгалтер).
- ФИО руководителя и его подпись с расшифровкой.
Также в приказе следует отвести отдельное поле для того, чтобы сотрудник мог расписаться в подтверждение своего знакомства с приказом.
Таким образом, необходимость составить приказ о пересчете заработной платы может возникнуть как из-за перечисления сотруднику излишних средств, так и недоплаты. В нем прописываются сведения об основаниях пересчета и причинах, по которым он производится.