Бухгалтер при начислении зарплаты должен корректно отобразить этот факт в бухгалтерском учете. Расчеты с работниками по зарплате входят в число наиболее распространенных операций на предприятии.
Особенности составления
Бухучет зарплаты осуществляется при следующих операциях работодателя:
- Начисление зарплаты.
- Начисление налогов и сборов на зарплату (их удержание).
- Производство прочих удержаний по зарплате (в частности, удержание алиментов по исполнительным листам).
- Выплата зарплаты (основной ее части) и аванса.
- Уплата зарплатных налогов и взносов.
- Прочие хозяйственные операции (например, депонирование зарплаты).
В бухгалтерском учете должна отражаться каждая из указанных операций, которые проводятся в разные временные периоды с учетом требований трудового и налогового законодательств.
Заработная плата по требованиям законодательства подлежит выплате не реже 1 раза в полмесяца. При этом окончательно рассчитаться с работником работодатель обязан не позднее 15 числа месяца, который следует за расчетным. На практике распространенным является подход, когда зарплата состоит из аванса (он выплачивается с 16 числа по последний день месяца) и основной части, которая перечисляется по окончании расчетного месяца. Начисление аванса в бухучете не отображается, только его выплата.
Формирование проводок по начислению зарплаты и налогов
В целях обобщения информации о расчетах по оплате труда персонала применяется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» по Приказу Минфина №94н.
При начислении основной части зарплаты, которая перечисляется по окончании расчетного месяца, формируются такие проводки: Дебет 20 Кредит 70. Данная проводка формируется на всю сумму зарплаты за отработанный месяц независимо от размера ранее перечисленного аванса.
Проводка может быть сформирована по дебету следующих счетов:
- 23 – если зарплата была предназначена для работников вспомогательных подразделений;
- 25 – при перечислении зарплаты сотрудникам промышленных цехов;
- 29 – если начислена зарплата работникам обслуживающих подразделений;
- 26 – при начислении зарплаты руководству;
- 44 – при выплате зарплаты сотрудникам торговых подразделений;
- 91 – если работник занят видом деятельности, не относящимся к основному;
- 96 – если зарплата исчислена из резервов;
- 99 – если сотрудник занимался решением задач по ликвидации последствий ЧС.
Также при начислении зарплаты и формировании проводки по дебету включают не только счета резерва и затрат, но и учета имущества. Например, зарплата работников, которые заняты монтажом основных средств, может отражаться на Дебете счета 08 «Вложения в оборотные активы» — Кредит 70.
Зарплата работников, занятых производством материалов, может отображаться на Дебете счета 10 «Материалы» (или 15 «Заготовление материальных ценностей») – Кредит 70.
В этом случае проводки по начислению взносов в плане дебета счетов будут такими же. Это значит, что по дебету какого счета было произведено начисление зарплаты, по дебету того же счета начислят страховые взносы.
Зарплата признается доходом сотрудника в конце месяца. Именно это понимается как дата начисления зарплаты по п. 2 ст. 223 НК.
Указанные проводки по зарплате и авансу определяются исходя из даты проведения данной выплаты. При выплате зарплаты отображается сумма уже за вычетом НДФЛ и авансового платежа.
После того как все перечисления были произведены, они отображаются на лицевых счетах сотрудников по зарплате. Сведения в счета вносятся ежемесячно и ведутся по унифицированной форме Т-54.
Лицевой счет работника применяется в целях отображения всех начислений и удержаний из зарплаты в течение года. Это единственный первичный документ, который по отдельности заполняется на каждого работника и содержит полный спектр сведений о расчетах с ним.
В настоящее время бухгалтеры обычно ведут лицевой счет не вручную, а с использованием специализированных программ. В таком случае лицевые счета нужно регулярно распечатывать и заверять подписями ответственного лица.
Разновидности проводок
Сразу после выдачи работнику зарплаты ему начисляется НДФЛ. Факт исчисления и удержания налога подлежит отражению в регистрах бухгалтерского учета с помощью проводок Дебет 70 Кредит 68. Налоговый вычет по НДФЛ, который применялся в процессе расчета налога, не подлежит отражению в регистрах бухгалтерского учета.
Также на выплаченную зарплату работодателю предстоит начислить и выплатить страховые взносы. Это нужно сделать не позднее 15 числа месяца, который следует за расчетным. Страховые взносы начисляются с использованием проводки Дебет 20 Кредит 69. Как и с зарплатой, данный вид выплаты может формироваться по дебетам счетов 23, 26, 44 и пр.
Факт начисления НДФЛ и взносов отображается в бухучете так же, как и зарплата в последний день месяца. После того как налог был уплачен, формируются проводки: Дебет 68 Кредит 51 (уплачен налог) и Дебет 69 Кредит 51 (перечислены взносы).
Также в бухгалтерском учете отображаются различные удержания из зарплаты. Наиболее распространенными разновидностями удержаний из зарплаты являются:
- Удержания алиментов по исполнительным листам и соглашениям с получателем по заявлению работника. Удержание алиментов отображается с помощью проводки Дебет 70 Кредит 76, а их выплата – проводкой Дебет 76 Кредит 51.
- Удержания для компенсации ущерба работодателю. Для удержаний подобного рода используется проводка Дебет 70 Кредит 73.2.
- Удержание подотчетных средств, расходование которых целевым образом не было подтверждено. В данном случае используется проводка Дебет 70 Кредит 71.
Удержания производятся после того, как из зарплаты работника был удержан НДФЛ.
При формировании депонированной зарплаты проводка будет иметь следующий вид: Дебет 70 Кредит 76.4. Факт возврата работодателей суммы депонированного заработка на расчетный счет отображается с помощью проводки Дебет 51 Кредит 50. Если сотрудник обратился за получением депонированной зарплаты, то факт ее выплаты отображается с помощью проводок Дебет 76.4 Кредит 50.
Получить депонированную зарплату сотрудник может только в течение 3 лет после ее начисления. Если этого не сделать, то выплата списывается во внереализационные доходы. При этом используется проводка Дебет 76.4 Кредит 91.
Таким образом, бухгалтерские проводки по зарплате подлежат фиксации в бухгалтерских регистрах с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом в части оплаты труда». При формировании проводок работодателю следует учитывать установленные законом даты выплаты зарплаты.