Трудовой кодекс закрепляет за каждым работодателем обязанность по утверждению графика ухода в отпуск сотрудников на следующий календарный год.
Внесение изменений в график отпусков допускается действующим законодательством. Инициатива о внесении правок может исходить как от работодателя, так и от сотрудника.
Может ли работодатель менять график отпусков
Согласно ст. 123 Трудового кодекса, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве, который ежегодно утверждается руководством организации. Данный документ имеет следующие особенности:
- При его подготовке необходимо учесть мнение профсоюзной организации, если такая действует в организации (если профсоюз не создан, то график утверждается руководством).
- График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до года ухода сотрудников в отпуск. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года.
- После утверждения графика работодатель и сотрудники обязаны его придерживаться.
- В процессе формирования графика отпусков нельзя не учитывать, что некоторые категории работников имеют преимущества при выборе времени отпуска.
Сама процедура утверждения графика отпусков никак законодательно не прописана. Это можно сделать двумя способами: через издание отдельного приказа об утверждении документа либо через подписание руководством отдельного грифа по утверждению графика в самой форме документа (он есть в форме Т-7).
Так как график отпусков утверждается заблаговременно, зачастую в нем нет возможности предусмотреть особые обстоятельства, которые могут потребовать переноса срока отпусков. Например, служебную необходимость, увольнение или болезнь сотрудника. Таким образом, изменение графика отпусков допускается и не запрещено законодательно.
Необходимость внесения изменений в график отпусков вызвана следующими причинами:
- неактуальная информация в графике может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности за непредоставление отпуска в положенные сроки;
- незапланированное отсутствие работника на своем месте может отрицательно повлиять на производственный процесс;
- несогласованный отпуск может негативно сказаться на работе бухгалтерии.
По каким основаниям можно переносить отдых
Основаниями для переноса отпуска сотрудника по инициативе работодателя могут стать:
- Важное задание, которое может выполнить только конкретный работник.
- Срочная командировка по производственной необходимости.
- Внедрение в компании инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена ПО.
- Прохождение компанией реорганизационных процедур: по слиянию, поглощению, сокращению штата и пр.
- Внеплановые проверки деятельности компании контролирующими инстанциями.
- Болезнь руководителя, должностные обязанности которого допускается переложить на ограниченное число лиц.
В любом случае нужно учитывать, что для изменения времени выхода в отпуск конкретного работника требуется получение его согласия на это. Данное правило указано в ст. 124, 125 ТК.
Если изменение графика происходит по инициативе работодателя (если он намерен досрочно вызвать сотрудника из отпуска), то он должен издать приказ об отзыве из отпуска.
Веские причины для изменения графика отпусков могут возникнуть также и у самого сотрудника. В их числе могут значиться семейные, личные или финансовые обстоятельства (в частности, выход в декретный отпуск, предстоящее увольнение, необходимость переноса отпуска для того, чтобы он совпал с периодом отдыха супруга).
Стоит учитывать, что некоторые категории работников могут взять отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе им отказать. Речь идет о следующих категориях работников:
- несовершеннолетних работниках;
- совместителях;
- сотрудницах перед декретным отпуском;
- мужьях женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
- имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет;
- отдельных категориях чернобыльцев;
- почетных донорах;
- супругах военнослужащих;
- усыновивших младенца до 3 месяцев;
- иных категориях по ст. 322 Трудового кодекса.
Как правильно внести изменения
В действующем приказе не содержатся нормы, которые указывают на необходимость внесения изменений и дополнений к графику отпусков. Модифицирование графика отпусков допускается двумя основными способами:
- Путем оформления дополнительного соглашения к действующему графику отпусков.
- Путем внесения изменений в существующий график отпусков.
Первый вариант обычно используется при принятии на работу нового сотрудника в течение календарного года, а второй – при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.
Сроки внесения изменений в график отпусков нигде не прописаны. Но очевидно, что соответствующие правки должны вноситься в график в течение календарного года, в который действует такой график, и не позднее выхода сотрудников в отпуск.
Но если работодатель решить письменно зафиксировать отпуск таких сотрудников, то целесообразно утверждение нового графика в качестве дополнения к существующему. График будет составляться по общим правилам, но в графе с примечаниями нужно будет прописать дату выхода нового работника на работу. Дополняющий график также подлежит утверждению руководством и предварительному согласованию с профсоюзом.
В случае изменения даты предполагаемого начала отпуска сотрудника (на примере унифицированной формы графика Т-7) правки в график вносятся следующим образом:
- Графа 6 с плановой датой ухода в отпуск остается неизменной.
- Графы 8, 9, 10 заполняются следующим образом: в графе «8» указываются документы, которые стали основанием для переноса отпуска; в графе «9» — дата начала отпуска, «10» — основание для переноса отпуска сотрудника (например, работник является чернобыльцем, матерью-одиночкой с детьми до 12 лет или внешним совместителем).
В качестве документов, которые стали основанием для изменения графика, могут выступать:
- письменное заявление работника о переносе запланированной по графику отпусков даты;
- справка совместителя с основного места работы с указанием новой даты начала отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением;
- заявление на декретный отпуск от работницы (тогда работодатель должен дать ей отпуск до декрета или после него) и пр.
Когда работодатель не использует в своей работе форму графика Т-7, а пользуется собственной утвержденной формой, то правки вносятся им по аналогичной схеме с указанием новой даты отпуска, документа-основания для переноса отпуска и указанием категории сотрудника, дающую ему право на перенос даты отпуска.
Приказ
В случае переноса периода отпуска изменение даты выхода в отпуск должно быть оформлено соответствующим приказом с указанием причин, которые послужили основанием для этого. С данным приказом в обязательном порядке нужно ознакомить под подпись всех лиц, указанных в нем.
Обязательное оформление приказа об утверждении измененного графика отпусков нигде не прописано. Но если приказной порядок принят сложившейся в компании системой документооборота, то его подготовка возможна.
В приказе следует отобразить следующие аспекты:
- Наименование компании-работодателя.
- Название документа, который оформляется («Приказ»).
- Дата и место подготовки приказа.
- Порядковый номер документа (по внутренней системе нумерации).
- Причина издания приказа (для внесения изменений в утвержденный график отпусков).
- Основная часть с сущностью волеизъявления руководителя (например, решение отозвать сотрудников из отпуска досрочно).
- Подписи руководителя и лиц, которые перечислены в приказе.
Образец
Таким образом, в действующем законодательстве не содержатся нормы, которые бы регламентировали правила и порядок внесения изменений в утвержденный график отпусков. Это можно сделать путем дополнения существующего графика либо корректировки указанных здесь сведений. Изменения в график вносятся при возникновении объективных обстоятельств, которые делают невозможным уход сотрудника в отпуск по графику.
Бесплатная консультация: