За сотрудниками сохраняется право на ежегодный оплачиваемый отпуск и на отпуск без сохранения заработной платы. Если на очередной оплачиваемый отпуск заявление в большинстве случаев не пишется, так как он предоставляется по графику, то уход сотрудника в отпуск без сохранения заработка осуществляется в заявительном порядке.
Какими правовыми нормами регулируется
Порядок предоставления отпуска без сохранения заработка, который также именуется административным, содержится в ст. 128 Трудового кодекса. Также регламент может содержаться в коллективном договоре и ином локальном нормативно-правовом акте.
Особенность данного отпуска состоит в том, что он предоставляется независимо от стажа работы сотрудника в компании (то есть для его получения нет необходимости предварительной полугодовой отработки). При этом заработная плата за сотрудником на протяжении всего отпуска не сохраняется. Работник может обратиться с просьбой о предоставлении отпуска к работодателю при наличии уважительной причины, например, по семейным обстоятельствам или иной другой причине.
Указанный вид отпуска не накапливается и не переносится на следующий год. Он также не может быть заменен на денежную компенсацию.
Для получения права на административный отпуск сотрудник должен подать заявление на имя руководителя с просьбой предоставить ему отпуск без сохранения заработка.
На основании положений ст. 263 ТК в коллективных договорах работодатель вправе предусмотреть административные отпуска для работников, воспитывающих 2 и более детей младше 14 лет; сотрудников с ребенком-инвалидом; работающих одиноких матерей и отцов детей до 14 лет.
Административный отпуск предоставляется, помимо основного, с сохранением за сотрудником рабочего места (при нахождении сотрудника в отпуске его не допускается уволить). Работодатель не вправе отозвать работника из такого отпуска.При нахождении в таком отпуске сотруднику не оплачиваются больничные листы, за этот период не начисляются взносы в ПФР, и он не идет в пенсионный стаж, этот период не засчитывается в испытательный срок.
Отпуска с продолжительностью более 2 недель не учитываются в рабочем стаже, на основании которого определяется длительность основного оплачиваемого отпуска.
В каких случаях предоставляется
Отпуск без сохранения заработка может запросить любой сотрудник по трудовому договору.
Законодательство разделяет две разновидности отпуска без сохранения заработной платы:
- Руководитель компании сам решает, отпустить ли сотрудника в такой отпуск на основании полученного от него заявления и решает, насколько уважительной являлась причина ухода его в отпуск.
- Если заявление на отпуск было получено от определенной категории работников, то работодатель не может отказать в его предоставлении.
Таким образом, в зависимости от ситуации предоставление отпуска без сохранения заработка может быть как правом, так и обязанностью работодателя.
К льготным категориям работников, которым работодатель не вправе отказать в отпуске, можно отнести:
- Пенсионеров.
- Инвалидов (независимо от группы).
- Работников, у которых умер близкий родственник (перечень прописан в Семейном кодексе).
- Совместителей, у которых отпуск по основному месту работы более продолжительный, чем по совместительству (например, если по основному месту работник – педагог, по дополнительному – продавец).
- Родителей и супругов военнослужащих, погибших при исполнении своего долга.
- Поступающих в учебные заведения лица.
- Сотрудников, регистрирующих брачный союз.
- Сотрудников при рождении у них ребенка.
Отпуска не суммируются. Если сотруднику полагается отпуск по нескольким основаниям (например, он одновременно является инвалидом и пенсионером), то он может рассчитывать на отпуск большей продолжительности – 60 дней.
Оформление
Оформление отпуска без сохранения заработка предполагает прохождение таких этапов:
- Работник пишет заявление на административный отпуск на имя работодателя.
- Передает заявления ответственному лицу: в отдел кадров, бухгалтерию, руководству.
- Сотрудник получает одобрение со стороны работодателя. Самовольный уход в отпуск, даже если работник имеет на него безусловное право, недопустим. Это может быть приравнено к прогулу и грозит сотруднику мерами административного воздействия или увольнением.
- Работодатель и сотрудник согласуют продолжительность предстоящего отпуска без оплаты.
- На основании полученного заявления работодатель готовит приказ о предоставлении отпуска.
- С оформленным приказом в обязательном порядке нужно ознакомить сотрудника.
- Отпуск без сохранения заработка фиксируется в личной карточке и табеле учета рабочего времени: УД – в связи с обучением, ДО – по решению работодателя, по причинам ст. 128 – ОЗ.
Таким образом, обязательными условиями для оформления отпуска является наличие заявления от сотрудника, согласие работодателя и выпуск им приказа о предоставлении отпуска.
Как составить заявление
Заявление на отпуск без сохранения заработка пишется в любых случаях, когда работнику требуется покинуть свое рабочее место на 4 часа и более. Такое заявление не имеет установленной формы и оформляется по усмотрению сотрудника. Между тем ему следует учесть общие правила его написания.
Здесь необходимо прописать такие сведения:
- ФИО руководителя или ответственного должностного лица, на имя которого подается заявление.
- Наименование компании-работодателя или ФИО индивидуального предпринимателя.
- ФИО сотрудника, от имени которого подается заявление.
- Должность сотрудника и структурное подразделение, в котором он работает (в крупных компаниях может потребоваться дополнительно прописать табельный номер работника).
- Наименование документа: заявление.
- Сроки предоставления административного отпуска в календарных днях. В данном случае нужно прописать предпочтительную дату начала и окончания отпуска. При этом требуется учитывать максимальную продолжительность отпуска с учетом положений Трудового кодекса.
- Причина предоставления отпуска (например, рождение ребенка или принадлежность к категории работающих пенсионеров) и ссылка на правовое основание (например, ст. 128 Трудового кодекса или положения заключенного на предприятии коллективного договора).
- Дата подачи заявления.
- Подпись сотрудника с расшифровкой.
В качестве приложения к заявлению на неоплачиваемый отпуск могут выступать подтверждающие документы: свидетельство о рождении ребенка или о смерти, справка из ЗАГСа о предстоящем заключении брака, приказ о предоставлении основного оплачиваемого отпуска, справка из ПФР или пенсионное удостоверение, медицинское заключение об инвалидности и пр.
Перед тем как подать заявление, стоит проверить его на наличие неточностей и фактических ошибок.
Стоит учитывать, что уход в административный отпуск должен осуществляться на основании волеизъявления сотрудника. Работодатель не вправе принуждать его оформлять такой отпуск для экономии на выплатах в пользу работников. Если проверка трудовой инспекции обнаружит этот факт, то на руководителя-юрлицо наложат штраф в размере 30-50 тыс. р., а на руководителя-ИП и должностное лицо — 1000-5000 р.
Таким образом, отпуск без сохранения заработка предоставляется на основании заявления сотрудника. Это особый незапланированный в графике отпуск. Заявление пишется в свободной форме и содержит обязательное указание на сроки отпуска, причину его оформления и основание. Льготные категории работников могут использовать такой отпуск в любое удобное для себя время, но они также пишут заявление на имя работодателя и должны получить его одобрение.
Бесплатная консультация:
Добрый день. Уточните пожалуйста: работодатель заставляет меня писать заявление на отпуск без сохранения заработка на 1 месяц, а может и больше. Могу я отказаться? Законно ли это?
Здравствуйте, Галина. Да, вы вправе отказаться от написания такого заявления на отпуск. В отпуск без оплаты сотрудник может уйти только по своей инициативе. Вы вправе подать жалобу на своего работодателя в трудовую инспекцию и на него может быть наложен крупный штраф за нарушение трудового законодательства.
Можем ли мы по заявлению сотрудника отпустить его в отпуск без оплаты на месяц?
Добрый день, Михаил. Да, можете. Вопрос продолжительности административного отпуска решается по соглашению сторон. Законодательно максимальная и минимальная продолжительность такого отпуска никак не регламентирована. В законе сказано только о максимальной продолжительности отпусков, которые предоставляются определенным категориям работников в обязательном порядке.
Спасибо, Ольга. А претензий со стороны Налоговой инспекции не будет?
Нет, оснований для этого нет. Главное, чтобы такой отпуск был должным образом оформлен документально: имелось заявление на отпуск и приказ. Претензии со стороны проверяющих могут возникнуть только, если выяснится факт принудительного оформления отпуска без оплаты.
Включаются ли суббота и воскресенье в продолжительность отпуска за свой счет?
Добрый день, Григорий. Все зависит от того, как было оформлено заявление на отпуск от сотрудника: если он указал здесь период с понедельника по пятницу, то отпуск считается как 5 дней и выходные не учитываются, если же прописано с понедельника по понедельник, то засчитывается 8 дней отпуска.
Спасибо за ответ.