Трудовое законодательство гарантирует каждому сотруднику право на отпуск. При этом одним из важнейших и актуальных вопросов является порядок начисления отпускных.
Какими правовыми нормами регулируется
Право каждого россиянина на отдых зафиксировано в Конституции в ст. 37. Основным документом, который регулирует порядок начисления отпускных, оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, его продолжительность и прочие важные аспекты, является Трудовой кодекс.
Помимо этого, правилам оформления и расчета отпуска посвящен п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках №169 от 1930 г. Порядок налогообложения отпускных регулируется Налоговым кодексом.
Еще один важный документ – Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства №922.
Базовые условия предоставления сотруднику отпуска
При предоставлении сотруднику отпуска необходимо учитывать следующие базовые условия:
- Продолжительность отпуска должна составлять не менее 28 календарных дней.
- В расчетную продолжительность не следует включать праздничные и нерабочие дни.
- При увольнении сотрудник может рассчитывать на денежную компенсацию за неиспользованный им отпуск.
- После того как сотрудник отработал год, то ему можно предоставлять отпуск, не дожидаясь отработки в течение полугода после последнего отпуска.
- Отпуск может предоставляться после того, как сотрудник отработал в компании не менее полугода (по ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Но также допускается возможность предоставления отпуска авансом.
- Начисленные отпускные выдаются сотрудникам не позднее 3 дней до начала самого отпуска (согласно ст. 136 Трудового кодекса). При нарушении сроков выплат работодателя могут привлечь к административной ответственности.
- Отпуска сотрудникам компании предоставляются на основании графика отпусков, который ежегодно утверждается руководством (не позднее 17 декабря).
- С утвержденным графиком сотрудников должны ознакомить под подпись. Работник о времени начала предстоящего отпуска должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала (согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
- Отпуск допускается перенести, но не более двух раз подряд.
- Отпуск можно разделить на несколько частей с условием, что продолжительность одной части отпуска будет составлять не менее 14 дней.
- При отказе работника от отпуска ему полагается компенсация за неиспользованный отпуск. Она выдается на основании письменного заявления работника и может быть начислена одновременно за несколько периодов. Согласно Трудовому кодексу, подлежит замещению денежной компенсацией только дополнительный отпуск, основной замещать таким способом запрещено.
В некоторых случаях замена отпуска компенсацией недопустима (перечень таких ситуаций приведен в ст. 126 Трудового кодекса):
- Работник является беременной женщиной.
- Сотруднику не исполнилось 18 лет.
- Сотрудник занят на работах с вредными и опасными условиями труда.
При оформлении отпуска нужно также учитывать исключения из общих базовых правил. Право на предоставление отпуска при продолжительности работы сотрудника до 6 месяцев предоставляется:
- Несовершеннолетним (по ст. 122, 267 Трудового кодекса).
- Женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него или по окончании отпуска, который связан с уходом за ребенком (по ст. 122, 260 Трудового кодекса).
- Работающим гражданам, которые усыновили ребенка до 3 месяцев.
- В иных случаях, которые предусмотрены на законодательном уровне.
Как рассчитывается количество отпускных дней
При определении размера отпускных нужно учитывать два важнейших параметра – это заработок сотрудника за расчетный период и продолжительность отпуска. В современном трудовом праве работникам гарантируется право на ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Отдельные категории работников вправе рассчитывать на большую продолжительность основного отпуска:
- Для инвалидов, госслужащих – 30 дней.
- Для работников образовательных учреждений – 42 или 56 дней (в зависимости от типа учреждения).
- Для работников в возрасте до 18 лет – 31 день.
- Для спасателей – 30, 40 дней.
- Для судей и работников прокуратуры – 30-48 дней.
- Для докторов и кандидатов наук – 48 и 36 дней.
- Для работников, задействованных в сфере производства химоружия – 49, 56 дней.
- Некоторые другие категории сотрудников.
Согласно предложенной Рострудом методике расчета отпускных за 2008 год, каждый сотрудник может рассчитывать на 2,33 дня отпуска за каждый отработанный им полный месяц.
Расчет отпускных всегда начинается с определения расчетного периода. Под расчетным периодом понимается 12 месяцев, которые предшествовали месяцу выхода сотрудника в отпуск. Например, сотрудник отправляется в отпуск с 3 июня 2019 года. Расчетным периодом является промежуток с 01.06.2018 по 30.05.2019.
Если отработанный стаж сотрудником составляет менее года, то расчетным периодом станет промежуток с даты начала работы по последний день месяца, который предшествовал выходу сотрудника в отпуск.
Например, сотрудник устроился на работу 15 февраля 2018 года, берет отпуск с 16 июля 2018 года. Расчетным периодом станет даты с 15 февраля по 30 июня.
Какие суммы включаются
Для расчета среднего заработка используются все выплаты, которые производятся работнику предприятием. В частности, к ним относятся:
- Заработная плата, включая: оклад, повременную оплату, проценты от полученной выручки и комиссионные.
- Зарплата, которая была перечислена сотрудником в натуральной форме.
- Минимальное содержание в пользу государственного и муниципального служащего.
- Гонорары работникам сферы СМИ и культуры.
- Оплата преподавателям за сверхурочные часы или уменьшенную нагрузку за текущий год независимо от времени их начисления.
- Надбавки и доплаты за секретность, знание иностранных языков, выслугу лет, классное руководство и пр.
- Компенсация за неблагоприятные условия труда.
- Прочие выплаты и премиальные.
Но стоит учесть, что не все выплачиваемые в пользу работника суммы могут быть учтены при расчете отпускных:
- Выплаты социального характера (материальная помощь, компенсация обеда и проезда, обучения и пр.).
- Доходы за период сохранения за сотрудником среднедневного заработка (кроме гарантированных перерывов для кормления детей).
- Выплаты за периоды болезни или нахождения в отпуске по беременности и родам.
- Выплаты при простоях по вине работодателя или по независящим от обеих сторон причинам.
- Выплаты при невозможности осуществлять обязанности из-за забастовки.
- Оплата дополнительных оплачиваемых выходных, которые предоставляются в целях ухода за детьми-инвалидами и инвалидами детства.
- Оплата иных случаев освобождения от работы с сохранением полной или частичной оплаты труда или без нее.
Для определения суммы отпускных нужно вначале рассчитать повышающий коэффициент по формуле: ежемесячная зарплата / месячный заработок на момент выхода в очередной отпуск.
По каким периодам не начисляются отпускные
Отдельные периоды при расчете отпускных относятся к исключаемым. Они вычитаются из отработанных в месяце дней. Сюда относят периоды нахождения сотрудника:
- На больничном.
- В отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком.
- В командировке.
- В отгуле в целях ухода за ребенком-инвалидом и инвалидом детства.
Также исключаются временные периоды простоя по вине работодателя, забастовок и прочие случаи освобождения от работы.
Формула расчета
Самый простой вариант расчета отпускных предполагает, что расчетный период был отработан сотрудником полностью. При таком варианте применяется такая формула: среднедневной заработок * количество дней отпуска.
Приведем пример расчета. Сотрудник уходит в отпуск с 1 декабря 2018 года. Зарплата составила 25000 р. в месяц. Расчетным периодом в данном случае станет с 1.12.2017 по 30.11.2018. Сотрудник отработал его полностью. Отпуск будет оплачиваться следующим образом:
- Годовой заработок составил 25000 * 12= 300 тыс. р.
- Среднедневной заработок = (300 000 / 12 / 29,3) = 853,24 р.
- Сумма отпускных = 853,24 * 28 = 23890,72 р.
Указанный пример расчета является «идеальным»: на практике редко возникают ситуации, когда сотруднику удалось отработать расчетный период полностью. В течение года обычно сотрудники уходят на больничный, уезжают в командировку, берут очередной отпуск и пр. В результате возникают исключаемые периоды из расчета отпускных.
Если сотрудник отработал месяц не полностью, то количество календарных дней в неполном месяце учитывается не фактически, а пересчитывается по формуле:
29,3 / (количество дней месяца) * (количество дней, которые пришлись на время, отработанное в указанном месяце).
Для расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков за неполный месяц (когда из него исключались определенные дни) используется такая формула:
(фактически начисленная зарплата за указанный период) / ((29,3 * (количество полных отработанных месяцев) + (количество календарных дней в неполных месяцах)).
Работник ушел в отпуск продолжительностью 28 дней с 6 сентября 2018 года. Расчетный период – с 01.09.2017 года по 31.08.2018 года. За это время сотрудник находился на больничном 5 дней в июне 2018 года и в командировке на 14 дней в феврале 2018 года.
За расчетный период сотрудник получил зарплату в размере 550 тыс. р. (без учета выплат по больничному и начисленных ему командировочных). Расчет положенных отпускных будет выглядеть так:
- Количество учитываемых дней за отработанный июнь: 29,3 / 30 * (30 — 5) = 24,42.
- Количество дней, учтенных в феврале: 29,3 / 28 * (28 — 14) = 14,65.
- Среднедневной заработок для расчета отпускных: 550 000 / (29,3 * 10 + 24,42 + 14,65) = 1652,28 р.
- Сумма отпускных за 28 дней составит: 46375,76 р. (1652,28 * 28).
В случае когда заработка у сотрудника не было вовсе, то отпускные ему будут начисляться на основании оклада.
Инструменты
Бухгалтеры обычно самостоятельно не проводят вычисления отпускных, а используют специализированные программы (например «Контур — Бухгалтерия«). Они вычисляют все выплаты и формируют необходимые документы в автоматическом режиме.
Калькулятор расчета отпускных
Период отпуска: | = 0 | ||
Расчетный период: |
Месяцы | Дни для расчета | Начисления |
---|---|---|
Итого | - |
Сумма отпускных: | дней × руб. = руб. |
НДФЛ 13%: | руб. |
К выплате без НДФЛ: | руб. |
Образец расчета
При предоставлении отпуска работнику бухгалтерия обязана выдать ему на руки записку-расчет с обоснованием выплаченной суммы отпускных. Данный расчет не имеет установленной формы и оформляется по усмотрению работодателя.
Записка-расчет должна содержать такие сведения:
- Наименование компании-работодателя.
- Порядковый номер документа.
- Расчетный период.
- Точное количество дней отпуска: даты начала и даты окончания.
- Подпись должностного лица.
- Доходы сотрудника за последние 12 месяцев.
- Количество дней, за которые рассчитывается отпуск и определяется среднедневной заработок.
Таким образом, при расчете размера отпускных необходимо учитывать комплекс факторов, в том числе продолжительность отпуска, среднедневной заработок, исключаемые периоды, количество полных и неполных месяцев.
8 (800) 350-31-84
Спасибо!
В ближайшее время мы опубликуем информацию.