Бесплатная консультация:
Федеральный номер
Бесплатная консультация:
8 (800) 350-31-84
Бесплатная консультация
Федеральный номер
8 (800) 350-31-84

График отпусков в организации: правила составления и основные нюансы, которые следует учитывать

В любой организации, которая имеет в своем штате официально трудоустроенных сотрудников, ежегодно должен составляться специальный график отпусков, в котором будет отражена информация обо всех оплачиваемых отпусках, которые предоставляются сотрудникам такой организации.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Необходимость составления данного документа обусловлена следующими факторами:

  • соблюдение требований положений статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой, составление графика отпусков является обязательным действием как для работодателя, так и для его работников;
  • необходимость стабилизации существующего трудового процесса своих сотрудников тем или иным работодателем с целью исключения возможных случаев остановки профессионального трудового процесса;
  • необходимость упорядочивания рабочего процесса для того, чтобы на время отсутствия того или иного работника полностью исключить возможность остановки того сектора экономической или производственной деятельности организации, за который ответственен отсутствующий работник.

Однако несмотря на обязательность графика отпусков, существует ряд исключений из этого правила, которые предусмотрены положениями статьи 123 Трудового кодекса. В абзаце 4 указанной статьи говорится о том, что некоторым категориям работников отпуска могут быть предоставлены вне установленного графика по их желанию. Но тем не менее соблюсти правила определения непрерывности трудового процесса работодатель обязан и в этом случае, в том числе путем корректировки существующего графика отпусков, утвержденного ранее.

Когда составляется график отпусков на следующий год

На основании правил, сформулированных в абзаце 1 указанной статьи ТК РФ, утверждение графика отпусков должно происходить не менее, чем за две недели до начала нового календарного года. В случае наличия в организации профсоюзного объединения или иного приравненного к нему объединения работников, направленного на защиту интересов всех сотрудников организации, сформированный график отпусков должен первоначально пройти согласование в данном объединении.

Правила составления


Как уже говорилось выше, график отпусков должен быть составлен и утверждён руководителем организации в срок не менее двух недель до начала нового календарного года. При этом учитываются календарные недели, то есть последней датой утверждения графика отпусков становится семнадцатое декабря.

Что касается изменений, то они могут быть внесены даже в только что утверждённый график в любой момент времени.

Что касается составления самого графика, то эта обязанность возлагается на сотрудников кадрового подразделения конкретного работодателя. Возложение такой обязанности происходит либо путём издания специального приказа, либо путём закрепления такой обязанности за сотрудниками кадрового подразделения организации в заключённом коллективном договоре. При этом работодатель должен определить, будет ли заниматься только один конкретный сотрудник составлением графика отпусков по всем подразделениям, либо обязанность по данной кадровой работе делится между всеми сотрудниками кадрового подразделения.

При составлении графика отпусков необходимо определить круг лиц, которые имеют право на преимущественное получение отпусков. Их мнение следует уточнять в первую очередь, так как именно отпуска таких сотрудников должны быть включены в график в преимущественном порядке.

Только после того, как был сформирован график отпусков для лиц, которые имеют право преимущественного получения отпуска, формируется вторая его часть, в которую включаются все остальные сотрудники, которым отпуск не предоставляется в преимущественном порядке по каким-либо причинам, в том числе по причине отсутствия у них льгот на первоочередное предоставление отпуска.

Утверждение составленного графика происходит исключительно приказом руководителя организации или самостоятельного его структурного подразделения, в котором возможно осуществление самостоятельной кадровой политики различных видов деятельности.

Порядок оформления

Оформление графика отпусков может происходить двумя способами:

  • на основании специально утвержденной в организации формы графиков отпусков (утверждается специальным приказом руководителя организации в числе первоочередных документов кадрового типа).
  • использование специальной формы Т-7, которая была утверждена в 2004 году Госкомстатом РФ в рамках Постановления «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

При оформлении графика отпусков на основании какой-либо одной из перечисленных форм следует помнить, что информация в таком графике должна, в первую очередь, использоваться для стабилизации существующей ситуации в организации и обеспечения взаимозаменяемости работников на момент отсутствия одного в рамках официального основного или дополнительного отпуска.

Сведения, отражаемые в графике отпусков, должны быть обязательно получены от работников на основании специально проведенного опроса таких работников.

При этом достоверность сведений, отраженных в составленном графике отпусков, должна быть подтверждена подписью и печатью руководителя, а также датой утверждения, которая проставляется на основании специально изданного приказа об утверждении.

Информация для отражения в графике

В основном графике отпусков, составляемом ежегодно в конце календарного года на следующий год, необходимо отражать следующую информацию:

  • данные обо всех сотрудниках, которые пользуются своим правом на отдых при осуществлении трудовой деятельности. При необходимости, например, при наличии нескольких отделов, информация о сотрудниках разделяется на несколько разделов, на основании профессиональной принадлежности таких сотрудников к тому или иному отделу или структурному подразделению организации;
  • информация о календарном распределении отпусков в рамках конкретного года;
  • сведения о тех видах отпусков, которые использует каждый конкретный работник (основные и дополнительные отпуска, неиспользованные за предыдущие периоды). При этом если у работника предусмотрены еще и учебные отпуска (при получении первого среднего специального или высшего образования), то информация о них в график отпусков не вносится, так как такой отпуск предоставляется на основании специальной справки-вызова из учебного заведения;
  • данные о количестве дней, которые должны быть использованы работником в каждом конкретном случае;
  • если у работника четко определены календарные границы используемого отпуска, то отражению подлежат также даты всего отпуска или его частей с указанием конкретных чисел (в этом случае отражены должны быть все даты отпусков, в том числе дополнительных и неиспользованных ранее).
Образец графика отпусков сотрудников можно посмотреть по ссылке.

В случае если по каким-либо причинам отпуска сотрудников переносятся, то в графе, посвященной примечаниям, указываются данные о причинах переноса, а также о том, на какие даты происходит такой перенос.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Рейтинг автора
97
Автор статьи
Виталий Куракин
Юрист
Написано статей
296

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...



Комментарии
  1. Илья

    Здравствуйте! Я индивидуальный предприниматель, владеющий магазином. В штате 5 постоянных сотрудников. В конце года составил график отпусков с учетом пожеланий сотрудников. Но две недели назад трое из пяти сотрудников уволились, в результате чего нашел новых сотрудников, которые сейчас приняты в штат. Надо ли мне составлять новый график отпусков и утверждать его или достаточно внести изменения в уже составленный график?

    • Анна

      Здравствуйте, Илья! Так как численность Вашей организации изменилась более, чем на пятьдесят процентов, есть смысл переутвердить имеющийся график отпусков путем составления нового с учетом пожеланий тех сотрудников, которые остались неизменными. В случае, если вариант с утверждением нового графика Вам не подходит, то можно внести изменения в уже имеющийся график, но следует учитывать, что в приоритете будут данные, предоставленные оставшимися сотрудниками.

  2. Василина

    Здравствуйте! Был составлен график отпусков. Из него исключились две сотрудницы по причине ухода в отпуск по беременности и родам, а далее по уходу за ребенком. На место этих сотрудниц приняты другие. Каким образом их включать в график отпусков? На место ушедших в декрет или с учетом их пожеланий? Должности, которые заняты временными сотрудниками, не играют роль на производственный процесс. С момента принятия сотрудников на декретные должности до наступления первого отпуска пройдет более шести месяцев.

    • Анна

      Здравствуйте, Василина! Здесь принимать решение только Вам, так как следует отталкиваться и от норм трудового законодательства, и от того, устраивает ли такой график временных сотрудников, принятых на декретные должности. В случае, если указанные даты отпусков временных сотрудников устраивают, в график отпусков вносится только изменение относительно фамилий новых сотрудников, а сами даты остаются без изменений. В этом случае издание нового утверждающего приказа не потребуется.

      • Василина

        Да, новых сотрудников даты устраивают. То есть достаточно просто поставить подпись руководителя на новом графике отпусков и его печать?

        • Анна

          Да, все верно! Достаточно подписи и печати руководителя. Новый приказ не потребуется, так как были только изменения относительно замены двух сотрудников. Переутверждение потребуется, если в график вносятся более существенные изменения, например, переименование организации-работодателя.

Добавить комментарий

Call Now ButtonБесплатная консультация:
8 (800) 350-31-84