Трудовым кодексом предписано обязательное уведомление работника о том, что ему предоставлен отпуск, если ранее такой отпуск не был внесен в официально принятый и утвержденный график отпусков. Каким образом должен составляться документ об уведомлении сотрудника, и что он включает в себя?
Понятие и назначение уведомления о предоставлении отпуска
Уведомление о предоставлении времени отдыха по графику для того или иного работника – это специальный документ, который оформляется работодателем в лице сотрудника кадрового подразделения для того, чтобы известить работника о конкретных сроках отпуска и количестве предоставляемых дней.
Требование о необходимости уведомления работника под роспись о том, что ему предоставляется отпуск, зафиксировано в положениях статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации. В противном случае работник считается ненадлежаще уведомленным, что может вызвать в отношении работодателя наложение штрафа, а работник может лишиться отпуска. То же самое может произойти, если работник не распишется на врученном ему уведомлении, так как требование о проставлении росписи указано в той же статье Трудового кодекса, что и общее требование о необходимости заблаговременного сообщения сотруднику информации о том, что ему предоставлена возможность отдохнуть.
В каких случаях требуется уведомление
Составление уведомления происходит только в тех случаях, когда речь идет о предоставлении запланированного ранее отпуска, который был включен в предварительно утвержденный график.
Это же правило действует и в отношении тех отпусков, которые в график включены не были вообще, например, по причине составления такого графика до момента трудоустройства работника или выхода его из декрета.
Правила составления и структура
Ни один действующий нормативный акт, который на сегодняшний день осуществляет регулирование процедуры составления уведомления об отпуске за исключением сроков его составления и вручения работнику, не предоставляет правил его оформления.
Нет требований и относительно того, что именно должно быть указано в тексте документа, за исключением общего срока самого отпуска в календарном исчислении, а также тех календарных дат, в рамках которых будет предоставлен такой отпуск.
По своей структуре уведомление делится на следующие части:
- адресная часть, которая обозначает данные о том, кому именно выдается такое уведомление;
- содержательная часть, в которой указываются необходимые сведения для признания такого уведомления действительным и соответствующим требованиям действующего законодательства;
- часть, посвященная подписям сотрудника кадрового подразделения и самого работника, подтверждающих подлинность данного уведомления.
Что же касается правила составления уведомления, то в него должны включаться следующие сведения:
- кому именно вручается такое уведомление (данные работника, которые позволят его идентифицировать как получателя документа);
- сведения о том, что предоставляется ему отпуск согласно ранее составленному графику;
- данные о том, в какие календарные даты предоставляется отпуск;
- информация о дате составления уведомления.
Указание другой информации осуществляется по решению самого сотрудника кадрового подразделения или руководителя организации.
Составление уведомления происходит на фирменном бланке организации и осуществляется в двух экземплярах.
Кто подписывает
Подпись на данном документе может поставить как сам сотрудник кадровой службы (если он наделен такими полномочиями), так и руководитель организации или выделенного подразделения (также в том случае, если у него есть право подписи кадровых документов).
В конце уведомления формируется поле для проставления подписи работником, которая будет подтверждать факт вручения работнику данного документа, а также даты такой подписи.
Правила вручения
Так как работнику предоставляется отпуск в соответствии с графиком, об этом заблаговременно издается соответствующий приказ. Уведомление готовится на основании такого приказа. Оно выступает в качестве листа ознакомления с самим приказом, а в тексте уведомления может содержаться отсылка к идентифицирующим реквизитам приказа (дата издания и присвоенный номер).
В том случае, если его по каким-то причинам нет на рабочем месте и вручить лично данный документ не представляется возможным (работник находится в командировке или на больничном, о чем есть соответствующие подтверждающие документы), уведомление должно быть вручено работнику путем направления по почте в виде заказного письма с уведомлением о вручении. В этом случае сам документ по почте должен быть отправлен заранее для того, чтобы дата вручения письма (которая отражается в уведомлении о вручении) соответствовала двухнедельному сроку, который установлен Трудовым кодексом Российской Федерации для подобного оповещения.
В том случае, если работник не расписался на втором экземпляре уведомления, либо направленное по почте письмо до него доставлено не было, то считается, что надлежащего уведомления не произошло. Итогом становится то, что отпуск переносится на другие сроки, а его позиция в графике на следующий год может быть изменена.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! Работодатель практикует составление графиков работы для своих работников. Я устроилась к нему позже. Мой отпуск включили в график, но после его переутверждения. Получу ли я уведомление, а то могу забыть об этом?
Здравствуйте, Вероника! Да, работодатель обязан Вас уведомить о приближении отпуска, так как включил Вас в график отпусков. Иначе его оштрафуют. Это требование статьи 123 Трудового Кодекса. Оно распространяется на всех работников, на которых работодатель оформил отпуска путем включения их в ежегодно утверждаемый график.
Здравствуйте! У меня на работу пришел новый сотрудник. График отпусков уже был утвержден, однако несколько сотрудников попросили внести в него коррективы, и будет переутверждение данного графика. Надо ли мне включать в него нового сотрудника и следует ли делать уведомления всем сотрудникам, которые попросили внести коррективы в график? Потому что у всех этих сотрудников даты отпусков не определены — есть только информация о месяце отпуска.
Здравствуйте, Семен! В том случае, если график отпусков переутверждается, и внесенные в него коррективы относительно отпусков не отражают конкретного календарного расположения отпусков, то предоставление уведомлений таким работникам не потребуется. Это обусловлено положениями статьи 123 Трудового Кодекса, в комментариях к которой говорится, что направление уведомления осуществляется только в случае отпуска, предоставляемого с четко определенными датами, по которому не требуется заявление. Если отпуск предоставляется работнику по его заявлению в рамках определенного в графике отпусков месяце, то уведомление не потребуется.
Работодатель включил в график отпусков, но не выдал уведомление о том, что через две недели будет отпуск. Правомерно ли?
Здравствуйте, Марина! Необходимо иметь полную информацию о том, в каком виде отражена информация о Вашем отпуске в графике отпусков. Если отпуск указан просто месяцами, то предоставляться он будет по заявлению, и тогда уведомление не направляется, так как даты такого отпуска будут содержаться только в заявлении на его предоставление.
Добрый день! Прошу дать разъяснения по копии уведомлений подписанными работниками. Является ли такой документ основанием ?