Предоставление работающему сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска – обязанность каждого руководителя. Однако для того, чтобы процедура была произведена по всем правилам трудового законодательства Российской Федерации, работодателем должны быть соблюдены определенные моменты. В частности, это касается кадровой документации, среди которой немаловажную роль играет записка-расчет.
Что представляет собой записка-расчет
Данный документ является подтверждением факта предоставления работнику законного отпускного периода; также он необходим бухгалтеру предприятия для осуществления расчета оплаты отпускных средств.
Записка-расчет – это официальный документ, применяемый, согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» для расчета заработной платы сотруднику и других причитающихся ему выплат перед предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска.
Также во многих организациях данная форма внесена в специализированные программы, соответственно, при расчете отпускных средств она заполняется в автоматическом режиме.
Данный документ выписывается в отделе кадров предприятия на основании соответствующего приказа об отпуске. После передается в бухгалтерию для дальнейшего заполнения.
Ознакомление сотрудника под роспись с данным документом при этом необязательно.
Сроки для оформления перед отпуском
Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает точных сроков для составления записки-расчета.
В данном случае нужно руководствоваться следующими сроками:
- Согласно статье 123 ТК РФ, не менее, чем за 2 недели до предполагаемой даты отпускного периода руководитель предприятия в обязательном порядке должен известить об этом сотрудника под роспись. В этот же период необходимо издать соответствующий приказ.
- Согласно статье 136 ТК РФ, не менее, чем за 3 дня до даты предполагаемого отдыха руководитель обязан выплатить работнику отпускные средства.
Исходя из этого, составлять записку-расчет нужно в период от двух недель до 3 дней до даты назначенного отпускного периода.
Конкретная дата разработки данного документа может быть установлена непосредственно на предприятии в зависимости от особенностей его работы и закреплена во внутренних нормативных актах.
Расчеты, предоставленные в документе
Как было сказано ранее, записка-расчет состоит из двух частей, одна из которых содержит в себе всю информацию, касающуюся данных работника и отпускного периода, а вторая — непосредственно расчет денежных средств.
В расчет могут быть включены следующие показатели:
- Отпускные денежные средства на основании среднедневного заработка.
- Сумма денежной премии за конкретный месяц, если при выполнении работы сотрудником были выполнены все условия для ее получения, согласно нормативным документам предприятия.
- Размер невыплаченной заработной платы работника.
- Денежные средства как материальная компенсация, если она полагается гражданину, согласно принятым правилам на предприятии.
- Пособие по временной нетрудоспособности, если перед отпускным периодом сотрудник находился на больничном.
- Иные денежные выплаты на основании законодательства РФ.
Заполнение формы Т-60
Записка-расчет – обязательная форма первичных учетных документов; без ее наличия невозможно произвести учет денежных выплат по отпускным периодам в расходных и платежных документах.
Лицо, ответственное за заполнение формы
Так как записка-расчет состоит из двух основных блоков, несущих в себе отличную друг от друга информацию, то и заполнением ее должны заниматься два сотрудника, компетентные в каждом из разделов.
Лицевая сторона документа содержит в себе информацию о данных сотрудника и о предоставляемом отпуске. По своей сути она является дублированием содержания приказа. Соответственно, первый блок документа заполняется и подписывается сотрудником кадрового отдела, после чего передается на расчет в бухгалтерию.
Обратная сторона записки-расчета является наиболее важной и представляет собой расчет отпускных начислений, которые полагаются работнику. Заполняет ее бухгалтер предприятия, после чего проставляет свою подпись для подтверждения правильности указанных сведений.
Документы
Записка-расчет, как и любой другой документ, должна иметь основания для ее составления.
В качестве оснований для ее создания могут быть использованы следующие документы:
- Установленный на предприятии график отпусков.
- Приказ руководителя предприятия о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска.
- Платежная ведомость, на основе которой сотрудникам предприятия выдается заработная плата.
- Расходный кассовый ордер, по которому происходит выдача наличных средств из кассы предприятия.
Правила составления
На лицевой стороне записки-расчета указывается кадровая информация, которая включает в себя:
- Полное название предприятия с указанием организационно-правовой формы.
- Номер документа, согласно внутренней нумерации на предприятии, и дата его заполнения.
- Данные работника: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, разряд, категория, структурное подразделение, а также его табельный номер.
- Период (стаж) работы, за который предоставляется отпуск, количество отпускных календарных дней, а также дата начала и окончания ежегодного отдыха.
- При предоставлении дополнительного отпуска указывается его вид, код, количество дней, период отпуска, а также основание для его предоставления.
- Данные работника кадровой службы, заполняющего документ, с указанием его должности и личной подписи.
На обратной стороне формы Т-60 указывается бухгалтерский расчет отпускных средств, который включает в себя:
- Информацию о доходах сотрудника за каждый месяц последнего года работы, а также итоговая годовая сумма.
- Общее количество дней расчетного периода (календарных, рабочих), а также средний дневной заработок сотрудника.
- В таблице «Начислено» указывается информация о расчетных отпускных начислениях: количество отпускных дней в текущем и будущем месяце, а также сумма за отпуск, рассчитанная умножением среднего дневного заработка на количество дней отдыха. Если работнику полагаются дополнительные начисления, то они также указываются в данной таблице. В столбце 15 «Всего» прописывается общая сумма за отпуск до вычета налога.
- В таблице «Удержано» вписывается сумма налога на доходы, удержанная из общей отпускной суммы столбца 15. В столбце «Причитается к выплате» указывается итоговая сумма отпускных денег, которая полагается к выплате сотруднику.
После таблиц необходимо также прописью написать сумму, причитающуюся к выплате гражданину, номер и дату платежной ведомости (расходного ордера).
Завершает записку-расчет подпись с расшифровкой бухгалтера, производившего расчет отпускных денег работнику предприятия.
Бесплатная консультация:
Всем здравствуйте! Подскажите, как правильно сделать? У работника отпуск с 1 по 14 октября. Соответственно, отпускные рассчитали и выплатили ему в сентябре. Выплаты сентября учтены в расчете. Так вот, при заполнении записки-расчета формы Т-60 как правильно заполнять таблицу «Начислено»? Писать за текущий (сентябрь) месяц или за будущий (октябрь)? Ведь отпускные деньги учтены в сентябре, а отпускные дни приходятся октябрь.
Виталия, здравствуйте! Тоже сомневалась сначала, как правильно нужно писать. Потом знающие люди подсказали, что нужно писать за будущий месяц, то есть за октябрь. Если отпускные деньги были выданы и начислены в сентябре, а отпуск у сотрудника начинается с 1 октября, то количество отпускных дней в записке-расчете формы Т-60 указывается в столбце №11 «за будущий месяц», также и сумма начисленных отпускных средств указывается «за будущий месяц» в столбце №12. Надеюсь, что помогла Вам!
Здравствуйте! Возник такой вопрос. Предприятие ведет учет заработной платы в программе 1С. При начислении отпуска у нас существует электронная форма записки-расчёта Т-60. Так вот, подскажите, обязательно ли ее нужно распечатывать, подшивать к другим документам и хранить на бумажном носителе, если она у нас имеется в программе в электронном виде? И еще вопрос: сколько нужно хранить данный документ на предприятии? Заранее спасибо!
Здравствуйте, Любовь! Составлять форму Т-60 записки-расчета можно как в бумажном виде, так и в электронной форме в специальных программах. При этом в случае хранения документа в электронном виде должно быть соблюдено условие: документ должен быть в обязательном порядке подписан электронной цифровой подписью (пункт 1 статьи 6 Федерального закона России №63). В случае ее отсутствия документ считается недействительным и должен быть распечатан в бумажном виде. При этом также в Постановлении Госкомстата РФ №1 сказано, что данная форма Т-60 не является обязательной к применению; на предприятии может быть разработан собственный шаблон документа. Что касается хранения записки-расчета, то согласно действующему законодательству Российской Федерации, на предприятии она хранится в течение 75 лет; при этом срок не зависит от формы существования документа (бумажная или электронная)!