При оформлении отпуска для сотрудника работодателю следует подготовить ряд документов, включая приказ на отпуск и записку-расчет отпускных, внести отметку в личную карточку работника. Некоторые работодатели также ведут для удобства журнал учета отпусков.
Есть ли необходимость в ведении журнала учета отпусков
Обязанность работодателя по ведению журнала учета отпусков не предусмотрена Трудовым кодексом, а также иными нормативно-правовыми актами. Информация об отпусках отражается в приказе на предоставление отпуска и в графике отпусков. Указанные документы обычно составляются по формам Т-6 и Т-7, утвержденным Росстатом.
Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно. По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.
Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала. Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков.
Ведение журнала об учете отпусков может быть необходимо организации для решения следующих задач:
- Систематизации сведений об отпусках.
- Обобщения информации о предоставляемых сотрудникам отпусках.
- Получения наглядных сводных данных.
- Отслеживания последовательности издания приказов об отпусках, недопущения нарушения нумерации и обеспечения непрерывности номеров.
В некоторых случаях журнал об учете отпусков может стать основанием для принятия важных кадровых решений (например, для решений о применении дисциплинарных взысканий), использоваться в качестве доказательства в суде или в иных целях.
Способ ведения
Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы. Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.
Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.). Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись. Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.
Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.
Типовая форма и образец
Также готовые формы учетных журналов в твердой обложке выпускают некоторые типографии. Их можно приобрести по желанию в любом магазине, реализующем печатную продукцию.
Способ ведения журнала работодателю целесообразно прописать в соответствующем локальном нормативном акте (например, в принятом Положении о кадровом делопроизводстве).
Порядок заполнения
Журнал регистрации отпусков имеет целью фиксацию распоряжений или приказов, которые были изданы работодателем по факту выхода сотрудника в отпуск. Формирование таких приказов является обязательным для работодателя. Они составляются в свободной форме или по утвержденным Росстатом образцам Т-6 или Т-6а.
Стандартный журнал учета отпусков имеет табличную форму, в которую в хронологическом порядке вносятся сведения об оформляемых работодателем приказах на отпуск.
В журнале регистрации отпусков (приказов на отпуск) обычно присутствуют такие графы:
- Порядковый номер записи (начиная с «1» и далее).
- Дата подготовки приказа об отпуске (число, месяц и год приказа, на основании которого сотрудник вышел в отпуск).
- Номер приказа (он может быть любым, согласно принятой системе нумерации документов в компании, но присвоенные номера не должны повторяться в течение года).
- ФИО сотрудника, которому был предоставлен отпуск.
- Его должность (структурное подразделение).
- Виды отпуска (например, ежегодный, дополнительный, административный или учебный).
- Дата начала и окончания отпуска (конкретные даты).
- Количество дней отпуска (отпуск всегда указывается в календарных днях).
- Основание для предоставления (обычно это график отпусков на текущий год, который обязан заблаговременно утвердить работодатель и ознакомить с ним всех сотрудников; но если сотрудник уходит в отпуск вне графика, то здесь можно прописать реквизиты поступившего от него заявления; если отпуск является учебным, то основанием станет справка-вызов).
- Графа с примечаниями и особыми заметками.
Так как форма журнала является произвольной, то в него могут включаться специальные графы, которые нужны для удобства конкретного работодателя.
Но некоторыми кадровыми специалистами указывается данная информация уже изначально, а затем вносятся правки, пометки и исправления. Такой вариант также допустим.
Помимо указанных сведений, журнал учета имеет титульный лист (обложку), на которой указывается общая информация о нем:
- Как именуется документ.
- Какие документы подлежат регистрации в нем (например, работодатель может вести отдельные журналы для регистрации приказов об оплачиваемых, декретных и административных отпусках).
- Наименование компании-работодателя, которая ведет журнал.
- За какой период приводятся сведения (обычно это определенный календарный год).
- Ответственные за ведение журнала лица (должности с ФИО).
Бумажный журнал нумеруется и прошивается. Электронная версия журнала должна быть распечатана по итогам года и передана на хранение в архив.
Таким образом, журнал учета отпусков не является обязательным документов в организации. Он ведется по желанию работодателя для удобства учета приказов об отпуске сотрудников. Допускается ведение журнала в письменном и электронном форматах. Журнал об учете приказов об отпусках не запрашивается в ходе проверок контролирующими инстанциями, и его отсутствие не может стать основанием для привлечения работодателя к ответственности за нарушение законодательства. Законодательство не содержит установленных требований к форме и порядку ведения такого учетного журнала.
Бесплатная консультация: