Бесплатная консультация
Москва и область
+7 (499) 110-33-98
Санкт-Петербург
+7 (812) 407-22-74

Трудовая книжка

Трудовые книжки содержат основную информацию о работнике и являются документом строгой отчетности. Заполнением трудовых книжек занимается отдел кадров предприятия в соответствии с правилами и инструкциями, утвержденными законодательством РФ.

Понятие и регулирование трудовых книжек

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий данные о трудовой деятельности гражданина. Согласно ст. 66 ТК РФ, перечень сведений в трудовой книжке должен включать:

  • ФИО и дату рождения работника;
  • наименование специальности;
  • наименования работодателей;
  • дату начала и окончания работы у каждого работодателя;
  • занимаемые должности;
  • основания для расторжения трудового соглашения;
  • данные о прохождении профессиональной переподготовки;
  • данные о присвоении государственных или внутренних наград предприятия.

Постановление Правительства №225 описывает правила хранения и учета трудовых, а также порядок внесения изменений и выдачи дубликата документа при порче или утрате. Требования к заполнению трудовой приведены в Постановлении Минтруда №69.

Форма и условия оформления

В настоящее время существует три действующие формы трудовой книжки – образцы 2004, 1973 и 1938 годов. Все формы имеют равную юридическую силу и подлежат замене только при утере или порче.

В Приказе Минфина №117 приводится изображение-образец каждой страницы трудовой книжки образца 2004 года. На первой странице расположены серия, номер и поля для записи данных работника, здесь же ставится дата выдачи, подпись и печать ответственного лица.

На страницах 2-21 расположены таблицы для внесения сведений о работе. В таблице 4 графы (столбца). В первой графе указывается номер записи по порядку, во второй – дата записи, в третью графу вносится запись о переводе, увольнении и т. д., а в четвертой графе ставится номер и дата приказа, являющегося основанием для записи.

С 22 страницы бланк трудовой разлинован для внесения сведений о наградах, данный раздел заполняется так же, как и сведения о работе.

Оформление трудовой на работника осуществляется сотрудником отдела кадров при соблюдении следующих условий:

  • данное место работы является для работника основным;
  • фактически отработано 5 смен;
  • работник оформлен официально по трудовому договору.

Если специалист привлекается в организацию на основе не трудового, а гражданско-правового соглашения для выполнения определенных задач, то трудовая книжка не оформляется.

Если, помимо основного труда, гражданин подрабатывает по совместительству, он может потребовать внести сведения о такой подработке в трудовую – для этого нужно получить заверенную копию приказа о трудоустройстве по совместительству и предоставить ее в отдел кадров по основному месту работы.

Правила заполнения

При оформлении трудовой книжки нужно придерживаться следующих правил:

  • записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой;
  • чернила должны быть световлагостойкие, черного, синего или фиолетового цветов;
  • месяцы при записи дат указываются цифрами, годы – полностью.

Порядок заполнения трудовой книжки для работника, трудоустроенного впервые:

  • На первую страницу вносятся данные работника и заверяются его подписью, подписью сотрудника отдела кадров и печатью организации.
  • В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится полное и сокращенное название фирмы работодателя.
  • В графы 1 и 2 перед названием фирмы вносится номер записи и дата первого рабочего дня принятого сотрудника.
  • В графе 4 указывается номер приказа о приеме на работу.
  • В графе 3 под названием фирмы нужно указать название отдела или подразделения, куда принят работник, его должность и квалификацию (разряд).
  • Все внесенные в трудовую книжку сведения копируются в учетную карточку сотрудника.

Данные об образовании и ФИО работника вносятся на основании паспорта и документов об образовании. Исправления и зачеркивания не допускаются, а при изменении данных об образовании или смене фамилии новые сведения вносятся рядом с предыдущими записями на первой странице.

Должность сотрудника нужно указывать, согласно штатному расписанию, принятому в фирме, а если работникам данной должности полагаются льготы в соответствии с законодательством, то название должности указывается в соответствии с квалификационным справочником.

При увольнении сотрудника графы 1, 2 и 4 заполняются так же, как и при приеме на работу, а в графе 3 указывается причина увольнения. Запись об увольнении закрепляется печатью организации.

Когда все страницы трудовой заполнены, заводится вкладыш в трудовую книжку, представляющий собой отдельный документ, недействительный без трудовой. Бланк вкладыша разлинован так же, как трудовая, и является ее продолжением. На первую страницу вкладыша вносятся данные работника, а в трудовую ставится штамп «Выдан вкладыш».

Правила и порядок использования голограмм в трудовых книжках и бланках вкладышей к ним, с точки зрения защиты документа
К оформлению трудовой книжки предъявляются очень серьезные требования, в том числе в части реализации мероприятий, ...
Как индивидуальному предпринимателю внести запись в трудовую при работе на самого себя?
Индивидуальный предприниматель, или ИП является самостоятельным субъектом деятельности. В процессе своей деятельности ИП может работать ...
Куда следует обращаться при потере трудовой книжки и кто должен заниматься ее восстановлением?
Потеря трудовой книжки может осложнить расчет стажа при выходе на пенсию, а также создать трудности ...
Копия трудовой книжки для оформления загранпаспорта: когда нужно оформлять и каким образом?
Загранпаспорт рассматривается в качестве документа, удостоверяющего личность конкретного человека за пределами Российской Федерации. Для его ...
Оформление трудовых правоотношений: допустимо ли оформлять две трудовые книжки одновременно?
Использование трудовой книжки является обязательным условием при заключении трудового договора, который имеет статус официальных трудовых ...
Дисциплинарные взыскания и правила их внесения в трудовую книжку: когда возможно внесение?
Ситуаций, когда работник нарушает свои непосредственные обязанности или технику безопасности в организации, встречается достаточно много. ...
Первичное заполнение трудовой книжки: правила оформления и основные нюансы для впервые заполняемого документа
Трудовая книжка на основании положений Трудового кодекса Российской Федерации и других нормативных актов, сопровождающих оформление ...
Правила и порядок восстановления трудовой книжки в случае утери и возможные меры ответственности для халатного работодателя
Трудовая книжка как документ предоставляется в обязательном порядке при трудоустройстве на очередное место работы. Обязанность ...
Как правильно рассчитать трудовой стаж сотрудника по трудовой книжке и для чего он нужен?
Под трудовым стажем понимается продолжительность периода рабочей деятельности гражданина. Для расчета трудового стажа можно воспользоваться ...
Как правильно организовать хранение трудовых книжек в организации и для чего нужен их строгий учет?
Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость. Она является документом ...
Как правильно оформить и отправить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?
При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется. Это может ...
Что собой представляет электронная трудовая книжка, и когда состоится переход на электронный формат?
По состоянию на сегодняшний день регулярно появляются инициативы внедрения электронного формата трудовых книжек. Но законодательно ...

Исправление ошибок

Если при записи сведений о работе или о награждении была допущена ошибка или указаны недостоверные сведения, то исправление вносится так:

  1. Ниже последней введенной записи в графе 3 указывается порядковый номер записи, в которой допущена ошибка, и приводится корректный вариант записи.
  2. В графах 1 и 2 ставится порядковый номер и дата внесения исправлений.
  3. В графе 4 переписывается номер приказа из записи с ошибкой, а если ошибка была в номере приказа, то номер приказа об устранении данной ошибки.

Пример записи в графе 3: «Запись под номером 04 считать недействительной, следует читать (текст корректной записи)».

При допущении ошибок на первой странице при первичном оформлении трудовой бланк считается испорченным и оформляется новый бланк.

Хранение и учет

Для обеспечения сохранности трудовых книжек и внесенных в них сведений сотрудники отдела кадров ведут следующие документы:

  • приходно-расходную книгу учета бланков трудовых и вкладышей;
  • книгу учета оформленных трудовых книжек;
  • учетные карточки сотрудников.

В книге учета бланков фиксируется приобретенные фирмой, а также израсходованные и испорченные бланки трудовых книжек. В книге учета трудовых фиксируются книжки, принятые от работников при трудоустройстве и выданные им при увольнении с указанием серии и номера документов, а в учетной карточке содержатся все сведения, занесенные в трудовую – они используются для восстановления трудовой при утере или порче.

Сотрудники отдела кадров ежемесячно направляют в бухгалтерию выписку из приходно-расходной книги учета бланков трудовых с указанием количества израсходованных и оставшихся бланков.

Трудовые книжки, не затребованные уволенными сотрудниками или родственниками умерших работников, подлежат хранению в организации работодателя в течение 25 лет или до ликвидации, после чего передаются в городской архив.

Ответственность

Трудовые книжки и вкладыши к ним, а также книги учета трудовых и учетные карточки являются документами строгой отчетности. Нарушение правил ведения, учета и хранения данных документов может грозить штрафом в размере 1000-5000 рублей (ст. 5.27 КоАП).

Наличие у работника нескольких трудовых книжек не является нарушением законодательства, но может привести к проблемам при трудоустройстве, так как службы безопасности могут определить факт сокрытия предыдущего места работы путем направления запроса в Пенсионный фонд, а затем запроса предыдущему работодателю о причине увольнения.

Трудовые книжки позволяют подтвердить данные резюме на собеседованиях при трудоустройстве, а также трудовой стаж работника до 2002 года. При заполнении бланков трудовых важно соблюдать законодательные нормы и стандарты, принятые в организации.