По состоянию на сегодняшний день регулярно появляются инициативы внедрения электронного формата трудовых книжек. Но законодательно возможность перехода на электронный формат трудовых книжек пока не урегулирована.
Нововведения в трудовом законодательстве
На заседании Правительства в июне 2018 года Д. Медведев дал распоряжение профильным инстанциям подготовить законопроект по внедрению в бизнес-практику электронных книжек. Внедрить такой формат трудовых книжек после проработки всех деталей предполагается после 2020 года.
Хотя такой законопроект был подготовлен, предполагается, что внедрение электронных трудовых книжек будет проходить в несколько этапов. Первоначально нововведение будет распространяться на несколько пилотных регионов, а затем переход состоится в общероссийских масштабах.
Причинами внедрения электронных трудовых на предприятии является упрощение документооборота (легче вносить исправления в документ) и повышение «прозрачности» (отсутствие возможности внесения самопроизвольных правок и ложных сведений).
Пока внедрение электронных трудовых книжек не урегулировано законодательно, работодатели должны вести бумажные документы на своих сотрудников.
В перспективе переход на электронный формат трудовых книжек позволит внедрить и иные электронные документы: электронный паспорт, пенсионную карту, ИНН и пр.
Что представляет собой электронная трудовая книжка
В настоящее время трудовая книжка является важнейшим документом всех российских работников. Именно на ее основе подтверждается трудовой стаж сотрудника, период работы у отдельного работодателя и причины расторжения трудового договора. Сюда вносятся данные о награждениях и образовании работника.
На основании трудовой книжки осуществляется начисление пенсии. Вся информация из нее дополнительно проверяется, и при утрате трудовой книжки человек не лишается права на пенсию.
Форма и бланки трудовой книжки утверждены на законодательном уровне. При необходимости в трудовую вшиваются вкладыши также на бумажных носителях.
Трудовая книжка в 2018 году имеет единый формат для всех сотрудников и работодателей. Изготовлением бланков трудовых книжек занимается Гознак, что позволяет контролировать документацию и ее оборот.
Согласно используемым сегодня Правилам ведения трудовых книжек №225 от 2003 года, возможность ведения трудовых книжек в электронной форме не предусмотрена. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек №117 прописан в Приказе Минфина №117н от 2003 года. Здесь также не содержится упоминания об электронной версии.
Плюсы и минусы
Электронная трудовая книжка может обладать такими преимуществами перед бумажной версией:
- Защита от подделок. Сейчас на рынке есть огромное количество поддельных трудовых книжек, мало кто из работодателей проверяет эти сведения. Но от подделок страдают интересы как работодателя, так и добросовестных сотрудников.
- Легкая интеграция с государственными инстанциями и передача в них информации из трудовой книжки. Данные в электронном формате легче передать в государственные инстанции при необходимости: не нужно запрашивать и сдавать копии.
- Защита от утраты и кражи. Процедура восстановления трудовой книжки — вещь сложная и трудоемкая. Сведения электронной трудовой книжки будут храниться в единой базе данных и их будет легко восстановить.
- Сокращение временных затрат на делопроизводство. На сегодняшний день в целях учета и хранения трудовых книжек должно быть назначено ответственное лицо. Работодателю также следует обеспечить должное хранение трудовых книжек.
- Упрощение трудоустройства. Сегодня работодатели нередко отказываются отдавать трудовую книжку при увольнении, используя это как средство манипулирования сотрудником. С электронными книжками этого можно будет избежать.
- Недопущение злоупотреблений со стороны работодателя. Электронная трудовая станет хорошей защитой от недобросовестных работодателей, которые могут внести в нее некорректные сведения, не производить отчисления в Пенсионный фонд и другие инстанции.
- Открытость и прозрачность. При электронной версии все действия работодателя с трудовой книжкой будут прозрачны и открыты для сотрудника.
Несмотря на указанные веские преимущества, переход на электронный формат трудовых книжек может иметь и определенные недостатки. В их числе, например, такие:
- Необходимость вложения средств на разработку базы данных для работы с трудовыми книжками.
- Недоступность трудовых книжек в отдаленных населенных пунктах, где отсутствует доступ в интернет.
- Трудности при переносе информации из бумажных трудовых книжек в электронную базу.
- Угроза взлома электронной базы и утечки персональных данных россиян.
Именно на такие аргументы обычно ссылаются противники перехода на электронную версию трудовых книжек. Но большинство из указанных недостатков можно будет избежать при должном проектировании процесса перевода трудовых книжек в электронный формат или доработать уже в ходе практической реализации проекта. Можно сказать, что сегодня переход на электронную версию трудовых является объективной необходимостью.
Сходства и различия электронного варианта с бумажным вариантом
Все проекты по внедрению электронных трудовых книжек не предполагают отказа от бумажной версии трудовых. Напротив, предполагается, что электронная трудовая будет дублировать сведения из бумажной версии и дополнять их. Работодатель не сможет отказать в трудоустройстве сотрудника при отсутствии у него электронной версии трудовой книжки. По крайней мере, об этом упоминало в своих разъяснениях Минтруда.
Таким образом, В России готовится проект по переходу от бумажной версии трудовых книжек к их полноценному электронному аналогу. Электронная трудовая книжка будет представлять собой полный аналог используемой сейчас бумажной версии трудовой книжки. На сегодняшний день бумажная версия трудовой книжки является обязательной, и работодатель не вправе отказываться от нее.
Бесплатная консультация: