К оформлению трудовой книжки предъявляются очень серьезные требования, в том числе в части реализации мероприятий, направленных на защиту от подделки данных, которые в данном документе содержатся и могут говорить о профессиональном движении конкретного сотрудника.
Необходимость использования голограмм и срок их введения
Одним из вариантов такой защиты является наклеивание на бланк трудовой книжки специальной полупрозрачной пленки с голографическим покрытием. Данная пленка призвана выступать в качестве элемента, подтверждающего подлинность документа, а также в качестве защитного документа от возможных подделок или неправомерных исправлений записей в бланке трудовой книжки. Сама голограмма выглядит как круглая наклейка, выполненная на полупрозрачном материале серебристого цвета. На самой голограмме изображается двуглавый орел.
Использование голограмм в трудовых книжках и вкладышах к ним осуществляется с 2008 года, когда ФГУП «Гознак» начал печатать такие наклейки и прикладывать их к создаваемым бланкам трудовых книжек. С момента оформления идеи создания степени защиты для трудовых документов граждан Российской Федерации в 2007 году до формирования бланков с новыми элементами защиты прошло чуть более года.
Несмотря на то что применение данной формы защиты бланков трудовых книжек осуществляется достаточно длительное время, на сегодняшний день нормативного регулирования применения данной голографической наклейки не имеется ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в Положении «О трудовых книжках», которое выступает в качестве основного правового регулятора заполнения данного трудового документа.
Где купить голограммы?
Так как голограмма – это специально разработанная степень защиты для трудовых книжек, ее печать доступна только типографиям, находящимся в ведении ФГУП «Гознак». Реализация такой степени защиты возможна только специальными представительствами данного предприятия либо его партнерами. При этом к организациям, реализующим трудовые книжки с комплектами голограмм, предъявляются требования:
- обязательное наличие специально заключенного с Гознаком или его уполномоченными представителями договора на реализацию продукции;
- обязательное наличие разрешения на реализацию полиграфической продукции, имеющей различные степени защиты, а также бланков строгой отчетности.
В случае возникновения необходимости приобретения голографических наклеек следует понимать, что самостоятельно они не продаются, а поставляются только в комплекте с бланками трудовых книжек.
Кроме того, в комплект поставки также входят рекомендации по использованию таких голографических наклеек.
Правила использования
Так как использование голограмм нормативно не урегулировано, то нет расшифровки и того, куда и каким образом следует клеить данную степень защиты на самом бланке.
В результате такого явления (которое и направлено на защиту от внесения незаконных исправлений в бланк) может возникнуть необходимость заменить бланк трудовой книжки в результате его порчи.
Что касается правил использования голографической наклейки, то выглядят они следующим образом:
- размещение голограммы возможно только работодателем в лице сотрудников его кадровых подразделений после того, как полностью был оформлен бланк трудовой книжки или вкладыша к ней;
- размещение голограммы возможно только на титульном листе бланка самой трудовой книжки и вкладыша к ней. Такое использование данной наклейки обусловлено тем, что она должна защищать информацию, которая изменяться не должна. К такой информации относятся: присвоенный номер бланка трудовой книжки или вкладыша; подпись работника, владеющего конкретным бланком; отметки, проставленные сотрудником кадрового подразделения, который оформлял бланк; печать организации, в которой происходило открытие трудовой книжки или бланка вкладыша к ней;
- место, на которое будет клеиться голограмма, должно быть проверено на наличие посторонних элементов, например, пыли. Это обусловлено тем, что использование мятых или искаженных наклеек недопустимо, так как является порчей бланка трудовой книжки или вкладыша к ней. Кроме того, сама пленка должна быть наклеена только в те места, которые являются определяющими для расположения, а размещение ее в некорректном виде (например, в перевернутом) строго запрещено;
- использование голографической пленки возможно только однократно. Это обусловлено, как уже говорилось выше, хрупкостью материала, в результате чего наклейку следует заменить, если она оказалась смята или порвана еще до момента наклеивания. В противном случае существенно увеличивается риск организовать замену бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
Бесплатная консультация: