В том случае, если в записях в трудовой книжке присутствуют какие-то ошибки, нередко требуется исправление сведений. Как это осуществить и какими правилами и требованиями следует руководствоваться?
Наиболее распространенные ошибки
При заполнении трудовой книжки сотрудником кадрового подразделения или иного отдела организации, который занимается кадровым документооборотом, нередко допускаются ошибки в тех или иных графах или разделах.
К числу основных ошибок относятся:
- грамматические ошибки, которые допускаются, в том числе по невнимательности сотрудников кадровых подразделений организаций;
- ошибки в написании дат того или иного этапа трудовой деятельности работника в организации (которые допущены действующим или предыдущим работодателем);
- ошибки в реквизитах документов, выступающих основаниями для того или иного этапа трудовой деятельности сотрудника в рамках организации;
- внесение сведений в трудовую книжку не той организацией, которая должна вносить такие сведения;
- внесение ошибочных записей, которые не имеют отношения к конкретному работнику.
Эти ошибки могут быть допущены как работником кадрового подразделения той организации, в которой в настоящее время трудится работник, так и на одном из предыдущих мест работы. Именно по этой причине на работника накладывается обязанность собственноручно проверять все сведения, которые вносятся в его трудовую книжку.
Кто имеет право вносить исправления
Внесение исправлений в трудовую книжку допустимо только в том случае, если выявленная ошибка подлежит исправлению. При этом в действующем законодательстве на сегодняшний день не содержится каких-то указаний на то, что может быть изменено путем внесения исправлений, и что не может быть исправлено.
В том случае, если сотрудник еще не трудоустроен официально, но в его трудовой книжке выявлена какая-либо ошибка, то обращаться за исправлением такой ошибки потребуется к прежнему работодателю.
Самостоятельно вносить исправления работнику запрещается, так как это будет считаться порчей трудовой книжки по вине работника.
В том случае, если в таком исправлении опять допущена ошибка, бланк трудовой книжки должен подвергаться замене, так как повторное исправление одной и той же ошибки не допускается.
Порядок исправления
Исправления в трудовую книжку вносятся на основании требований, сформированных в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Минтрудом России в 2003 году. На основании требований данной Инструкции исправления вносятся следующим образом:
- указывается порядковый номер той записи, которая будет выполняться для осуществления исправления ранее допущенной ошибки;
- ставится дата проставления записи о внесении исправлений в ошибочную запись;
- в третьем разделе ставится сама запись с формулировкой «Запись №… от … (дата) считать недействительной»;
- формулировка исправленной записи, которая должна читаться в трудовой книжке;
- реквизиты документа, на основании которой составляется исправленная запись;
- печать работодателя (при наличии ставится печать с формулировкой «Для документов»).
Указанным образом происходит исправление всех ошибок, кроме признания той или иной записи недействительной, например, если речь идет о неправильно указанной записи о поощрении сотрудника.
В этом случае порядок действий будет выглядеть следующим образом:
- указание номера той записи, на основании которой происходит признание недействительной рассматриваемой ошибочной записи;
- указание даты проставления новой записи;
- формулирование отменяющей записи. В ней необходимо указать, по какой причине ту или иную запись следует считать недействительной (например, по причине отмены действия того приказа, который вводил в действие отменяемую запись);
- в последнем разделе ставятся обязательные реквизиты того документа, который выступает основанием для полного аннулирования ранее внесенной записи (номер и дата приказа, отменяющего действие прежнего приказа).
В том случае, если речь идет об исправлении записи во вкладыше к трудовой книжке, то следует учитывать несколько особенностей:
- если ошибка допущена при первом заполнении вкладыша, потребуется замена бланка (при этом составляется акт о том, что конкретный документ подвергается уничтожению ввиду внесения в него ошибочных данных);
- если бланк ранее уже заполнялся, то исправление вносится по общим правилам, которые используются для внесения исправлений в общую часть трудовой книжки.
В том случае, если ранее на титульный лист трудовой книжки был внесен номер вкладыша, который был уничтожен по причине допущения в нем ошибки при первом заполнении, то данный номер исправляется на номер нового вкладыша, выданного взамен испорченного. При этом выдача такого вкладыша осуществляется за счет средств работодателя.
Что нельзя исправлять?
Данный вопрос нередко возникает для кадровых работников по причине того, что в действующих нормах права, регулирующих различные стороны трудовых отношений, ответа на него нет в однозначной форме. На основании практики правоприменения сложилось мнение о том, что нельзя менять данные, расположенные на титульном листе, если были по каким-то причинам допущены ошибки в написании основных данных. Исключением являются случаи, когда осуществляется изменение внесенных данных по причине изменения каких-либо персональных сведений, например, при смене фамилии.
Запрещено исправление любых записей, если такое исправление опирается только на устные слова работника, заметившего ту или иную ошибку. Такие исправления должны опираться только на специально предоставленные документы, подтверждающие правомерность требований работника об исправлении ошибок в его трудовой книжке. В качестве документов, подтверждающих правомерность таких сведений, могут выступать заключенные ранее трудовые договоры, выписки из приказов о приеме на работу и увольнении с нее, о награждении или премировании.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! У меня вопрос следующего рода: изменила фамилию по причине замужества. Работодатель новые данные внес в титульный лист, но при написании новой фамилии допустил ошибку. Как мне быть теперь? менять трудовую книжку?
Здравствуйте, Елена Леонидовна! Да, к сожалению, Инструкцией по заполнению трудовых книжек предписано заменить бланк документа, уничтожив испорченный по вине работодателя, путем выдачи нового бланка. В нем работодатель должен обязательно указать весь тот трудовой стаж, который есть у Вас по предыдущим местам работы. Такое указание осуществляется на основании сведений, содержащихся в Вашей старой трудовой книжке.
Здравствуйте! Мне вынесли благодарность за успешное ведение трудовой деятельности в рамках организации. Но в трудовой книжке указали, что не только наградили, но и поощрили премией. Чему мне верить: записи в приказе или в трудовой книжке? И как поступить?
Уважаемый Петр! Необходимо верить, разумеется, приказу, так как все записи в трудовую книжку вносятся на основании этого документа. В том случае, если по каким-то причинам в трудовой книжке указана информация о премировании, а оно не осуществлялось, потребуется заявить в кадровое подразделение Вашего работодателя о необходимости проверки и исправления внесенной записи в трудовую книжку. Данный раздел исправляется стандартным образом на основании изданного первичного приказа о поощрении Вас как работника
Здравствуйте! Работодатель, оформляя вкладыш к трудовой книжке, его «запорол», а номер внес на титульник трудовой. Второй вкладыш, номер которого тоже внесен на титульник, оказался испорчен. Что теперь мне грозит? Замена трудовой?
Здравствуйте, Виталий! Да, к сожалению, теперь только замена, так как два и более исправления одной и той же информации на титульном листе не допустимы. Однако замена будет осуществляться за счет работодателя и весь Ваш трудовой стаж должен быть отражен в новой трудовой книжке.