Далеко не всегда работник может получить на руки трудовую книжку, если его трудовые правоотношения с действующим работодателем не завершены. Как правило, в подавляющем большинстве случаев работнику приходится довольствоваться копией документа. Каким образом нужно правильно заверить данный документ в настоящее время, чтобы он был принят в любой организации?
Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?
Трудовая книжка в оригинале может быть выдана работнику до момента расторжения трудовых правоотношений только в том случае, если речь идет о предоставлении данного документа в Фонд социального страхования.
В остальных случаях, чтобы не было нарушения правил выдачи данного документа, на руки работнику по его запросу предоставляется только заверенная копия. Чаще всего такая копия требуется в следующих случаях:
- при предоставлении документов в Федеральную налоговую службу, например, для получения налогового вычета;
- для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации, если работник достиг возраста выхода на пенсию и занимается ее оформлением, но при этом продолжает работать в той или иной организации;
- в миграционные органы для оформления загранпаспорта и подтверждения своей возможности выезжать в другие государства;
- в визовые центры (так как многие государства предоставляют туристическую, гостевую или рабочую визу только при наличии у заявителя официального места работы в государстве, гражданином которого он является);
- если требуется подтверждение официального стажа и наличия официального места работы при обращении в кредитно-финансовые учреждения и т. д.
Новые правила
Выдается заверенная копия трудовой книжки или выписка из нее по личному заявлению сотрудника, которому она потребовалась. В заявлении необходимо указать информацию о том, куда именно будет предоставляться копия такого документа.
До 1 июля 2018 года при заверении копии трудовой книжки было достаточно поставить отметку «Верно» или «Копия верна», а также указать, кто делает такое заверение (должность и ФИО кадрового работника или иного приравненного к нему сотрудника), поставить подпись заверителя и печать организации.
В соответствии с требованиями данного документа отметка о заверении теперь должна включать следующие составные части:
- само слово «Верно» или словосочетание «Копия верна»;
- данные о должности лица, которое копию заверяет;
- подпись такого сотрудника вместе с его расшифровкой (ставятся инициалы и фамилия);
- дата, в которую было осуществлено такое заверение (независимо от того, идет ли речь о копии трудовой книжки или выписке из нее);
- информация о том, где хранится подлинник документа, с которого снята копия или сделана выписка), если такая копия предоставляется в другую организацию;
- печать организации (если она имеется у организации, несмотря на то, что с апреля 2015 года ООО и АО имеют право обходиться без нее).
Если речь идет о заверении копии трудовой книжки или выписки из нее, которая предоставляется для Федеральной налоговой службы, то заверяющего сотрудника необходимо предупредить о данном месте подачи заверенного документа заранее. Это обусловлено тем, что относительно проставления печати на копии трудовой книжки или выписки из нее у ФНС России имеются свои требования, которые противоречат новому ГОСТу в той части, что такая печать должна в обязательном порядке затрагивать подпись и расшифровку лица, осуществившего заверение. В противном случае документ может быть не принят сотрудником подразделения ФНС как несоответствующий установленной форме.
Где можно заверить
Если говорить о местах, где можно заверить копию трудовой книжки, то место обращения будет напрямую зависеть от того, работает ли сейчас конкретный человек или нет:
- если сотрудник, нуждающийся в предоставлении ему заверенной копии трудовой книжки, в настоящее время официально трудоустроен, то ему достаточно обратиться в кадровое подразделение своей организации либо к тому сотруднику, который приравнен к кадровикам. В течение трех дней с момента заявления такой сотрудник будет обязан предоставить ему заверенную надлежащим образом копию;
- если человек не трудоустроен официально, а его трудовая книжка находится у него на руках, заверение может осуществить нотариус, который не только поставит свои подписи и печати на документе, но также и установит отметку о том, когда было осуществлено заверение.
Независимо от того, кто именно заверял копии документов, они будут иметь равную юридическую силу и принимаются затребовавшими их организациями без каких-либо ограничений и споров.
Если то или иное заведение отказывает в приеме заверенной копии, то данный отказ нельзя считать правомерным.
Наиболее распространенные ошибки
В силу того, что новый ГОСТ относительно заверения трудовых книжек только начал свое действие, в настоящее время сохраняется достаточно большое количество ошибок при заверении такого типа документов. К числу наиболее распространенных относятся:
- отсутствие отметки о месте хранения оригинала заверяемого документа;
- неправильное расположение штампа печати организации (захватывается подпись и расшифровка на копиях, которые не предназначаются для ФНС России);
- допущены какие-либо исправления в формулировках, в том числе если произошла ошибка в написании какого-либо слова;
- на самой копии исправлены какие-либо сведения, которые не были исправлены в оригинале документа.
В том случае, если была допущена какая-либо из таких ошибок, потребуется снять заново копию с документа и заверить его в соответствии с установленными требованиями, так как, в противном случае, документы могут попросту не принять у предоставляющего их лица в силу того, что они будут считаться недействительными. Однако следует помнить о том, что если в саму трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, то заверять копию придется снова, так как копия потеряет свою силу действия.
Для того чтобы минимизировать возможные ошибки, допускаемые сотрудниками кадровых подразделений и приравненных к ним лиц, можно изготовить специальный штамп, в котором изменению будут подлежать только дата его проставления, а также сведения о лице, осуществившем заверение.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, у нас на работе нет кадровиков как отдела. Должность главного бухгалтера тоже в данный момент пустует. Кто может мне заверить выписку трудовой книжки для миграционной службы на оформление загранпаспорта?
Здравствуйте, Марина! В данном случае надо смотреть Ваше штатное расписание, так как в нем указывается, кто замещает главного бухгалтера, в том числе, если данная должность пустует по каким-то причинам. В том случае, если по каким-то причинам заместителя главного бухгалтера в организации нет, то заверение выписки трудовой книжки должен проводить руководитель. Если руководитель не выполняет по каким-то причинам заверение выписки или копии трудовой книжки, то можно обратиться к нотариусу, но только в том случае, если у работника есть возможность предоставить оригинал трудовой книжки. Если оригинала нет, то нотариус в заверении копии откажет.
То есть я должна обратиться к своему работодателю за тем, чтобы он выдал мне оригинал моей трудовой книжки, а нотариус заверит выписку?
Нет, выписку из трудовой книжки нотариус заверить не имеет права, так как это сугубо кадровый документ. Выписку из трудовой книжки может заверить только руководитель (в отсутствие кадровой службы или иных сотрудников, на которых возлагается обязанность по кадровому документообороту).
Необходима копия трудовой книжки для Федеральной налоговой службы (для получения налогового вычета по приобретению недвижимости). Однако кадровики заверяют книжку по-новому. Как мне быть, потому что такой вариант копии у меня не принимают?
Уважаемый Виктор, в том случае, если Вы делаете запрос на предоставление копии трудовой книжки в письменном виде, Вам необходимо указать, для какого именно органа Вам требуется данная копия. Отказ Федеральной налоговой службы в приеме данного вида копии правомерен, так как внешний вид документов, принимаемых этим государственным органом, зафиксирован в специальных письмах ФНС России.
А как быть в ситуации, если я оставляю в письменном виде заявление на предоставление копий, но результат неизменен?
В этом случае можно только порекомендовать обратиться к руководителю Вашей организации.