Трудовая книжка является тем документом, который определяет официальный трудовой стаж конкретного человека, а также позволяет в будущем определить наличие у него должного уровня трудового стажа для начисления пенсии. А как быть, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Правовые акты для восстановления трудовой книжки
На основании статьи 66 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовая книжка является документом, обязательным для предоставления работником при трудоустройстве. Есть только два исключения из правила обязательного предоставления трудовой книжки – если речь идет о первом трудоустройстве, когда работодатель сам оформляет данный документ и делает в нем отметку о первом месте работы, либо когда речь идет о трудоустройстве по совместительству с оформлением либо трудового, либо гражданско-правового договора.
В том случае, если речь идет об утере или порче трудовой книжки (независимо от того, кто виновен в данном факте), работнику выдается дубликат. Данное положение содержится в Части 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной в Постановлении Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.
Случаи выдачи дубликата трудовой книжки
В Инструкции по заполнению трудовых книжек содержится указание на те случаи, когда может быть оформлен дубликат данного документа. Данный перечень, с одной стороны, является исчерпывающим, но с другой может быть расширен в индивидуальном порядке в случае наступления каких-либо дополнительных обстоятельств. К числу основных случаев выдачи дубликата трудовой книжки относятся:
- утеря документа работником или работодателем, в том числе по причине халатности самого сотрудника или ответственного должностного лица работодателя;
- умышленное или неумышленное уничтожение данного документа (например, в случае пожара или наводнения либо с целью сокрытия негативных моментов трудовой биографии сотрудником);
- порча документа по вине работника или работодателя, в том числе если внесенные в него данные оказались некорректными по своему содержанию, например, относительно причины увольнения сотрудника с места работы (в соответствии с приказом о расторжении трудового договора увольнение сотрудника происходит по собственному желанию, а в трудовой книжке ставится отметка об увольнении по инициативе работника по причине нарушения трудовой дисциплины в организации).
Например, если фактическое состояние трудовой книжки затрудняет возможность ее использования из-за сильной потертости, либо персональные данные не читаются.
Порядок оформления
Оформление дубликата трудовой книжки происходит в кадровой службе той организации, где работник числится на дату подачи соответствующего заявления. Общий порядок действий, направленный на создание дубликата трудовой книжки, выглядит следующим образом:
- работник, чья трудовая книжка должна быть восстановлена, пишет заявление в отдел кадров или приравненную к нему службу в своей организации о необходимости оформления ему дубликата трудовой книжки. Написать данное заявление придется в любом случае независимо от того, по какой причине приходится восстанавливать данный документ. Связано это с тем, что именно на основании данного документа происходит дальнейшее построение всей работы сотрудников кадрового подразделения организации;
- на основании поданного заявления сотрудник кадрового подразделения направляет запрос в Пенсионный Фонд Российской Федерации, а также в Фонд социального страхования, в Федеральную налоговую инспекцию для того, чтобы получить информацию обо всех официальных местах работы заявителя, а также о полученном общем трудовом стаже (в том случае, если работник не смог предоставить копии или оригиналы официально заключенных трудовых договоров);
- на основании полученных сведений формируется информация об общем трудовом стаже работника, а также о том, с какого момента исчисляется трудовой стаж работника. Кроме того, в данный документ будет внесена также информация об образовании работника, а также присвоенной ему профессии. А для облегчения идентификации такого сотрудника добавляется информация о дате рождения сотрудника;
- сформированная информация об общем стаже работника вносится в новый бланк трудовой книжки, заполненный в соответствии с требованиями, указанными в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Пометок о том, что данный документ является дубликатом, делать не допускается, так как, в противном случае, трудовая книжка не будет считаться действительной. Единственным отличием в ее заполнении будет то, что на первом развороте данного документа в Разделе 3 первой записью станет указание на общий трудовой стаж работника, который у него сформировался до поступления на работу в новую организацию.
Общий срок, в течение которого происходит восстановление трудовой книжки в виде выдачи ее дубликата, составляет, как правило, от одной рабочей недели (то есть не менее пяти рабочих дней).
Обусловлен такой длительный срок тем, что кадровому подразделению необходимо получить ответы на все разосланные запросы об имеющемся официальном трудовом стаже работника. Предельный срок ожидания дубликата трудовой книжки не может превышать пятнадцати дней с момента подачи заявления на восстановление документа.
Необходимые документы
Так как процедура получения дубликата трудовой книжки – процесс достаточно длительный, работник имеет возможность его ускорить, если быстро предоставит необходимые документы, которыми сможет воспользоваться сотрудник кадрового подразделения. К числу тех документов, которые потребуются для быстрого оформления дубликата трудовой книжки, относятся:
- паспорт работника или иной документ, который удостоверяет его личность на территории Российской Федерации;
- СНИЛС (или свидетельство обязательного пенсионного страхования);
- в случае с военнообязанными сотрудниками потребуется также предоставление военного билета;
- копии или оригиналы имеющихся трудовых договоров и выписки из приказов о расторжении таковых, а также дополнительные соглашения об изменении должности или наименования подразделения, в котором трудится такой сотрудник;
- для женщины, имеющей детей, свидетельство о рождении таковых для определения сроков пребывания в отпуске по уходу за ребенком.
Процедура выдачи дубликата трудовой книжки может быть платной, если такое требование установлено самим работодателем, за исключением ряда случаев, а именно:
- если работодатель потерял все трудовые книжки, которые имелись у его сотрудников по причине действия обстоятельств непреодолимой силы;
- сотрудником кадрового подразделения неверным образом был заполнен титульный лист документа;
- порча трудовой книжки произошла не по вине сотрудника, которому она принадлежит.
В остальных случаях работодателю дается право взимать плату за выдачу дубликата трудовой книжки, но она не может быть выше, чем стоимость самого бланка.
Бесплатная консультация:
При переезде в другой регион потеряла трудовую книжку. Смогу ли я восстановить весь свой трудовой стаж, если за весь период трудовой деятельности сменила несколько регионов проживания?
Уважаемая Василина, для восстановления Вашей трудовой книжки Вам необходимо сообщить о факте утери документа новому работодателю, к которому Вы будете трудоустраиваться. Возможно, что первоначальное оформление произойдет на основании гражданско-правового договора (как решит сам работодатель). Параллельно будет вестись работа по восстановлению Вашей трудовой книжки. При этом, Вам потребуется сообщить самому работодателю, что за весь период Вашей трудовой деятельности Вы сменили несколько регионов проживания, а также указать, где именно трудились, чтобы запросы по регионам направлялись как можно быстрее.
Как быть, если действительный работодатель отказал в восстановлении трудовой книжки? А у меня же там такой стаж!
Уважаемая Ксения Олеговна, работодатель не вправе отказать Вам в восстановлении трудовой книжки в том случае, если утеря или порча произошли по его вине. Если Вы виноваты в произошедшем, то данный вопрос остается на усмотрении работодателя. Если работодатель отказывается в восстановлении, то Вам придется обращаться за помощью в Пенсионный Фонд и Налоговую инспекцию за документами, подтверждающим Ваш трудовой стаж. Однако восстановления документа не произойдет.
То есть я не смогу добиться от работодателя получения нового документа, если потеряла трудовую книжку сама?
К сожалению, в действующем Трудовом законодательстве не содержится требование о том, что работодатель обязан Вам предоставить дубликат. Возможно, Вам потребуется обратиться в суд для восстановления своего права, либо доказать, что утеря произошла по независящим от Вас обстоятельствам. Других вариантов, к сожалению, нет.