Трудовая книжка на основании положений Трудового кодекса Российской Федерации и других нормативных актов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений, является обязательным документом для заполнения, если работник трудится у работодателя по основному месту работы более пяти дней. Каким образом получить данный документ впервые и что для этого придется сделать?
С какого возраста оформляется трудовая книжка?
Оформление трудовых правоотношений в официальном виде происходит не ранее, чем с достижения работником возраста восемнадцати лет. В связи с этим и оформление трудовых книжек для фиксации официального места работы начинается с возраста восемнадцати лет.
В исключительных случаях работодатель может оформить трудовые отношения путем заполнения бланка трудовой книжки с работником, который достиг возраста четырнадцати лет, но только в том случае, если на заключение такого вида трудовых отношений есть письменное согласие родителей или законных представителей такого работника, а также органов опеки и попечителя. Кроме того, при оформлении трудового договора и трудовой книжки на такого работника следует помнить о том, что для такого работника особое внимание должно быть уделено соблюдению его прав и обязанностей, а выполняемая им работа не должна оказывать негативного влияния на получаемое им образование (если такой работник совмещает получение общего образования в рамках школы или иного образовательного учреждения общеобразовательной ступени и официальное трудоустройство по трудовому договору).
Необходимые документы для оформления трудовой книжки
Для оформления трудовой книжки впервые есть свой перечень документов, который может быть трансформирован, но только при условии, что будут присоединены дополнительные документы, подтверждающие уровень образования такого работника.
К числу обязательных документов, которые потребуются для первичного заполнения трудовой книжки, относятся:
- паспорт потенциального работника, который призван подтвердить его личность. Предоставление данного документа возможно только в оригинале, так как даже заверенная копия не может быть использована для заполнения документа;
- свидетельство о рождении, если речь идет о необходимости дополнительной идентификации каких-либо персональных данных соискателя должности (даже если потенциальному сотруднику исполнилось только четырнадцать лет, свидетельство о рождении не может выступать документом, который будет единственным подтверждать личность такого соискателя, так как по действующему законодательству в четырнадцать лет у ребенка уже должен быть свой паспорт);
- документ, подтверждающий образование такого сотрудника (либо его копия, если оригинал не может быть предоставлен по каким-либо причинам, например, он находится в другом учебном заведении). Если речь идет о работнике, который не окончил образовательное учреждение общеобразовательной ступени, то предоставляется справка о том, на каком этапе в данный момент такой соискатель (обучается в том или ином классе, переведен в очередной класс и т. д.);
- если речь идет о трудоустройстве военнообязанного соискателя, то ему потребуется предоставить также и оригинал военного билета (с него снимается копия и вкладывается в личное дело, при этом в трудовой книжке о воинской обязанности отметки не ставятся, если этого не пожелает сам соискатель).
Где и как купить бланк?
В Трудовом кодексе Российской Федерации, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Министерством труда Российской Федерации, содержится указание на то, что данный документ при его первичном оформлении, когда речь идет о первом трудоустройстве, выдается работодателем из своих собственных резервов либо приобретается для предоставления работнику.
В том случае, если по каким-либо причинам у работодателя нет в резерве трудовых книжек, работник может приобрести бланк за свой счет, но потом написать заявление на возмещение затрат, предоставив работодателю товарный и кассовый чеки на приобретение данного бланка документа.
Если бланк был испорчен при первом заполнении, даже если его приобретал работник, выдать новый на замену обязан именно работодатель.
Стоимость данного документа колеблется в зависимости от региона и находится в диапазоне от 180 до 250 рублей. При этом приобретаться должны только те бланки, которые произведены Гознаком и имеют соответствующие степени защиты.
В противном случае работодатель может и не принять данный документ к использованию и заполнению.
Правила и порядок оформления
Заполнение трудовой книжки в первый раз происходит на основании предоставленных документов соискателя сотрудником кадрового подразделения первого работодателя. Заполнению подлежат титульный лист, а также сведения о приеме на работу и всех трудовых перемещениях конкретного сотрудника.
На титульном листе располагаются сведения об имени, отчестве (если есть) и фамилии работника, его дате рождения и образовании. После того как работник ознакомился с правильностью оформления данного раздела, он ставит свою подпись на титульном листе в установленном для этого месте. Достоверность указанных сведений подтверждается подписью сотрудника кадрового подразделения и печатью организации, которая оформляла такой бланк.
Заполнение раздела «Сведения о работе» происходят только в соответствии с изданным приказом о приеме на работу конкретного сотрудника. В данном разделе указываются следующие сведения:
- информация о наименовании работодателя;
- данные о дате приема на работу сотрудника;
- сведения о той должности, на которую он принимается;
- дата издания и номер приказа, выступающего в качестве основания для возникновения трудовых правоотношений.
Порядковый номер такой записи присваивается «1», так как данная запись ставится первой в трудовой книжке.
Если ошибка была допущена в указании сведений о работе, то возможно просто внести исправление, не делая каких-либо замен. Однако такое исправление должно быть оформлено в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! Устроилась на работу первый раз. Трудовых книжек в организации не было — они попросили купить самой. Все сделала, купила именно вариант Госзнака. А деньги мне за нее не возвращают, хотя я читала, что должны. И еще мне бланк запороли — не ту дату указали рождения. Новый бланк я тоже сама покупала. Стоит бежать от такого работодателя? Если даже деньги за трудовые книжки не возмещают?
Здравствуйте, Вероника! Бежать или нет от такого работодателя — решать, разумеется, Вам. Что же касается трудовой книжки, то на основании статьи 66 Трудового Кодекса Российской Федерации, данный кадровый документ должен был Вам завести сам работодатель, в том числе, предоставить чистый бланк под заполнение. Если у него по каким-то причинам бланков нет, то он может попросить Вас купить данный документ, но обязательно с тем условием, что Вам будет возмещена его стоимость. Чаще всего такое возмещение проводится в выплату заработной платы (не авансовой ее части, а именно за отработанное по факту время). Поэтому можно только порекомендовать Вам взять квиток и уточнить, есть ли там какие-то компенсационные выплаты. То же самое касается и выдачи бланка взамен испорченного.
Подскажите пожалуйста, прав ли работодатель, что не заменяет мне бланк трудовой книжки, хотя испортил его, когда меняли мне фамилию на титульном листе (работодатель первый, и в трудовой книжке у меня всего одна запись)? Как мне его обязать поменять бланк?
Здравствуйте, Ксения Олеговна! Инструкцией по заполнению трудовой книжки предписано работодателю выдать дубликат данного кадрового документа взамен испорченного, если речь идет о порче бланка по вине сотрудника кадрового подразделения. При этом, не важно, когда и при каких обстоятельствах были совершены ошибки при заполнении данного документа. Так как у Вас данный документ заполняется первым работодателем, то есть в самой трудовой есть одна-две записи, которые могут быть восстановлены на основании имеющихся кадровых приказов, то здесь может сработать личное заявление на имя руководителя организации-работодателя. Если оно не подействует — обращайтесь в Трудинспекцию и суд.