Трудовая книжка является важнейшим документом, в котором отображается вся рабочая биография лица. Процедура ее ведения строго регламентируется законодательством, а работодатель несет всю полноту ответственности за обеспечение сохранности трудовой книжки.
Правовые нормы
Трудовая книжка является базовым документом о трудовой деятельности работника. Она необходима для подсчета стажа работника (как общего, так и страхового – который лежит в основе пенсионных начислений), а также служит подтверждением имеющегося у работника опыта при трудоустройстве.
Работодатель может удостовериться в правдивости указанной соискателем причины ухода с предыдущего места, так как в трудовой книжке указываются основания для расторжения трудового договора.
Процедура хранения и оформления трудовых книжек опирается на следующие положения закона:
- Ст. 66 Трудового кодекса.
- «Правила ведения и хранения трудовых книжек ..», утвержденные Постановлением Правительства в 2003 году №225. Этот документ утверждает форму, образец трудовой книжки и вкладыша, а также регламентирует вопросы ведения и хранения.
- «Инструкция по заполнению трудовых книжек…», утвержденная Минтрудом от 2003 года №69. Этот документ определяет порядок заполнения разделов трудовой книжки и порядок исправления ошибок.
Порядок ведения трудовых книжек
Трудовые книжки на своих сотрудников, проработавших более 5 дней, обязаны вести все работодатели без исключения. Исключения составляют работодатели в статусе физических лиц (кроме индивидуальных предпринимателей).
Порядку ведения трудовых книжек посвящена «Инструкция по заполнению трудовых книжек…», утвержденная Минтрудом от 2003 года №69.
В трудовую книжку вносится информация о работнике и трудоустройстве:
- О выполняемой им работе: куда, на какую должность он был принят и в какое подразделение.
- О переводах на иную должность внутри одного работодателя (например, о повышениях).
- О периоде работы.
- О наградах и поощрениях за отличный труд.
- Об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса, которая послужила основанием расторжения трудового договора.
Трудовая книжка представляет собой бланк установленной формы с разными степенями защиты с указанием серии и номера, на 20 разворотов. Страницы документа пронумерованы и имеют разделы с записями:
- Сведения о сотруднике на титульной странице.
- Сведения о работниках.
- Сведения об имеющихся награждениях.
Когда предусмотренное для внесения записей в трудовой книжке место закончилось, то следует оформить вкладыш для нее. К такому вкладышу предъявляются аналогичные требования, что и к самой трудовой книжке.
В обязанности работодателя входит обеспечение нужного запаса бланков трудовых книжек и вкладышей (по Правилам №225 п. 44). Бланки рекомендуется приобретать работодателю у официальных распространителей, которые уполномочены Гознаком. Работодатель не вправе требовать приобретение трудовой книжки от работника.
Правила ведения
При ведении трудовых книжек стоит учитывать такие правила:
- Даты должны быть написаны строго арабскими цифрами (например, сотрудника взяли на работу 15 января 2018 года – это записывается как 15.01.2018).
- Допускается использование фиолетовых, синих или черных чернил.
- Записи должны вноситься аккуратно и в полном объеме.
- Сокращения не допускаются.
- Информация вносится на русском языке или официальном языке республики.
- Данные о работе вносятся на основании выпущенного приказа о приеме на работу, о переводе, об увольнении или о награждении.
- Данные вносятся не позднее 7-дневного срока, при увольнении – в тот же день.
- Каждой записи присваивается свой собственный порядковый номер.
Внесенные в трудовую книжку записи должны дублироваться в личной карточке сотрудника. С ними он обязательно знакомится под подпись.
Внесение изменений и исправлений
При обнаружении в трудовой книжке неправильной или неточной записи ее исправление производится по месту работы, где она была внесена, или же новым работодателем на основании полученной им уточненной информации. Когда старый работодатель был реорганизован или ликвидирован, то правки должна внести организация-правопреемник или новый действующий работодатель на основании архивных данных.
Так, например, записи о фамилии, имени, отчестве сотрудника исправляются на основании предъявленного им паспорта, свидетельства о рождении и браке (разводе), об изменении фамилии, имени или отчества и пр. Подобные правки необходимо сделать на титульном листе со ссылкой на номер и дату подтверждающих документов. Для внесения изменений в персональные сведения прежние фамилия, имя, отчество зачеркиваются одной прямой линией и проставляются новые данные.
Ссылки на документы, которые стали основой для внесения правок, делаются на внутренней стороне трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью компании.
В тех разделах, где содержатся сведения о работе или наградах, зачеркивание неточных данных не допускается. Все изменения вносятся через признание старой записи недействительной и внесения новой — правильной.
Использование корректора или лезвий для внесения исправлений строго не допускается.
Лица, ответственные за ведение документа
Законодательство обязывает каждого работодателя надлежащим образом организовать работу с трудовыми книжками. Для этого назначается уполномоченное должностное лицо, которое будет ответственно в организации за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Обычно подобные полномочия передаются определенному сотруднику из бухгалтерии или отдела кадров.
Как и другие кадровые назначения, ответственное лицо наделяется таким функционалом через издание приказа. Приказ имеет произвольную форму и составляется в письменном виде. В данном документе следует прописать такие сведения, как:
- ФИО сотрудника, который наделяется полномочиями по хранению и учету трудовых книжек.
- Номер приказа, согласно внутренней системе нумерации.
- Должность сотрудника.
- Дата формирования приказа.
- Подпись руководителя.
Должностное лицо может привлекаться к административной ответственности за нарушение порядка хранения и учета трудовых книжек.
Правила хранения и учета
Все полученные от сотрудников трудовые книжки, оформленные работодателем трудовые книжки, а также их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении. Об этом свидетельствует раздел 6 Правил №225.
Оба учетных журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы, а также заверены подписью руководителя и печатью. Об этом сказано в п. 41 Правил.
Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией, и в ней отображается полный спектр информации по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При оформлении нового бланка в книгу вносится серия и номер бланка.
В книге учета движения трудовых книжек прописывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышей. В книге учета прописывается серия и номер трудовых книжек, выданных работникам. Также здесь ставится подпись сотрудника, который получил трудовую книжку на руки в процессе увольнения.
Ключевой принцип для выбора места хранения трудовых книжек – недопущение свободного доступа к ним посторонних.
Сроки хранения
Работодатель постоянно обеспечивает хранение трудовых книжек всех штатных специалистов. Трудовые книжки совместителей хранятся по основному месту работу. То есть по умолчанию срок хранения трудовых книжек совпадает с периодом трудоустройства сотрудника.
Если сотрудник умер, то, согласно п. 37 Правил №225, трудовая книжка выдается на руки одному из родственников на основании его заявления либо направляется в адрес родственника заказным письмом с описью вложения (предварительно нужно получить заявление от родственника или его согласие на пересылку трудовой). При этом на момент передачи трудовой книжки родственнику в нее должна быть внесена отметка о расторжении трудового договора на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК.
Но на практике возникают случаи невостребованности трудовой книжки умерших сотрудников, и тогда она должна храниться у работодателя вплоть до поступления заявления от родных.
Таким образом, трудовая книжка – это важный документ, который содержит сведения о стаже работы сотрудника, продолжительности его работы у конкретного работодателя и причине увольнения и пр. К хранению и ведению трудовой книжки предъявляются строгие требования. Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя. Трудовые книжки должны храниться в течение 75 лет или до увольнения сотрудника.
Бесплатная консультация:
У сотрудника трудовая книжка на бланке от 1973 года. Нужно ли ее менять?
Нет, Олег вы зря переживаете. В рабочем обороте полноправно могут участвовать трудовые книжки на бланках 1938, 1973, 2003 и 2004 годов. Они не нуждаются в замене.
Добрый день
Прошлый работодатель исправил мне год работы корректором. Из статьи я поняла, что так делать нельзя. Что мне делать? Заранее спасибо за ответ.
Добрый день, Ольга. Действительно, Ваш предыдущий работодатель не имел права вносить изменения с помощью корректора. Это противоречит инструкции. Теперь вам необходимо обратиться к прошлому работодателю и получить у него справку о периоде работы у него и копию приказа об увольнении. На основании этих документов новый работодатель исправит вам сведения в трудовой книжке.
Спасибо Вам за ответ. А ничего, что с момента ошибочной записи уже прошло 7 лет и я сменила несколько мест работы за это время?
Ольга, исправления допускается делать в любой момент, когда была обнаружена неточность.
Здравствуйте Наш кадровик пропустил строчку в трудовой книжке. Является ли это ошибкой?
Добрый день. Вопрос неоднозначный. В общем случае пропуск строчек нежелателен и даже незаконен. Но если это сделано, чтобы запись не пересекалась с ранее сделанной работодателем записью или с его печатью, то это вполне допустимо. Если же никаких причин для пропуска строчек не было, то нужно признать эту запись недействительной.