Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан выдавать сотруднику документы, которые связаны с его работой, по его заявлению. Также сотрудник вправе запрашивать копии важных документов для последующего предъявления в различные инстанции по ст. 62 Трудового кодекса.
Порядок оформления и сроки выдачи копий трудовой книжки
На сегодняшний день оригинал трудовой книжки выдается сотруднику только при его увольнении за редким исключением. Так, работник должен предоставить трудовую книжку для предъявления в органы соцстрахования и Пенсионный фонд.
В остальных случаях работодатель может выдать по запросу сотрудника копию трудовой книжки или выписку из указанного документа. Копия выдается исключительно на основании письменного заявления сотрудника.
В обязанности работодателя входит предоставление сотруднику копии трудовой книжки не позднее 3 рабочих дней после подачи сотрудником заявления по ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса, п. 7 Правил по Постановлению Правительства №225.
Работодатель не вправе требовать от сотрудника внесения платы за выдачу копии трудовой книжки. Этот документ предоставляется ему бесплатно.
Отметка о выдаче копии трудовой книжки делается в специальном учетном журнале. Законодательство не ограничивает количества запрашиваемых копий трудовых книжек одним сотрудником за год: он вправе оформлять неограниченное количество копий за год по необходимости.
Как составить заявление
Заявление на выдачу копии трудовой книжки оформляется в произвольном формате и не имеет унифицированного образца. В заявлении нужно прописать следующие моменты:
- ФИО руководителя работодателя, в адрес которого оформляется заявление;
- наименование компании-работодателя;
- наименование документа: «Заявление»;
- ФИО сотрудника, занимаемая должность;
- просьба о предоставлении копии трудовой книжки;
- дата написания заявления;
- подпись сотрудника;
- расшифровка подписи.
В заявлении по желанию работника можно обозначить инстанцию, которая затребовала копию трудовой книжки (например, органы социальной защиты населения или органы опеки) и цель ее запроса (например, получение кредита или оформление субсидии). Данная информация не является обязательной и при ее отсутствии работодатель не вправе отказать работнику в получении копии. Такая информация указывается исключительно на усмотрение сотрудника, также допускается прописать в заявлении общую фразу «для оформления по месту требования».
Оформленное в письменной форме заявление передается в канцелярию или отдел кадров работодателя. Желательно составить его в нескольких экземплярах: один из них стоит забрать себе с отметкой канцелярии о его получении, входящим номером и датой получения. Это обезопасит сотрудника от затягивания работодателем сроков выдачи копии.
Отсчет срока действия
Копия документа должна быть заверена должным образом работодателем или нотариусом. Именно с момента заверения копии трудовой книжки начинается отсчет сроков ее действия.
При заверении копии трудовой книжки работодателю стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 п.5.26. Отметка о заверении должна включать в свой состав:
- Слово «Верно».
- Должность лица, которое уполномочено за заверение.
- Подпись уполномоченного лица за расшифровку подписи.
- День заверения копии.
Обычно копия оформляется на нескольких страницах. Отметка о ее верности проставляется на каждой из них.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки
Выданная работодателем заверенная копия трудовой книжки имеет ограниченные сроки действия.
Сроки действия копии трудовой книжки ограничены. Это и понятно: работник после получения выписки может уволиться и информация о его трудовой занятости изменится. При этом на законодательном уровне сроки действия копий трудовых документов не определены.
Срок действия зависит от учреждения, в которое предоставляется копия. Стандартный срок действия заверенной копии составляет 30 дней. Но в некоторых инстанциях он может быть сокращен вплоть до 2 недель.
Копия трудовой книжки обычно запрашивается:
- Государственными инстанциями для оформления различных льгот и пособий (в частности, органами соцзащиты или администрацией).
- Посольствами для оформления визы.
- Банками при оформлении кредита. Подтверждение трудовой занятости нередко требуется в процессе оформления кредита на крупную сумму (свыше 200 тыс. р.) или при получении ипотеки.
Срок действия копии трудовой для посольств обычно достаточно длительный – вплоть до 3 месяцев. В некоторых ситуациях трудовая книжка вообще не требуется: например, при получении шенгенской визы.
Банки обычно ограничивают период действия данного документа 14 днями или 1 месяцем. Например, в Сбербанке срок действия заверенной копии составляет 1 месяц.
Что касается государственных инстанций, то для них стандартный срок действия копии находится в пределах месяца. После чего придется оформлять новую копию у работодателя.
Таким образом, сотрудники наделены правом получения копий трудовых книжек по запросу. Для этого им необходимо составить и передать на имя работодателя письменное заявление на выдачу им копии. Работодатель обязан удовлетворить просьбу сотрудника в течение 3 дней после поступления заявления. Сроки действия копии трудовой книжки ограничены. Они зависят от регламента работы того учреждения, в который она предоставляется. Стандартный срок действия трудовой книжки составляет 1 месяц, минимальный — несколько дней.
Бесплатная консультация:
Добрый день. А кто заверяет копию трудовой книжки самому кадровику?
Добрый день. Сам себе кадровый специалист заверить трудовую книжку не может. Это может сделать руководитель организации или главный бухгалтер.
Скажите пожалуйста. Сколько действует копия трудовой книжки для загранпаспорта.
Сейчас требование о предоставлении копий трудовых книжек при получении загранпаспорта упразднили. Но если такой документ запрашивается, то сроки действия копии нужно уточнить непосредственно у инстанции, которая ее запрашивает.
Мой начальник уже неделю не может оформить копию трудовой книжки. Что мне делать? я хочу взять кредит в банке, а без трудовой мне его не дают.
У вас есть подтверждение того, что вы запросили копию трудовой? Например, второй экземпляр заявления на выдачу копии с отметкой о принятии?
Нет, я у него просто устно попросила.
Тогда вам нужно написать заявление по образцу, который можете найти в статье и распечатать его в 2 экземплярах. Один -передаете в канцелярию и требуете, чтобы там поставили отметку о его принятии. С этого дня у работодателя будет 3 дня на выдачу вам трудовой. Потом вы можете пожаловаться на него в трудовую инспекцию, за что ему грозит крупный штраф. Успехов.
Спасибо большое, понятно теперь!