В некоторых случаях у работника заканчивается трудовая книжка (какие-либо ее разделы, отражающие информацию о тех или иных видах его трудовой деятельности, например, о непосредственной трудовой деятельности работника). Как быть в этой ситуации и надо ли заводить новую трудовую книжку или можно обойтись вкладышем?
Понятие и случаи использования вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку представляет собой бланк кадрового документа, который используется в тех случаях, когда по каким-то причинам закончились все графы для заполнения в трудовой книжке работника. Вкладыш используется для того, чтобы не проводить работу по оформлению новой трудовой книжки, так как законом строго запрещено наличие у работника двух и более трудовых книжек, даже если одна из них полностью заполнена.
Использование вкладыша не только позволяет сохранить имеющиеся у работника кадровые документы, но также и организовать продолжение учета имеющегося официального трудового стажа у работника, а также (в случае необходимости) продолжить внесение информации о выносимых поощрениях работника.
Кто обязан покупать и предоставлять к заполнению вкладыш
В настоящее время ни в одном нормативном акте, который осуществляет регулирование процедуры заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, не содержится каких-то указаний на то, кто обязан заниматься приобретением вкладышей. Как показывает практика, данную функцию выполняет чаще всего работодатель. Обусловлено это тем, что чаще всего места для записей в трудовой книжке заканчиваются именно при внесении каких-либо сведений о внутренних кадровых передвижениях работника.
Если место для заполнения в трудовой книжке закончилось на моменте увольнения с предыдущего места работы, то обязанность по приобретению вкладыша полностью ложится на плечи работника.
Приобрести вкладыш в трудовую книжку можно в любом магазине канцелярских товаров либо, если речь идёт о заказе оптовой партии данного документа работодателем, закупка осуществляется путём заказа у поставщика, который предоставляет услуги по поставке документов, изготовленных на предприятиях Гознака. При приобретении необходимо проверить, чтобы сам вкладыш имел все необходимые степени защиты.
Правила оформления
Вкладыш в трудовую книжку, и об этом говорит Инструкция по заполнению трудовых книжек, заполняется по тем же правилам, что и основной документ. Однако в данном случае есть определенные нюансы:
- так как вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, который используется для продолжения заполнения информации о трудовой деятельности работника, а также о выносимых ему поощрениях, то при заполнении соответствующих граф полностью сохраняется та нумерация, которая использовалась в основном документе. В том случае, если по каким-то причинам порядок нумерации не соблюден, и во вкладыше нумерация начата заново, сам вкладыш признается недействительным и подлежит уничтожению, а взамен выдается новый;
- все записи во вкладыше должны быть выполнены таким же образом, что и записи в самой трудовой книжке, и дополнительного заверения они не требуют. Если поставлена какая-либо лишняя отметка, такой документ будет считаться недействительным;
- внесение исправлений во вкладыш осуществляется тем же способом, что и в трудовую книжку: указывается информация о том, какую запись следует считать ошибочной, делается верная запись и указывается документ-основание для признания новой записи действительной;
- если повторная ошибка допущена на титульном листе вкладыша, то сам вкладыш подлежит уничтожению, так как на титульном листе допускается только одно исправление. Если же речь идет о внесении изменений в информацию на титульном листе, например, при изменении фамилии у женщины после изменения семейного положения, то такое изменение заверяется подписью и печатью сотрудника отдела кадров организации или иного другого лица, уполномоченного вести кадровую работу;
- номер заполненного вкладыша должен быть внесен на титульный лист трудовой книжки. При этом наиболее оптимальным вариантом является внесение номера вкладыша после заполнения титульного листа и формирования первой записи, так как если вкладыш был вклеен, а номер внесен на титульный лист книжки, но при заполнении была допущена ошибка, придется вкладыш уничтожать, а номер исправлять на новый.
Как правильно вклеить?
Несмотря на то что Инструкция по заполнению трудовых книжек представляет собой достаточно подробный документ, который регламентирует различные стороны работы с трудовыми книжками, тем не менее указаний на то, каким образом осуществлять вклейку вкладыша в документ, в ней не содержится.
По этой причине работодатель в лице своих сотрудников кадровых подразделений может вклеивать вкладыш в любую часть трудовой книжки таким образом, чтобы использование вкладыша было максимально удобно для всех лиц, ответственных за его заполнение.
Так как условиями использования вкладыша является необходимость наличия возможности свободного заполнения всех его разделов, то такое расположение – в середине, где есть шов, является наиболее удобным.
Количество вкладышей, которые могут быть вклеены в трудовую книжку, законом никоим образом не ограничивается. Это связано с тем, что случаи замены трудовой книжки и выдачи дубликата крайне ограничены на сегодняшний день.
Единственным условием является то, что использование вкладышей после их вклеивания должно оставаться удобным, а вся вносимая в них информация – читаемой и не позволяющей иных толкований.
Действителен ли вкладыш без трудовой книжки
Использование вкладыша без самой трудовой книжки недопустимо, так как без основного бланка документа об официальном стаже бланк вкладыша действительным считаться не будет.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! В своей трудовой деятельности столкнулась с тем, что работодатель, фактически являющийся одной и той же организацией, постоянно меняет свои наименования путем осуществления организации нового юридического лица. По факту за свою жизнь я сменила только три места работы. С юридической точки зрения — их было больше восемнадцати, и в каждой с карьерным ростом. Как итог, у меня заканчивается уже второй вкладыш в трудовую книжку. Как мне теперь быть? Заводить новую? Потому что до ввода электронных трудовых книжек я точно не доберусь со старым бумажным вариантом.
Здравствуйте, Александра! Не переживайте! В существующем трудовом законодательстве о количестве возможных вкладышей в трудовую книжку не сказано ни слова. Это означает, что их может быть хоть сто штук. Главное, чтобы каждый последующий заполнялся в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также не искажал информацию, внесенную в предыдущий вкладыш. Не волнуйтесь! До электронной трудовой книжки Вы спокойно доживете. А если уж по какой-то причине будет происходить выдача нового бланка, то Вам необходимо будет проверить, чтобы все внесенные данные в полном объеме соответствовали информации, которая была в старом документе. В первую очередь Вам необходимо проверять информацию о том, сколько лет составляет Ваш общий официальный трудовой стаж.
Работодатель каким-то образом умудрился потерять мою трудовую книжку. А вкладыш от нее у меня остался. Могу ли я им воспользоваться в отсутствие основного документа?
Здравствуйте, Вадим! К сожалению, воспользоваться отдельно вкладышем в трудовую книжку Вы не сможете, так как он недействителен без самой трудовой книжки. Кроме того, даже если его вшить в другую трудовую книжку, оформленную на Ваше имя, которая заводится заново, вкладыш так и будет считаться недействительным — он «привязывается» к той книжке, в качестве приложений к которой он изначально оформляется.
То есть мне придется обращаться за оформлением дубликата трудовой книжки?
Да, все верно! Работодатель обязан будет оформить Вам дубликат Вашей трудовой книжки и внести туда все сведения об официальном трудоустройстве, которые имеются в наличии. Туда же будут внесены данные и из вкладыша от потерянной трудовой книжки.