Потеря трудовой книжки может осложнить расчет стажа при выходе на пенсию, а также создать трудности при трудоустройстве. Способ восстановления зависит от действующего правового статуса прошлых работодателей, а также от причины утери документа.
Особенности восстановления трудовой книжки
Общий порядок выдачи новой трудовой книжки взамен утраченной описан в п. 31-34 Постановления Правительства №225. Существуют три основные причины утраты трудовых книжек и вкладышей к ним:
- по вине отдела кадров;
- по вине работника;
- из-за стихийных бедствий и катаклизмов.
Если документ был потерян работником или сотрудником отдела кадров, для восстановления следует обратиться к последнему работодателю – выдача дубликата займет 15 дней (п. 31 Постановления № 225).
Записи в трудовой книжке восстанавливаются на основе следующих документов:
- заявления о восстановлении трудовой от работника;
- приказа о зачислении работника в штат;
- приказа об увольнении;
- приказов о награждении или дисциплинарном взыскании.
При массовой утрате большого числа трудовых книжек из-за стихийного бедствия для восстановления созывается специальная комиссия, состоящая из сотрудников кадрового отдела, членов профсоюза и непосредственного начальства работников, утративших трудовые книжки. В таком случае при подсчете общего стажа принимаются во внимание не только официальные документы, но и свидетельские показания, признанные судом.
Порядок действий
В общем случае порядок восстановления утерянной трудовой включает следующие шаги:
- Потерявшее книжку лицо обращается к последнему работодателю с заявлением и паспортом.
- Сотрудники отдела кадров вносят в новый бланк сведения о последнем месте работы и об общем трудовом стаже заявителя.
- На бланке ставится отметка «дубликат», после чего он выдается заявителю.
Важно знать, что последний работодатель не вносит сведения о предыдущих местах работы сотрудника, а также о награждениях, выданных другими работодателями – для внесения в трудовую данных сведений работнику до подачи заявления нужно получить у предыдущих работодателей справки о прошлых местах и периодах работы.
В заявлении на восстановление трудовой нужно указать:
- полное наименование и реквизиты последнего работодателя;
- ФИО и паспортные данные заявителя;
- обстоятельства утраты документа;
- список предыдущих рабочих мест и сведения о ранее выданных наградах (при необходимости).
В тексте нужно изложить просьбу о выдаче дубликата на основании п. 31 Постановления № 225 и о внесении сведений о предыдущих местах работы по представленным документам.
Если последнее место работы ликвидировано
В таком случае у потерявшего трудовую книжку гражданина есть два варианта действий:
- обращаться с заявлением о восстановлении в организацию, являющуюся правопреемником ликвидированного предприятия;
- обращаться в госархив, если у ликвидированного предприятия нет правопреемника.
Если ликвидированная фирма была реорганизована в другое юридическое лицо (первый случай), то восстановление трудовой книжки осуществляется правопреемником ликвидированной фирмы в общем порядке.
В случае когда предприятие было ликвидировано полностью, внести сведения в дубликат трудовой о последнем месте работы можно только по решению суда. Выдача дубликата происходит так:
- Потерявшее книжку лицо получает у всех предыдущих работодателей справки о месте и времени работы.
- Направляется в местный архив запрос на получение сведений о ликвидированном работодателе.
- С полученными в архиве документами нужно обратиться в районный суд.
- В дубликат трудовой книжки вносятся сведения о предыдущих работодателях на основании решения суда.
Сведения о стаже, заработанном после 2002 года, можно запросить в местном отделении Пенсионного фонда путем личного обращения или получения электронной справки через портал Госуслуг. Для получения справки в Пенсионный фонд нужно предоставить следующие сведения:
- наименование каждого предыдущего работодателя;
- временные промежутки трудоустройства в разных организациях;
- названия занимаемых должностей.
Данные сведения лучше предоставить в фонд в виде таблицы с числом строк, равным числу предыдущих мест работы. В отдельные ячейки каждой строки вносятся название фирмы, периоды работы в ней и занимаемая должность.
Нередко сведения о работодателях, зарегистрированных и ликвидированных в период с 1992 по 1999 год, могут отсутствовать в госархиве и в Пенсионном фонде по причине некорректной регистрации данных юридических лиц. В таком случае записи о периодах трудоустройства в данных фирмах могут вноситься в дубликат трудовой только по решению суда на основании свидетельских показаний и копий квитанций о получении заработной платы через банк.
Восстановление трудовой книжки осуществляет последний работодатель, его правопреемник либо судебный орган на основании сведений, полученных из Пенсионного фонда и госархива. Для восстановления сведений об организациях, отсутствующих в базах данных государственных органов, необходимо обращаться в суд.
Бесплатная консультация:
Добрый день, подскажите, а мне нужно вносить какую-то плату за восстановление трудовой?
Igor, работодатель запросит с Вас стоимость бланка — около 200 рублей. Я просто приносила в отдел кадров чистый бланк (продается в ларьках «Роспечать»)- тогда платить не надо)
Здравствуйте! В отделе кадров потеряли мою трудовую, начали восстанавливать и требуют, чтобы я брала дни за свой счет и ходила в пенсионный фонд или к бывшим работодателям за справками, иначе они просто внесут мне сведения об общем стаже и всё! А там у меня награждения есть как быть?
Елена, если книжка утрачена по вине работодателя, отдел кадров должен сам запрашивать данные сведения или оплачивать Вам дни, потраченные на сбор справок, в противном случае следует направлять жалобу в трудовую инспекцию.
Скажите, я потерял трудовую, нужно ли мне собирать сведения о предыдущих работодателях, для чего это вообще? Для будущей пенсии?
Viktor, это нужно только для будущего трудоустройства, если у вас опыт работы в солидной фирме или награждения, а для корректного начисления пенсии достаточно общего стажа, который вносится в дубликат последним работодателем.