Трудовая книжка – это документ, который в обязательном порядке должен быть предоставлен работником на новое место работы (за исключением некоторых случаев, обозначенных в действующем трудовом законодательстве). Однако для того, чтобы данный документ считался действительным и мог быть использован повсеместно, к заполнению данного документа предъявляются свои определенные требования.
На какие нормативные акты опираются правила заполнения трудовых книжек?
Заполнение трудовых книжек происходит только в соответствии с требованиями, которые предъявляются к данному документу действующими нормативными актами в сфере трудовых правоотношений.
Первым нормативным актом, к которому следует обратиться при изучении таких требований и правил, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Он возвел трудовую книжку в разряд обязательных документов, необходимых к оформлению, которые используются для обозначения всего официального трудового пути конкретного сотрудника. Необходимость использования трудовой книжки по основному месту работы зафиксирована в статьях 65 и 66 указанного нормативного акта.
На основании данного Постановления происходит заполнение трудовой книжки как документа, необходимого для осуществления фиксации всех трудовых перемещений работника как внутри одной организации, так и при переходе из одной организации в другую.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки осуществляется только работодателем по основному месту работы, даже если работник где-либо еще трудоустроен совместителем. Обязанность по заполнению трудовой книжки целиком ложится на плечи сотрудника кадрового подразделения той организации, где официально трудоустроен работник.
В случае с дубликатом трудовой книжки потребуется указать установленный официальный трудовой стаж работника до момента приема на работу в ту организацию, в которой и происходит оформление дубликата документа.
Заполнять трудовую книжку имеет право сотрудник кадрового подразделения организации, главный бухгалтер (если на него было осуществлено возложение обязанностей по ведению кадрового документооборота, а само кадровое подразделение в организации отсутствует) либо сам руководитель организации, например, если он является индивидуальным предпринимателем.
Правила заполнения титульного листа
Титульный лист в трудовой книжке заполняется на основании предоставленных работником документов, удостоверяющих его личность (паспорт или иной приравненный к нему документ), а также на основании документов об образовании.
В качестве обязательных сведений, которые указываются на титульном листе, следует рассматривать:
- фамилию, имя и отчество работника, на которого заводится трудовая книжка;
- данные о его дате рождения;
- информацию об образовании работника, а также о полученной специальности (если у работника два или более полученных образования, то потребуется отметить два таковых);
- сведения о начале ведения трудовой книжки;
- если какие-то персональные данные работника были изменены, то они также указываются на титульном листе путём зачеркивания старых данных, заполнения новых данных и проставления отметки кадрового работника о том, что внесённые исправления следует рассматривать в приоритете (заверяется печатью организации или штампом «Для документов»).
Сведения о трудовой деятельности от трудоустройства до увольнения
Трудовая деятельность работника в той или иной организации начинается с момента трудоустройства, то есть заключения трудовых правоотношений, и завершается увольнением, то есть завершением таких правоотношений.
Заполнение всех этапов трудового функционирования работника в рамках той или иной организации должно происходить следующим образом:
- сначала заполняется порядковый номер записи, которую планируется сделать;
- указывается дата составления записи;
- в следующей графе формируется сама запись о том или ином кадровом действии в отношении сотрудника, которое осуществляется (приём на работу, изменение должности, переименование структурного подразделения, увольнение, приём и увольнение на совмещаемой работе);
- в последнем столбце должны быть указаны реквизиты того кадрового правового документа, который выступает в качестве основания для осуществления той или иной кадровой перестановки в отношении сотрудника.
Исправления данного раздела допускаются, если ошибка носит технический характер и не влияет на чтение и толкование указанной информации. В противном случае документ подлежит замене по причине порчи работодателем.
Информация о поощрениях и благодарности
В трудовой книжке отражается не только информация о каких-либо кадровых передвижениях работника, в том числе в горизонтальном и вертикальном планах. Подлежит отражению в данном документе и информация о том, были ли у работника благодарности, в каком виде они выражались, и имелись ли какие-то дополнительные варианты поощрений.
Отражение благодарности или поощрения работника в трудовой книжке происходит в соответствующем разделе в виде специальной записи. Делается она следующим образом:
- ставится порядковый номер записи;
- в следующей графе отмечается дата записи;
- в третью графу вносятся данные о том, какой именно способ поощрения выбран для конкретного сотрудника, а также за что такое поощрение осуществляется. Если дополнительно сотруднику была выплачена премия, то отметка об этом обязательно ставится в разделе в виде указания о выплате денежных средств;
- завершает составление данной записи указание реквизитов документа, выступившего правовым основанием поощрения и появления такой записи в трудовой книжке.
Запись о награждении ставится либо сотрудником кадровой службы организации, либо главным бухгалтером, на которого возложены соответствующие обязанности.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! Заполняли титульный лист моей трудовой книжки после смены мною фамилии после расторжения брака. Сотрудник кадрового подразделения допустил ошибку в написании новой фамилии. Как мне быть в этой ситуации? Придется менять трудовую книжку? А как заполнить всю информацию о работе, потому что уже нет половины работодателей?
Здравствуйте, Марина! К сожалению, внесение ошибочных сведений работодателем на титульном листе Вашей трудовой книжки влечет необходимость ее замены, даже если речь идет об изменении фамилии и заверении такого исправления. Однако не переживайте по поводу необходимости искать прежних работодателей, так как дубликат трудовой книжки выдается на основании специально составленных запросов в государственные органы, то есть в Федеральную налоговую службу и Фонд социального страхования, куда поступают сведения обо всех официально трудоустроенных физических лицах на территории Российской Федерации.
Работодатель грозит вынести выговор за нарушение, допущенное при исполнении своих обязанностей, которое будет внесено в трудовую книжку. Правомерно ли данное действие с его стороны? Трудовую книжку-то портить не хочется!
Уважаемый Сергей, не стоит так переживать. У работодателя нет права выносить Вам выговоры, которые будут фиксироваться в трудовой книжке. Данный вариант трудового воздействия остался в прошлом. В настоящее время в трудовую книжку вносятся только сведения о непосредственной трудовой деятельности работника, а также о том, какие поощрения были в его адрес вынесены. Если работодатель настаивает, что выговор будет вынесен в Ваш адрес и в последующем зафиксирован в трудовой книжке, можете обратиться в трудовую инспекцию и судебные органы, так как данное действие со стороны работодателя является неправомерным.
Да, согласна с Анной! Это может быть только выговор, который останется в рамках внутренних кадровых приказов работодателя! Еще можно занести его в личное дело, но этот документ также остается в организации, а Вам на руки выдается только трудовая книжка при увольнении. А если работодатель выговор туда все-таки внесет, можете попробовать подать на него в суд за умышленную порчу документа.