Бесплатная консультация
Москва и область
+7 (499) 110-33-98
Санкт-Петербург
+7 (812) 407-22-74

Заполнение трудовой книжки в соответствии с требованиями действующего законодательства и принятых правил

Трудовая книжка – это документ, который в обязательном порядке должен быть предоставлен работником на новое место работы (за исключением некоторых случаев, обозначенных в действующем трудовом законодательстве). Однако для того, чтобы данный документ считался действительным и мог быть использован повсеместно, к заполнению данного документа предъявляются свои определенные требования.


На какие нормативные акты опираются правила заполнения трудовых книжек?


Заполнение трудовых книжек происходит только в соответствии с требованиями, которые предъявляются к данному документу действующими нормативными актами в сфере трудовых правоотношений.

Мнение юриста
Дмитрий Иванов
Центр правовой поддержки
Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Первым нормативным актом, к которому следует обратиться при изучении таких требований и правил, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Он возвел трудовую книжку в разряд обязательных документов, необходимых к оформлению, которые используются для обозначения всего официального трудового пути конкретного сотрудника. Необходимость использования трудовой книжки по основному месту работы зафиксирована в статьях 65 и 66 указанного нормативного акта.

Правила, которые применяются к трудовым книжкам в части их заполнения с момента первого трудоустройства работника и до момента полного окончания им его трудовой деятельности в момент выхода на пенсию или в иных случаях, сформулированы в Постановлении Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», изданном в октябре 2003 года.

На основании данного Постановления происходит заполнение трудовой книжки как документа, необходимого для осуществления фиксации всех трудовых перемещений работника как внутри одной организации, так и при переходе из одной организации в другую.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки осуществляется только работодателем по основному месту работы, даже если работник где-либо еще трудоустроен совместителем. Обязанность по заполнению трудовой книжки целиком ложится на плечи сотрудника кадрового подразделения той организации, где официально трудоустроен работник.

Если речь идет о первичном заполнении трудовой книжки (на первом месте работы сотрудника) либо о трудовой книжке, выдаваемой в качестве дубликата взамен утерянной или поврежденной (например, по причине порчи титульного листа), то заполнению подлежит титульный лист, а также следующий разворот, посвященный трудовой деятельности работника.

В случае с дубликатом трудовой книжки потребуется указать установленный официальный трудовой стаж работника до момента приема на работу в ту организацию, в которой и происходит оформление дубликата документа.

Заполнять трудовую книжку имеет право сотрудник кадрового подразделения организации, главный бухгалтер (если на него было осуществлено возложение обязанностей по ведению кадрового документооборота, а само кадровое подразделение в организации отсутствует) либо сам руководитель организации, например, если он является индивидуальным предпринимателем.

Правила заполнения титульного листа


Титульный лист в трудовой книжке заполняется на основании предоставленных работником документов, удостоверяющих его личность (паспорт или иной приравненный к нему документ), а также на основании документов об образовании.

В качестве обязательных сведений, которые указываются на титульном листе, следует рассматривать:

  • фамилию, имя и отчество работника, на которого заводится трудовая книжка;
  • данные о его дате рождения;
  • информацию об образовании работника, а также о полученной специальности (если у работника два или более полученных образования, то потребуется отметить два таковых);
  • сведения о начале ведения трудовой книжки;
  • если какие-то персональные данные работника были изменены, то они также указываются на титульном листе путём зачеркивания старых данных, заполнения новых данных и проставления отметки кадрового работника о том, что внесённые исправления следует рассматривать в приоритете (заверяется печатью организации или штампом «Для документов»).
Если по каким-либо причинам на титульном листе трудовой книжки допущена ошибка, ее исправление не допускается, и на работодателя накладывается обязанность выдать работнику новый экземпляр взамен испорченного абсолютно бесплатно.

Сведения о трудовой деятельности от трудоустройства до увольнения

Трудовая деятельность работника в той или иной организации начинается с момента трудоустройства, то есть заключения трудовых правоотношений, и завершается увольнением, то есть завершением таких правоотношений.

Заполнение всех этапов трудового функционирования работника в рамках той или иной организации должно происходить следующим образом:

  • сначала заполняется порядковый номер записи, которую планируется сделать;
  • указывается дата составления записи;
  • в следующей графе формируется сама запись о том или ином кадровом действии в отношении сотрудника, которое осуществляется (приём на работу, изменение должности, переименование структурного подразделения, увольнение, приём и увольнение на совмещаемой работе);
  • в последнем столбце должны быть указаны реквизиты того кадрового правового документа, который выступает в качестве основания для осуществления той или иной кадровой перестановки в отношении сотрудника.

Исправления данного раздела допускаются, если ошибка носит технический характер и не влияет на чтение и толкование указанной информации. В противном случае документ подлежит замене по причине порчи работодателем.

Информация о поощрениях и благодарности

В трудовой книжке отражается не только информация о каких-либо кадровых передвижениях работника, в том числе в горизонтальном и вертикальном планах. Подлежит отражению в данном документе и информация о том, были ли у работника благодарности, в каком виде они выражались, и имелись ли какие-то дополнительные варианты поощрений.

Отражение благодарности или поощрения работника в трудовой книжке происходит в соответствующем разделе в виде специальной записи. Делается она следующим образом:

  • ставится порядковый номер записи;
  • в следующей графе отмечается дата записи;
  • в третью графу вносятся данные о том, какой именно способ поощрения выбран для конкретного сотрудника, а также за что такое поощрение осуществляется. Если дополнительно сотруднику была выплачена премия, то отметка об этом обязательно ставится в разделе в виде указания о выплате денежных средств;
  • завершает составление данной записи указание реквизитов документа, выступившего правовым основанием поощрения и появления такой записи в трудовой книжке.

Запись о награждении ставится либо сотрудником кадровой службы организации, либо главным бухгалтером, на которого возложены соответствующие обязанности.

Образцы документов: оформленный титульный лист, внесение исправлений, запись о приеме и увольнении,  запись о поощрении и благодарности.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Рейтинг автора
124
Автор статьи
Наталья Чернова
Юрист
Написано статей
417

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...


Комментарии
  1. Марина

    Здравствуйте! Заполняли титульный лист моей трудовой книжки после смены мною фамилии после расторжения брака. Сотрудник кадрового подразделения допустил ошибку в написании новой фамилии. Как мне быть в этой ситуации? Придется менять трудовую книжку? А как заполнить всю информацию о работе, потому что уже нет половины работодателей?

    • Анна

      Здравствуйте, Марина! К сожалению, внесение ошибочных сведений работодателем на титульном листе Вашей трудовой книжки влечет необходимость ее замены, даже если речь идет об изменении фамилии и заверении такого исправления. Однако не переживайте по поводу необходимости искать прежних работодателей, так как дубликат трудовой книжки выдается на основании специально составленных запросов в государственные органы, то есть в Федеральную налоговую службу и Фонд социального страхования, куда поступают сведения обо всех официально трудоустроенных физических лицах на территории Российской Федерации.

  2. Сергей

    Работодатель грозит вынести выговор за нарушение, допущенное при исполнении своих обязанностей, которое будет внесено в трудовую книжку. Правомерно ли данное действие с его стороны? Трудовую книжку-то портить не хочется!

    • Анна

      Уважаемый Сергей, не стоит так переживать. У работодателя нет права выносить Вам выговоры, которые будут фиксироваться в трудовой книжке. Данный вариант трудового воздействия остался в прошлом. В настоящее время в трудовую книжку вносятся только сведения о непосредственной трудовой деятельности работника, а также о том, какие поощрения были в его адрес вынесены. Если работодатель настаивает, что выговор будет вынесен в Ваш адрес и в последующем зафиксирован в трудовой книжке, можете обратиться в трудовую инспекцию и судебные органы, так как данное действие со стороны работодателя является неправомерным.

      • Марина

        Да, согласна с Анной! Это может быть только выговор, который останется в рамках внутренних кадровых приказов работодателя! Еще можно занести его в личное дело, но этот документ также остается в организации, а Вам на руки выдается только трудовая книжка при увольнении. А если работодатель выговор туда все-таки внесет, можете попробовать подать на него в суд за умышленную порчу документа.

Добавить комментарий