Журнал учета трудовых книжек является обязательным учетным документом, который оформляется работодателем для организации движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. При оформлении такого журнала работодателю стоит учесть законодательные требования к нему.
Для чего предназначен
В перечне обязанностей работодателей, которые связаны с их работой с трудовыми книжками, находятся:
- Прием трудовых книжек от зачисленных в штат работников.
- Оформление новых трудовых книжек для сотрудников, только начинающих свой карьерный путь.
- Внесение в трудовую книжку отметки о работе и переводах на другую работу, а также об имеющихся наградах.
- Обеспечение сохранности трудовых книжек в специальном месте, которое исключает их уничтожение или повреждение, а также доступ посторонних.
- Внесение записи об увольнении или прекращении трудового договора с сотрудником.
- Выдача документа бывшему сотруднику или доверенному лицу после увольнения или смерти сотрудника.
Обязанности работодателя по ведению строгого учета трудовых книжек прописана в Правилах ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года и ст. 66 Трудового кодекса. Понятие учета движения трудовых книжек в законодательстве не предусмотрено. Но под ним понимается регистрация трудовых книжек (принятых от сотрудников и оформленных), фиксация фактов их хранения и передачи сотруднику при расторжении с ним трудового договора.
В частности, согласно законодательным требованиям, каждый работодатель должен вести:
- Приходно-кассовую книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (она ведется бухгалтерией, куда вписывается количество принятых и отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием их стоимости).
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (она заполняется кадровой службой работодателя).
Главный учетный документ для регистрации и контроля за трудовыми книжками называется журналом (также используется наименование реестр).
Согласно пп. 40,41 Правил ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 2003 года №225, в целях организации контроля за движением трудовых книжек на предприятии оформляется специальный журнал или учетная книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Требования
В данном журнале содержится информация относительно трудовых книжек и вкладышей к ним, которые были переданы трудоустроенными сотрудниками и заведены работодателем на лиц, которые впервые устраиваются на работу.
К журналу движения трудовых книжек предъявляются такие требования:
- Он должен иметь твердый переплет с прошитыми страницами, так как данный журнал будет эксплуатироваться на предприятии долгое время. После чего он еще будет храниться на предприятии 75 лет.
- Каждый лист учетного журнала нумеруется.
- На месте сшивки журнала делается запись с указанием прошитых листов и с подписью руководителя.
- Журнал должен быть скреплен сургучной печатью и пломбой по ч. 4 п. 41 Правил. Пломба должна захватывать края жгута, которым ранее сшивался журнал. Вместо сургучной печати нельзя использовать мастичную печать.
- Журнал учета трудовых книжек заполняется гелевой (шариковой) ручкой с пастой черного, фиолетового или синего цвета.
Но нельзя дать гарантии, что этот способ не вызовет претензий со стороны проверяющих.
Сведения, которые содержит книга учета трудовых книжек
В Приказе Министерства труда РФ №69 от 2003 года №69 в Приложении №3 утверждена типовая форма учетного журнала.
На титульном листе указывается наименование компании и дата начала заполнения журнала учета трудовых книжек.
Перед тем как приступать к заполнению журнала, нужно его пронумеровать (поставить номер на каждом листе или странице).
Для учета трудовых книжек предусмотрено 13 столбцов, в котором отображаются такие данные:
- Порядковый номер поступившей для хранения трудовой книжки или вновь оформленного документа (1, 2, 3…).
- Дата заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
- Дата приема сотрудника на работу (столбцы со 2 по 4). Указанные даты могут не совпадать: ведь по закону работодатель оформляет трудовую книжку в течение 5 дней после трудоустройства сотрудника, а когда трудовая оформляется впервые – в течение недели (по п. 8 Правил №225).
- Персональные данные владельца трудовой книжки: его фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений).
- Реквизиты трудовой книжки и вкладыша в нее (их серия и номер).
- Должность (в строгом соответствии с приказом о приеме на работу), на которую принимается сотрудник (профессия или специальность работника, на которого была заведена трудовая книжка).
- Наименование структурного подразделения, которое будет являться местом работы.
- Реквизиты распоряжения работодателя, по которым происходит прием на работу: это приказ о приеме сотрудника в штат. Это поле заполняется исключительно для трудовых книжек.
- Подпись лица, которое приняло трудовую книжку под свою ответственность и заполнило ее.
- Сумма, которая была получена за заполнение трудовых книжек и вкладышей в них. Если плата не взималась, то поле остается пустым или ставится прочерк.
- Дата выдачи трудовой книжки на руки сотруднику (при расторжении с ним трудового договора).
- Подпись увольняемого лица, которая подтверждает факт получения им трудовой книжки.
Есть некоторые нюансы, которые необходимо учесть работодателю при заполнении учетного журнала:
- Сокращения недопустимы.
- При переводе сотрудника на новую должность указанные сведения не переносятся в учетный журнал.
- В графе 12 с датой получения трудовой книжки нужно, чтобы эта дата совпала с последним рабочим днем сотрудника. Если же сотрудник не получил трудовую в последний рабочий день, то сюда вносится дата отправки уведомления о необходимости получения трудовой книжки или передачи согласия на ее пересылку.
- Если сотрудник отказался расписаться в журнале о получении трудовой книжки, то об этом составляется специальный акт, который прикладывается к журналу.
Кто заполняет журнал
Журнал учета трудовых книжек на предприятии заполняет лицо, которое является ответственным за их учет и хранение в компании. Обычно это специалист кадровой службы, секретарь или бухгалтер. В небольших компаниях такие полномочия берет на себя сам руководитель.
При этом, согласно законодательным требованиям, все связанные с трудовыми книжками действия могут осуществлять только ответственные лица, назначенные приказом руководителя. Именно они ведут учет и обеспечивают должное хранение трудовых книжек.
Правила заполнения
Записи в учетный журнал вносятся аккуратно для обеспечения их читабельности. Вся информация здесь должна быть точной и достоверной.
В остальном особых правил заполнения журнала не предусмотрено. Содержание документа определено на законодательном уровне и дополнительные данные в него не вносятся. Обычно у специалистов кадровой службы не возникает сложностей при ведении журнала учета трудовых книжек.
Хранение
Книга учета трудовых книжек не оформляется заново каждый год. Новая книга заполняется работодателем только в случае нехватки места в старой. Таким образом, один журнал в небольших компаниях может использоваться достаточно длительное время.
Отдельных требований относительно того, где следует хранить журнал учета, в законе не содержится. Это должно быть место, в которое невозможно обеспечить доступ третьих лиц (например, сейф).
Именно длительное использование одного журнала указывает на то, что бланк документа должен быть качественным: обложка – твердой, а листы – надежно прошитыми.
Ответственность за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
В случае когда компания не ведет учетную книгу, то если при проверке этот факт откроется трудовым инспекторам, то работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Аналогичные штрафные санкции грозят работодателю и за отсутствие журнала учета или за его неправильное ведение. Практика показывает, что в спорах суды поддерживают трудовых инспекторов по вопросу выбора меры пресечения за грубые ошибки в учетном журнале.
Именно поэтому работодателю стоит максимально ответственно подходить к оформлению и ведению учетного журнала.
Таким образом, журнал учета трудовой книжки представляет собой документ строгой отчетности, в котором содержится весь перечень сведений относительно движения трудовых книжек на предприятии. Форма такого журнала и порядок его ведения утвержден на законодательном уровне в Приложении №3 Инструкции №69 от 2003 года. Ведение учетного журнала – это не право, а обязанность работодателя, которая закреплена за ним п. 40 Правил №225. В архив допускается передавать только полностью заполненный журнал, где он должен храниться 75 лет.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте, помогите пожалуйста. Ситуация такая — сотрудник был оформлен к нам на предприятие в 2015 году, но кадровик по невнимательности не внес сведения о его трудовой книжке к нам в журнал учета. Этот сотрудник теперь увольняется. Что нам делать? Остальные записи об оформленных сотрудниках вносились и их уже немало набралось за три года. Вообще не вносить данные или внести задним числом? Нам же надо отдать трудовую книжку ему, а он должен расписаться в журнале.
Здравствуйте, присвойте записи следующий порядковый номер и пропишите сведения о трудовой книжке. В законе нет нигде упоминания о том, что записи о трудовых обязательно нужно вносить в хронологическом порядке. Предложенный здесь вариант будет лучше, чем вовсе не вносить запись о сотруднике.
Спасибо, так и сделаем
У меня всего 3 сотрудника. Тоже надо оформлять этот журнал? А что мне грозит, если я не буду его вести?
Добрый день, Сергей. Ведение такого журнала – это не право, а обязанность работодателя. В законодательстве не предусмотрено исключений в части обеспечения должного учета трудовых книжек для работодателей с небольшой численностью. Если вы не будете вести такой журнал, то при проверке со стороны трудовой инспекции вас могут привлечь к административной ответственности.
Добрый день, сотрудник, который оформляется к нам в штат принес трудовую уже с вкладышем. Нужно ли нам регистрировать вкладыш отдельной строкой?
Здравствуйте! Нет, вкладыш отдельно регистрируется только при его оформлении работодателем. В данном случае он является неотъемлемой частью трудовой книжки. Пишете реквизиты трудовой в учетном журнале и рядом – вкладыша без отдельной записи.