Для осуществления закупочной деятельности заказчики создают из числа своих сотрудников специальные комиссии. В Федеральном законе №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» нет указания на необходимость создания таких комиссий, так как в плане осуществления регулирования всего процесса обеспечения нужд государственных и муниципальных заказчиков данный нормативный акт существенно мягче, чем Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», поэтому правила формирования комиссии по закупкам в рамках своей организации заказчик устанавливает самостоятельно на основании своего Положения о закупках.
Порядок назначения комиссии по закупкам
Часть 1 статьи 2 Федерального закона №223-ФЗ говорит о том, что при проведении всех имеющихся мероприятий по закупкам заказчик обязан использовать не только указанный Федеральный закон, но также и те нормативные акты, которые также существуют на территории Российской Федерации. Все Положения о проводимых закупках составляются на основании указанного выше федерального нормативного акта, а также на основании Конституции Российской Федерации, Гражданского кодекса и специально принятых во исполнение их положений подзаконных нормативных актов, в частности, Постановлений Правительства Российской Федерации.
Как уже говорилось выше, в указанном федеральном нормативном акте не содержится прямого указания заказчикам о необходимости создания такой комиссии, однако если обратиться к положениям Гражданского кодекса Российской Федерации, то в соответствии с частью 4 статьи 447 данного нормативного акта для определения победителя по закупкам, проводимым в форме торгов, обязательно собирать специальную оценочную комиссию. Таким образом, создавать хотя бы конкурсную закупочную комиссию заказчик обязан, чтобы соблюсти требования гражданского законодательства в части порядка определения победителя по конкурсу, как способу определения исполнителя по контракту или договору.
В рамках осуществления своей закупочной деятельности заказчик имеет право созвать единую комиссию из числа сотрудников, которые имеют достаточный уровень квалификации для работы в такой комиссии (в том числе прошли специальное обучение для осуществления такого участия), либо для каждого конкретного используемого типа закупок создать свою комиссию с ее регламентирующими документами.
Такое же правило действует и в отношении срока функционирования создаваемой комиссии – по своему усмотрению заказчик имеет право создать постоянно действующую комиссию либо созывать ее под каждую проводимую закупку, но с соблюдением требований имеющихся норм права в сфере осуществления государственных и муниципальных закупок. Все особенности такого функционирования должны быть отражены в Положении о закупках, а также в регламентирующих документах самих комиссий по осуществлению закупок.
Состав и полномочия председателя и участников
В том случае, если заказчик принял такое решение, он имеет право принять за нормативную основу создания комиссии по закупкам Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок», однако, в этом случае создаваемый орган закупочной деятельности не должен противоречить правилам, существующим в Федеральном законе №223-ФЗ.
В комиссии обязательно имеются:
- председатель. На его плечи ложится обеспечение общим руководством действий комиссии при проведении всех закупочных мероприятий, ведение заседаний, формирование перечня специально ответственных должностных лиц, которые выполняют определенные функции в рамках проведения того или иного закупочного процесса (например, вскрытие заявки и подготовка информации о содержании поданной заявки для последующего анализа соответствия такой заявки требованиям документации о закупке и действующему законодательству), оглашение тех сведений, которые должны быть озвучены в обязательном порядке, принятие решения о необходимости привлечения экспертов к участию в заседаниях комиссии, а также определение порядка рассмотрения тех вопросов, которые поступили от потенциальных исполнителей по контрактам и договорам, если такая работа с вопросами предусмотрена условиями конкретной закупки;
- заместитель председателя. В случаях когда сам председатель на месте, его заместитель выполняет обязанности простого члена комиссии. В случае отсутствия председателя на заместителя возлагаются обязанности, предусмотренные для председателя;
- члены комиссии. Они изучают те материалы, которые относятся к конкретной закупке, а также принимают решение о том, насколько поданная заявка соответствует имеющимся требованиям о проводимом закупочном мероприятии. Кроме того, члены комиссии имеют право вынести отказ потенциальному участнику закупки в соответствии требованиям и в допуске к участию в тендерном мероприятии;
- секретарь комиссии. На это должностное лицо возлагаются обязанности по ведению всех документов, в которых фиксируется информация о деятельности комиссии, а также по обеспечению работы комиссии по закупкам, с технической точки зрения. Кроме того, именно секретарь обеспечивает в случае необходимости фото- и видеофиксацию процесса вскрытия имеющихся заявок на участие. Также на секретаря возложена обязанность по информированию членов комиссии о повестке конкретного заседания, а также доводит до сведения председателя информацию о необходимости изменения состава комиссии (в случае отсутствия одного или нескольких членов).
Кроме того, в положении о комиссии может также содержаться информация о том, что у нее есть резервный состав, члены которого будут привлекаться к заседаниям в случае отсутствия членов, входящих в основной состав.
Порядок работы, основные функции, права и обязанности
Все решения, которые принимаются комиссией, должны быть оформлены в виде специального документа – протокола. В том случае, если по каким-либо причинам заседание комиссии не было запротоколировано, оно считается нелегитимным, а заказчик может быть признан нарушившим действующее законодательство в сфере закупок,
Кроме указанного выше правила, для функционирования комиссии по закупкам у государственного или муниципального заказчика в рамках специального положения указываются те цели, которые должны достигаться в процессе работы такого коллегиального органа.
Главной целью является определение победителя по той или иной закупочной процедуре и подписание контракта или договора с ним для обеспечения нужд самого заказчика либо подчиненных ему организаций.
Ключевыми функциональными обязанностями комиссии являются:
- проверка поступивших в рамках заявок на участие документов от потенциальных исполнителей по контрактам и договорам на соответствие заявленной документации о закупке и действующему законодательству Российской Федерации;
- определение победителя проведенной закупки на основании итоговой оценки поданных заявочных документов.
Все решения в комиссии могут быть приняты только коллегиальным образом, что существенным образом оказывает влияние на улучшение оценки поданных заявок, с точки зрения объективности.
У комиссии по закупкам есть ряд своих прав, которые заказчик делегирует этому коллегиальному органу, отразив их в принятых регламентирующих документах о проведении закупочных мероприятий:
- право на принятие решений, связанных с возможностью переноса сроков проведения тех или иных процедур, если такой перенос необходим и целесообразен, с экономической и производственной точек зрения, и не срывает сроки освоения выделенных бюджетных средств;
- право на подготовку и доведение до сведения потенциальных участников тендерных процедур ответов на поступившие от них вопросы в отношении содержания закупочной документации;
- право на запрос у участников закупки разъяснений в отношении тех документов, которые были поданы в рамках заявки на участие в такой закупке;
- право на привлечение экспертов, в том числе со стороны, если такое привлечение необходимо для объективной оценки поданных заявок и последующего определения победителя закупочной процедуры;
- право принятия решения о возможности допуска к участию в закупочном мероприятии того или иного участника либо об отказе в таком допуске;
- право на исправление ошибок, которые были допущены в своих заявках потенциальными участниками, если такое исправление не противоречит правилам осуществления закупочной деятельности заказчика и действующим нормам законодательства;
- право на проведение переговоров с теми участниками закупки, с которыми такой процесс необходим для определения позиции в отношении проводимой закупки;
- право принятия решения об использовании механизма переторжки;
- право проведения аналитических мероприятий в отношении полученных экспертных заключений по представленным материалам и документам в рамках заявки на участие, а также в отношении тех оценок, которые были получены от участников по некоторым вопросам проведения закупочных процессов;
- право принятия решений о том, кто из участников закупки может быть признан ее победителем, либо о возможности отказа в проведении такой закупки или о возможности отстранить определенного участника от участия в такой закупке в случае выявления нарушений с его стороны;
- право на согласование изменений, которые вносятся в договоры, заключенные по итогам процедур, оцененных такой комиссией;
- право на предварительное согласование подготовленных извещений и документаций в отношении потенциально проводимых тендерных мероприятий;
- право на принятие решения о завершении той или иной закупочной процедуры без итогового определения победителя;
- другие права, которые могут быть предусмотрены заказчиком в положении о деятельности закупочной комиссии, а также в действующих федеральных и региональных нормативных актах, регулирующих сферу закупочной деятельности в Российской Федерации.
Основные документы для работы комиссии
Ни в одном из указанных выше нормативных актов не содержится информации о том, когда именно заказчик обязан проводить создание закупочной комиссии. Однако сложившаяся практика правоприменения говорит о том, что подготовить такой коллегиальный орган заказчик обязан до начала той закупки, для которой он создается.
Чтобы все полномочия, которыми будет наделена закупочная комиссия, считались полностью легитимными, необходимо создать два ключевых документа – Положение о закупочной комиссии (утверждается специальным приказом о создании такой комиссии и об утверждении Положения), а также форму протокола всех проводимых заседаний.
Положение о закупочной комиссии
В Положении о закупочной комиссии заказчик обязан отразить следующие сведения:
- порядок, который должен быть соблюден в отношении оповещения всех членов комиссии о проведении очередного или внеочередного (в случае наступления форс-мажорных ситуаций) заседания. Указанию подлежат и те сроки, которые должны быть соблюдены при направлении уведомлений о заседаниях;
- правила и порядок действий, которые должны быть реализованы при ознакомлении участников комиссии с имеющимися материалами в отношении проводимой закупки;
- правила и основания для осуществления замены членов комиссии в случае возникновения необходимости такой замены;
- правила использования права закупочной комиссии на привлечение экспертов, в том числе не входящих в штат организации-заказчика;
- порядок определения объективности сформулированных в ходе заседания решений комиссии и правила оценки таких решений;
- правила принятия решений, в которых содержатся ответы на вопросы, поставленные в рамках повестки дня заседания комиссии;
- правила протоколирования принятых решений и порядок действий для такого протоколирования;
- правила, применяемые для организации ведения наблюдения за деятельностью комиссии в целом и за конкретным заседанием в частности;
- правила оповещения всех заинтересованных лиц о тех решениях, которые были приняты комиссией.
Подписание такого пакета документов вместе с приказом о создании комиссии и утверждении Положения происходит руководителем организации-заказчика или специально уполномоченным сотрудником, которому делегированы соответствующие права.
Протокол
Как уже говорилось выше, все решения, вынесенные закупочной комиссией, должны быть оформлены в виде специального протокола. В соответствии с нормами Федерального закона №223-ФЗ под протоколом понимается особый документ, в котором отражается содержание всех решений закупочной комиссии, принятые в отношении одной конкретной закупки. Подготовка такого документа проводится для отражения ситуации в отношении любой конкурентной закупочной процедуры.
В тексте протокола указываются следующие данные:
- дата составления документа;
- перечень лиц, участвующих в заседании комиссии (необходимо указать поименный состав, так как в данном документе свои личные подписи ставят все члены комиссии);
- количество поданных заявок, дата их поступления и присвоенные номера, а также авторство каждой поданной заявки (наименование подавшей организации или индивидуального предпринимателя указывается для идентификации того или иного участника);
- итоговые результаты, отражающие картину рассмотрения каждой конкретной заявки;
- сведения о тех решениях, которые комиссия приняла в отношении каждой такой заявки;
- причины, по которым проводимая закупочная процедура признана несостоявшейся (если такое решение было принято комиссией заказчика);
- в случае наличия лиц, которые не согласны с общим решением комиссии, позиция таких лиц указывается в виде специального приложения к протоколу (кроме самой позиции, необходимо указать также ее правовое обоснование);
- иная информация, которая может быть расценена, как важная, в ходе работы закупочной комиссии.
Итоговый протокол
Если говорить об итоговом протоколе, то он оформляется аналогичным образом, однако, в нем содержатся сведения о том, кто из участников закупки признается победителем.
Срок хранения всех подписанных протоколов – не менее трех лет с даты их подписания.
Меры ответственности к членам комиссии за нарушение действующего законодательства
В том случае, если были зафиксированы какие-либо нарушения действующего законодательства членами закупочной комиссии, работающей на основании Федерального закона №223-ФЗ, то следует отметить, что на сегодняшний день санкций для таких лиц не предусмотрено ни в одном из действующих нормативных актов, в том числе в Кодексе об административных правонарушениях.
Кроме того, в Положении о закупочной комиссии заказчик имеет право указать, какие именно меры воздействия могут быть применены к тем или иным должностным лицам, нарушившим законодательство о закупках, если такие лица входят в состав закупочной комиссии.
Бесплатная консультация: