В ходе конкурентной процедуры заказчик должен подготовить и опубликовать в ЕИС официальные протоколы. Протоколы закупочной комиссии необходимо готовить как при бумажной форме закупок, так и электронной. Такие документы формируются по результатам запроса котировок и предложений, аукциона и конкурса.
Понятие и случаи подготовки протокола закупочной комиссии
Протокол рассмотрения заявок по 223-ФЗ – это официальный документ, который формирует и утверждает комиссия по закупкам, созданная на базе заказчика по результатам отдельного этапа закупки или по итогам торгов в целом.
Разделяют несколько протоколов проведения итогов закупки:
- По результатам завершения отдельного этапа закупки.
- По результатам всей закупочной процедуры.
Перечень протоколов в конечном итоге будет зависеть от способа закупки. При аукционе готовятся протоколы рассмотрения первой и второй частей заявок, проведения аукциона. При конкурсе или запросе предложений заказчику нужно составить протокол открытия доступа, рассмотрения заявок, оценки заявок, проведения переторжки и подведения итогов. При запросе цен или котировок формируются протоколы открытия доступа, рассмотрения заявок, проведения переторжки, подведения итогов.
За подготовку протоколов по 223-ФЗ отвечает закупочная комиссия. В них отражается решение закупочной комиссии о соответствии заявок требованиям закупочной документации и присвоении заявкам значения по каждому критерию оценки заявки.
Документы для рассмотрения и оценки заявок, а также подведения итогов закупки нужно подготовить и при признании закупки несостоявшейся, в частности, если на участие в торговой процедуре не поступило ни одной заявки, все заявки были отклонены комиссией, либо поступила одна заявка.
Порядок подготовки протокола по итогам отдельного этапа закупки и итогового протокола по нормам 223-ФЗ регламентируется положениями ч. 13-14 ст. 3.2 223-ФЗ (вступившими в силу с июля 2018 года) и Постановлением Правительства №908 от 2012 года.
Содержание протоколов
С июля 2018 года в ФЗ-223 были внесены определенные изменения, которые затронули сроки и содержание протоколов. В протокол по результатам завершения отдельного этапа процедуры закупки требуется включить следующую информацию (с учетом ч. 13 ст. 3.2 223-ФЗ):
- Реквизиты протокола и дата его оформления.
- Количество поданных в ходе закупки заявок.
- Дата и время регистрации заявок.
- Результаты рассмотрения поданных заявок с указанием причины отклонения заявок.
- Результаты оценки заявок и итоговое решение комиссии по каждой поступившей заявке (о допуске до участия или отклонении) с указанием конкретной причины удаления заявки (например, нарушение положений закупочной документации или извещения по запросу котировок).
- Причины признания процедуры закупки несостоявшейся (при необходимости).
- Прочая информация по Положению о закупке или которую заказчик сочтет нужным включить в протокол.
В итоговом протоколе должна содержаться следующая информация (на основании ч. 14 ст. 3.2 223-ФЗ):
- Дата подписания протокола.
- Общее число поданных заявок на участие с указанием даты и времени их регистрации.
- Номер заявки по порядку (с точки зрения убывания их выгодности для заказчика – обычно заявки ранжируются от минимальной цены до максимальной).
- Результаты рассмотрения заявок и окончательных предложений с указанием отклоненных заявок и причин отклонения.
- Результаты оценки запросов участников заказа и окончательных предложений с указанием решения комиссии по заявке или поступившему предложению.
- Указание на причины признания процедуры несостоявшейся при необходимости.
- Прочие сведения, если это предусмотрено положениями о закупке.
В протоколе также нужно прописать состав закупочной комиссии. Отдельно следует указать на председателя комиссии и секретаря, их ФИО и должность всех членов комиссии. В документе прописывается объект закупки, который позволяет четко его идентифицировать, а также НМЦК, указанная в извещении.
Ранее в 223-ФЗ содержалось требование об обязательном указании в составе заявки наименования юрлица или ФИО физлица. В настоящий момент данное условие было отменено, и заказчик вправе идентифицировать участников закупки любым удобным способом: например, присваивать им номера в порядке уменьшения выгоды.
В случае если в двух заявках поступили одинаковые условия, то победителем становится участник, который предоставил свои предложения первым.
В неконкурентных закупках заказчики обязаны подготовить протокол закупки у единственного поставщика. Обязательные требования к данному документу не предъявляются. Данная форма протокола размещается в ЕИС не позднее, чем через три дня после подписания по ч. 12 ст. 4 223-ФЗ.
Сроки публикации
Сроки публикации протокола в ЕИС зависят от типа этого документа. Протокол по результатам каждого этапа нужно опубликовать не позже трех дней с даты подписания (на основании ч. 12 ст. 4 223-ФЗ).
После оформления протоколов по итогам закупки они должны храниться в учреждении-заказчике не менее трех лет по ч. 12 ст. 3.2 223-ФЗ.
Порядок размещения в ЕИС
Для размещения в ЕИС протокольной документации заказчику следует войти в личный кабинет и выбрать подходящий шаблон документа из перечня. Заказчик вправе скорректировать бланк, который был предложен ЕИС по нормам Положения о закупке. Итоговый протокол должны подписать все члены закупочной комиссии заказчика.
Протокол размещается в двух форматах: электронном и графическом (отсканированной бумажной версии).
Пользователи имеют возможность работать со справочником шаблонов по протоколам в личном кабинете ЕИС. При переходе в раздел «Шаблоны» нужно выбрать позицию по шаблонам протоколов.
Специалист может воспользоваться существующими шаблонами, введя в строку поиска нужные параметры, либо создать новый со всеми необходимыми для заказчика условиями.
Пользователю нужно прописать наименование документа, способ закупки и тип протокола, а затем сохранить форму. После этого ему станут доступны новые вкладки для дальнейшего ввода информации. После ввода и сохранения данных заказчику будет доступен новый шаблон. В дальнейшем его можно будет копировать, редактировать и удалять.
Ответственность за нарушение порядка и срока публикации
Заказчик обязан разместить протоколы в открытом доступе на официальном сайте госзакупок, даже если закупка не состоялась и не поступило ни одной заявки.
Таким образом, завершение всех этапов процедуры выбора поставщика по 223-ФЗ нужно запротоколировать и разместить подготовленные протоколы в ЕИС в открытом доступе. Протоколы готовятся по результатам прохождения отдельного этапа процедуры закупки или по итогам всей закупки. На размещение протокола у ответственных лиц есть 3 дня после его принятия. Протокол готовит действующая в организации комиссия по закупкам. За несоблюдение указанного условия о размещении протокола должностное и юридическое лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа.