Контрактная служба – это специально созданный отдел предприятия заказчика, функцией которого является планирование, подготовка и организация закупок в целях обеспечения нужд заказчика.
Создание контрактной службы обязательно, если годовые расходы на закупки, включая неоплаченные контракты, исполненные в прошлом году, превышают 100 миллионов рублей. Если годовой объем расходов на закупки меньше 100 миллионов рублей, заказчик вправе ограничиться введением должности контрактного управляющего.
Регулирование контрактной службы
Правовое регулирование контрактной службы осуществляется:
- законом 44-ФЗ;
- Приказом Минэкономразвития №631;
- внутренним Положением о закупках;
- отраслевыми нормативными актами.
Ст. 38 закона 44-ФЗ определяет условия создания и основные функции контрактной службы, а также требования к участникам. Приказ №631 содержит типовой регламент работы контрактных служб, на основании которых заказчики разрабатывают внутренние регулирующие акты и положения о контрактных службах.
Контрактную службу не следует путать с закупочной комиссией, непосредственно определяющей победителя конкурса или аукциона – представители контрактной службы должны лишь обеспечивать техническую работу комиссии и оценивать соответствие характеристик товаров участников закупочной документации, но решение при этом принимает комиссия, в которую обычно не входят члены контрактной службы.
Функции и задачи
К основным функциональным обязанностям контрактной службы относятся:
- планирование закупочной деятельности заказчика;
- проведение исследования рынка;
- обоснование условий закупок и начальной цены контракта;
- организация общественных обсуждений закупок;
- публикация в ЕИС извещений, проекта контракта, закупочной документации и иных документов;
- организация заключения контракта с победителем закупочной процедуры;
- приемка товаров, работ и услуг по контракту, проведение экспертизы;
- подготовка и хранение протоколов закупочной комиссии;
- обеспечение технической и организационной стороны работы закупочной комиссии;
- взаимодействие с исполнителем.
К взаимодействию с исполнителем относится перечисление оплаты по контракту, истребование пеней и штрафов при нарушении условий, включение в списки недобросовестных исполнителей и т. д.
Переговоры с потенциальными исполнителями осуществляются на стадии исследования рынка, когда контрактная служба подготавливает план закупок исходя из объема выделенных средств, потребностей заказчика и предложений на рынке.
В целях исполнения своих функций контрактная служба имеет право:
- формировать план закупок и план-график;
- выбирать способ определения исполнителя;
- составлять и утверждать описание объекта закупки;
- проверять участников на соответствие условиям закупки;
- оценивать предлагаемую потенциальными исполнителями продукцию (услуги, работы) на предмет соответствия описанию объекта закупки;
- определять условия привлечения субподрядчиков.
Также контрактная служба организует утверждение плана закупок заказчиком, размещает утвержденный план в ЕИС и при необходимости вносит в него изменения.
Должностная инструкция
Должностная инструкция оформляется на основании вышеперечисленных обязанностей и полномочий сотрудников контрактной службы. В зависимости от специфики деятельности заказчик должен определить в должностной инструкции:
- режим работы контрактной службы;
- список обязанностей для каждого сотрудника службы;
- порядок распределения ответственности;
- способ взаимодействия с другими подразделениями заказчика;
- условия замещения должностей.
Функционал сотрудников контрактной службы может быть расширен в пределах, ограниченных законом 44-ФЗ, нормативными актами заказчика, а также квалификацией сотрудников службы и трудовым законодательством.
Ответственность
При осуществлении своей деятельности сотрудники контрактной службы несут ответственность:
- гражданско-правовую;
- дисциплинарную;
- административную и уголовную.
Гражданско-правовая ответственность наступает, если в результате действий контрактной службы был причинен ущерб хозяйствующим субъектам, в частности, участникам закупочной процедуры. Такой ущерб может быть причинен из-за некорректных условий контракта, составленного службой, неверно определенной цены контракта и т. д.
Дисциплинарная ответственность возникает в рамках трудового договора, заключенного между заказчиком и сотрудниками контрактной службы, и наступает при нарушении должностной инструкции, неисполнении своих обязанностей, опозданиях и прогулах.
Уголовная ответственность наступает, если в результате действий контрактной службы был сорван крупный социально значимый проект, причинен значительный ущерб госзаказчику, или совершено коррупционное преступление.
Порядок создания и работы контрактной службы
Создание контрактной службы происходит следующим образом:
- Устанавливается потребность в создании контрактной службы.
- Определяются штатный состав и руководитель службы.
- Составляется должностная инструкция.
- Выпускается и подписывается приказ о создании службы.
- Сотрудники приступают к исполнению своих обязанностей.
Потребность в создании службы устанавливается либо при превышении стоимости годового объема закупок 100 миллионов рублей, либо когда заказчик нуждается в упорядочении закупочной деятельности из-за большого объема мелких закупок, даже если их объем не превышает 100 миллионов в год.
Приказ о создании контрактной службы составляется в письменной форме на бланке заказчика и должен содержать:
- реквизиты заказчика;
- состав контрактной службы и дата создания;
- распределение должностей;
- ответственный за исполнение приказа;
- ФИО и подпись руководителя заказчика.
Вновь созданная служба начинает работу с момента ознакомления с приказом, должностной инструкцией и Положением о контрактной службе. Важно учесть, что Приказом №631 установлены ограничения:
- на переговоры с участниками закупки до определения победителя;
- на разглашения данных поставщиков.
Работу контрактной службы контролируют руководитель заказчика, общественные комиссии и местный орган ФАС.
Требования к штату сотрудников
Число сотрудников контрактной службы не может быть менее двух человек. Чаще встречается состав из 3-5 человек, при этом обязательно присутствуют должности:
- руководитель;
- юрист;
- организатор-секретарь;
- технический специалист.
Одна штатная единица может совмещать несколько должностей на постоянной или временной основе.
Часть 6 ст. 38 закона 44-ФЗ определяет, что все работники контрактной службы должны иметь высшее или дополнительное профобразование по специальности «Специалист в сфере закупок» или «Эксперт в сфере закупок», а также своевременно проходить переподготовку.
Бесплатная консультация:
Здравствуйте! Я работаю во вновь созданной контрактной службе, и мне сказали писать заявление о выходе из закупочной комиссии! Это законно вообще?
Иван, да, это законно, в п. 8 Приказа Минэконома сказано: заказчик вправе установить, что работники контрактной службы не могут быть членами комиссии по осуществлению закупок.
Добрый день! Я работаю в контрактной службе, и мне сказали, что я должна изменить проект контракта по предложению победителя уже третий раз! По закону ведь только один раз можно, или нет?
Анна, да, по закону можно только один раз вносить корректировки по возражению победителя. Вам нужно обратиться в местный орган ФАС и сообщить о нарушении.
Анна, официально — да, один раз, но вам, скорее всего, присылают проект контракта не через ЕИС, а напрямую!) Это не совсем правильно, но так часто делают, чтобы согласовать все условия без подачи официальных возражений.