Положение об отделе закупок по нормам законодательства не является обязательным, но оно позволяет упорядочить действующую в организации систему закупок. В частности, оно определяет спектр решаемых задач, функционал отдела закупок, а также права и обязанности сторон.
Чем занимается отдел закупок
В рамках 44-ФЗ «О контрактной системе…» предусмотрено создание контрактной службы или назначение контрактного управляющего. Данные структуры на базе учреждения заказчика необходимы для планирования и осуществления государственных закупок товаров, работ и услуг.
В рамках 44-ФЗ вместо отдела закупок используется понятие контрактной службы с учетом специфики закупочной деятельности.
Под контрактной службой понимается объединение совокупности должностных лиц заказчика, которые выполняют функции по осуществлению всех закупочных процедур. Данные лица могут объединяться в структурное подразделение или состоять в рамках разных подразделений по ч. 1, 4 ст. 38 44-ФЗ.
Контрактный управляющий – это должностное лицо, которое несет ответственность за осуществление одной или нескольких закупок, включая закупки для исполнения каждого контракта по ч. 2 ст. 38 44-ФЗ.
Таким образом, для решения вопроса о целесообразности создания контрактной службы заказчику следует определиться со СГОЗ. В него включается весь объем финансового обеспечения для закупки по 44-ФЗ, утвержденный на год по п. 16 ч. 1 ст. 3 44-ФЗ.
Заказчик может утвердить постоянный состав сотрудников, исполняющих функции контрактной службы. Также он самостоятельно утверждает структуру такого отдела, определяется с численностью сотрудников. При этом контрактная служба должна состоять минимум из двух человек.
Заказчик в обязательном порядке создает контрактную службу и назначает ее руководителя. Если контрактная служба создается в форме отдельного подразделения, то руководит им назначенное лицо. Контрактная служба без образования отдельного подразделения находится под началом непосредственного руководителя учреждения или одного из заместителей.
По ч. 1 ст. 9 44-ФЗ в отдел закупок заказчика входят квалифицированные специалисты с необходимыми знаниями и навыками в области закупок.
На основании ч. 2 ст. 9 44-ФЗ заказчики принимают меры по поддержанию и повышению квалификации и образования должностных лиц, в частности, занимаются их профессиональной переподготовкой.
Содержание Положения о контрактной службе
Ранее требования к контрактной службе определялись 44-ФЗ и типовым Положением о контрактной службе, который был утвержден Приказом МЭР от 2013 года №631. В апреле 2019 года Минфином было утверждено типовое Положение об отделе государственных закупок. После его принятия ранее регулирующий работу отдела закупок Приказ №631 от 2013 года утратил юридическую силу.
В типовом Положении о контрактной службе установлены правила деятельности подразделения в процессе планирования и осуществления государственных закупок. Новая версия типового положения подготовлена с учетом последних изменений 44-ФЗ и отражает актуальную версию законодательства о закупках. В структуре типового Положения о работе отдела госзакупок можно выделить следующие блоки:
- Блок 1: общие правила работы отдела. В нем раскрываются цели и принципы отдела госзакупок, порядок организации работы подразделения, структура и численность отдела, распределение обязанностей между членами отдела, порядок осуществления взаимодействия с другими подразделениями. Например, в отделе закупок могут действовать группа по инициации закупок, планированию закупочной деятельности и определению поставщиков, группа приемки товаров и услуг, группа оплаты работы поставщиков и группа по приему и обработке обращений и претензий (претензионно-исковой работе).
- Блок 2: функции и полномочия отдела закупок. Весь функционал и полномочия отдела закупок разделены на основании этапов закупочной практики в процессе планирования, определения поставщиков, исполнения, изменения и расторжения контракта.
- Блок 3: ответственность отдела государственных закупок. Последний блок посвящен ответственности работников подразделения по закупкам.
В типовом Положении указано, кто из участников закупок вправе обжаловать действия работников. Таким правом наделен любой участник закупки, общественные объединения и объединения юридических лиц.
Задачи и функции отдела закупок
Целями создания и функционирования контрактной службы заказчика являются:
- Привлечение к работе квалифицированных специалистов, имеющих теоретические и практические знания в области госзакупок.
- Предоставление доступа к сведениям о действиях отдела, направленных на обеспечение государственных нужд, в частности, о способах отбора поставщика.
- Заключение контрактов на условиях, которые обеспечивают максимально эффективное достижение заданных результатов для обеспечения госнужд.
- Достижение заказчиком целевых ориентиров.
Для реализации поставленных целей отдел закупок решает следующие задачи. Контрактная служба на основании ч. 4 ст. 38 44-ФЗ выполняет ряд функций в зависимости от этапа закупки: планирования, определения поставщика, заключения и исполнения контракта.
Функции и полномочия отдела закупок на этапе планирования включают:
- Разработку и утверждение плана и плана-графика закупок.
- Размещение плана и плана-графика в ЕИС.
- Обеспечение обоснования закупки.
- Расчет и обоснование НМЦК.
- Организацию и участие в консультациях с поставщиками для определения конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ и услуг.
В процессе планирования определения поставщика отдел закупок занимается:
- Выбором способа определения поставщика.
- Согласованием закрытых способов отбора поставщика.
- Подготовкой и размещением в ЕИС документации о закупке.
- Отправкой приглашений принять участие в закрытой закупке.
- Организацией общественных слушаний.
- Привлечением специализированной организации для выполнения функций по определению поставщика.
На этапе определения поставщика к функциям контрактной службы можно отнести:
- Обеспечение осуществления закупок и подписания контрактов.
- Организацию работы комиссии по осуществлению закупок.
- Подготовку протоколов заседания комиссии по закупкам.
- Обеспечение льготным категориям участников ценовых преимуществ (учреждениям уголовно-исполнительной системы и организациям инвалидов).
- Осуществление закупок у СМП и СОНКО по утвержденным требованиям.
- Рассмотрение банковских гарантий.
- Привлечение экспертов и экспертных организаций.
- Обеспечение секретности сведений, переданных в ходе процедуры определения поставщика.
- Обеспечение аудиозаписи при вскрытии конвертов с заявками на участие.
- Прочие функции.
В процессе взаимодействия с поставщиком при возникновении спорных ситуаций отделом закупок организуется включение сведений о поставщике в реестр недобросовестных поставщиков, участие работников в процессе обжалования действий, направление требований об уплате штрафов и неустоек.
К числу полномочий руководителя контрактной службы можно отнести:
- распределение должностных обязанностей между сотрудниками;
- общее руководство отделом закупок;
- формирование плана работы контрактной службы;
- отчетность перед заказчиком о результатах работы отдела закупок;
- координация работы отдела закупок с иными подразделениями;
- иные полномочия.
Какими правами и ответственностью наделен отдел
Отдел закупок наделен рядом прав, которые позволяют ему решать поставленные задачи:
- Получать документы и иные информационные материалы по профилю деятельности для ознакомления, учета и использования в текущей работе.
- Запрашивать от руководства сведения, которые могут потребоваться для выполнения возложенных функций. В частности, они могут запрашивать от руководителей подразделений сведения о потребностях в товарах и услугах, их характеристиках и свойствах.
- Осуществлять проверку и координацию деятельности структурных подразделений компании по вопросам материально-технического обеспечения.
- Привлекать специалистов из других подразделений к приемке и экспертиз товара, выполненной работы или оказанной услуги.
- Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы подразделения.
- Контролировать ход выполнения контрактов со стороны поставщиков.
- Участвовать в подборе кадров.
- Вносить предложения по системе мотивации и повышению квалификации сотрудников.
- Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения.
- Привлекать к работе экспертов или экспертные организации.
В типовом Положении о закупках определена ответственность за своевременное и достоверное предоставление информации об исполнении госконтракта. Ответственность за сроки исполнения контракта возлагается на подразделение отдела закупок, которое инициировало процесс определения поставщика.
Руководители контрактной службы и рядовые сотрудники несут полный спектр ответственности за нарушение норм 44-ФЗ: гражданско-правовую, дисциплинарную, административную и уголовную.
Бесплатная консультация: