Бесплатная консультация:
Москва
Санкт-Петербург
Регионы
Бесплатная консультация:
8 (800) 600-3617
Бесплатная консультация
Москва и область
+7 (499) 110-33-98
Санкт-Петербург
+7 (812) 407-22-74

Какой срок хранения документов предусмотрен действующим законодательством о контрактной системе?

После завершения закупки по нормам 44-ФЗ заказчик должен оформить должное хранение всех оформленных им документов. Сроки хранения устанавливаются продолжительностью от 3 до 10 лет в зависимости от типа документа и начальной цены контракта. В указанный период времени не допускается уничтожать документацию.


Правовое регулирование


После завершения закупки у заказчика на руках остается большой массив документации: план-график, протокол, контракт, допсоглашения к нему и пр. Все они должны быть заархивированы и переданы на хранение. Это необходимо на случай возникновения споров, проведения проверок и пр.

Мнение юриста
Дмитрий Иванов
Центр правовой поддержки
Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Закупочная документация заказчика может храниться в электронном или бумажном вариантах.

Сроки хранения всей документации в самом 44-ФЗ никак не регламентируется. Здесь прописаны только сроки обеспечения сохранности бумажной документации. При определении сроков хранения электронных документов заказчику необходимо опираться на положения иных нормативно-правовых актов.

Порядок сохранности документов по закупке регулируется по следующим нормативно-правовым актам и разъясняющим документам:

  • на основании законодательства о контрактной системе по ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ;
  • по Письму Минэкономразвития № Д28и-1805 от 2017 года;
  • по ФЗ от 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • по Приказу Министерства культуры №558 от 2010 года;
  • по Методическим рекомендациям по разработке инструкций от органов исполнительной власти, утвержденные Росархивом в 2009 году, за номером 76.

Сроки хранения документации по закупкам

Минимальные сроки хранения документов по закупкам в рамках 44-ФЗ установлены как 3 года. По истечении указанного периода заказчик может продолжать хранить документы или должен уничтожить их.

В рамках 44-ФЗ не предусмотрен строгий регламент для обеспечения сохранности регистров по закупкам. Здесь указано только на необходимость обеспечения сохранности следующих документов:

  1. Документации по конкурсу.
  2. Заявок на участие в конкурсе и аукционе.
  3. Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.
  4. Документация об изменении закрытого аукциона.
  5. Все протоколы на участие в закрытой закупке.
Конкурсная документация, заявки на участие конкурса, протоколы рассмотрения заявок конкурсной комиссией и аудиозаписи вскрытия конвертов подлежат хранению в течение 3 лет (на основании ч. 15 ст. 53 44-ФЗ и по письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года). Все документы по изменениям в закупочной документации в области закрытого аукциона, предоставленными заказчиками разъяснениями по закрытому аукциону, протоколы и заявки на участие должны храниться не менее 3 лет по ч. 13 ст. 90 44-ФЗ и Письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года).

Трехгодичные минимальные сроки хранения документации можно подтвердить и на основании ст. 196 Гражданского кодекса. Именно такой период установлен в качестве срока исковой давности. Соответственно, с точки зрения судебных разбирательств, более длительный период хранения лишен смысла.

На основании ч. 1 ст. 2 ФЗ-44 поставщику следует дополнительно опираться на положения Конституции, Гражданского и Бюджетного кодексов, а также на другие законы, которые регулируют отношения в процессе закупок и исполнение контрактов. В одном из таких документов есть противоречия по срокам хранения документов с 44-ФЗ. Так, по 125-ФЗ «Об архивном деле» документы по закупкам должны храниться не менее 5 лет.

В Приказе Минкультуры №558 от 2010 года в п. 272-279 подчеркивается, что вся документация по государственным и муниципальным закупкам может храниться не менее 5 лет. Для материалов по крупным и особо крупным заказам указанные сроки составляют не менее 10 лет.

Таким образом, рекомендации Минкультуры идут вразрез с требованиями 44-ФЗ. В данном случае заказчику нужно понимать, что приоритетом обладают нормы законодательства о контрактной системе. То есть в отношении тех документов, которые перечислены в 44-ФЗ, нужно обеспечить трехлетние сроки хранения. В отношении неуказанных здесь документальных сведений сроки хранения устанавливаются, как 5 лет по Приказу Минкультуры.

В указанный перечень документов, которые нужно хранить 5 лет, можно включить извещения о закупке, сводные заявки, технические задания, календарные планы, доверенности, копии договоров, информационные карты. Сюда входят все документы, которые сформированы при закупках единственного поставщика, через запросы котировок и предложений.

Документация по крупным закупкам по истечении 10 лет передается в архив, то есть она будет храниться бессрочно.

Сроки хранения можно различать в зависимости от способа закупки и стоимости контракта. Сроки хранения отдельных документов по 44-ФЗ составляют:

  1. Государственных и муниципальных контрактов по 44-ФЗ – 5 лет.
  2. Весь перечень закупочной документации, включая переписку между заказчиком и поставщиком – 5 лет (документы хранит как заказчик, так и поставщик).
  3. Регистрационные журналы – 5 лет.
  4. Реестры закупок без подписания контракта – 5 лет после завершения процедуры.
  5. Положения о комиссиях, план закупок, план-график, реестры контрактов и отчеты по контрактам – бессрочно.

Сроки начинают отсчитываться с 1 января следующего календарного года за годом проведения закупочной процедуры.

Например, контракт был исполнен в октябре 2019 года. Сроки хранения документов по нему должны отсчитываться начиная с 1 января 2020 года.

Как устанавливаются сроки


Перечень и сроки хранения документации в архиве заказчика определяются самим заказчиком самостоятельно, и регламентируется данная процедура через приказ. В этом приказе заказчик регулирует процесс обеспечения сохранности материалов в области контрактной системы.

Период времени, в течение которого нужно обеспечить хранение регистров госзаказа, не может быть меньше указанного в 44-ФЗ.

Приказ имеет свободную структуру, но в нем необходимо прописать следующие аспекты:

  1. Перечень документов, которые должен хранить заказчик.
  2. Ответственное лицо за хранение со стороны заказчика.
  3. Состав экспертной комиссии, которая является ответственной за порядок учета документальных материалов.
  4. Начало периода хранения (с 1 января следующего года).
Приказ должен подписать руководитель заказчика, а также перечисленные в приказе ответственные лица. Последние расписываются в подтверждение того, что они были ознакомлены с текстом приказа.

Таким образом, заказчик должен обеспечить хранение закупочной документации в течение 3 лет. При этом заказчик вправе установить собственные более длительные сроки и прописать их в документации по закупке. Перечень документации, которая передается на хранение, срок ее хранения устанавливается заказчиком самостоятельно. Для этих целей формируется внутренний приказ. В Приказе Минкультуры указано на другие минимальные сроки хранения документов: они составляют от 10 лет по крупным контрактам и 5 лет – по иным закупкам.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Рейтинг автора
219
Автор статьи
Наталья Чернова
Юрист
Написано статей
533

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...


Добавить комментарий

Call Now ButtonБесплатная консультация:
8 (800) 600-3617