План-график закупок с 1 октября 2019 года является единственным официальным документом, который отражает потребности государственного или муниципального заказчика в определенных товарах, работах или услугах.
Правовая база
Составление плана-графика закупок происходит в строгом соответствии с положениями федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
На основании положений указанного закона формируется не только сам данный плановый документ, но также и те документы, которые позволят заказчику (контрактному управляющему или контрактной службе) выявить потребности всей организации и подробно их отразить в последующем в плане-графике.
На федеральном уровне нет регламентации аспектов, связанных с составлением сопровождающих документов для формирования плана-графика, кроме приказа руководителя заказчика об утверждении данного документа. Именно по этой причине каждый заказчик вправе самостоятельно разработать внутри своей организации перечень тех документов, которые потребуются контрактной службе или контрактному управляющему для того, чтобы сформировать итоговый вариант плана-графика, направляемого на дальнейшее утверждение руководством организации.
Одним из таких внутренних документов, составление которого происходит на основании принимаемых локальных инструкций, является заявка на участие в закупках, которая готовится различными подразделениями для того, чтобы предельно точно отразить их потребности в плане-графике.
Заявка на участие в закупке для составления плана-графика
Так как у данного документа нет единой регламентирующей базы, то следует указать, что он создается исключительно на основании рекомендаций самой контрактной службы или контрактного управляющего, отвечающего за закупочную деятельность внутри государственного или муниципального заказчика. Соответственно, у данного документа нет и единого наименования – в каждой организации данный документ называется по-своему. Однако в связи с теми задачами, которые этот документ решает, его можно назвать как «Заявка на участие в закупочной деятельности» или «Заявка для отражения потребностей в плане-графике закупок».
Чаще всего составление специализированной формы заявки характерно для крупных заказчиков, внутри которых функционирует большое количество подразделений, либо у которого имеется большой совокупный годовой объем закупок.
В этом случае целесообразно собирать потребности подразделений, отраженные в виде специальных прогностических отчетов, для того, чтобы максимально подробно учесть все потребности таких структурных единиц внутри организации и отразить их в плане-графике закупок.
Если речь идет о небольших организациях, также относящихся к государственным или муниципальным заказчикам, то внутри них составление каких-либо специальных форм таких прогностических отчетов встречается редко, так как все потребности чаще всего носят повторяющийся характер и могут быть изучены на основании имеющегося и исполняющегося плана-графика.
Рассмотренный выше прогностический отчет носит характер первичного, так как он формируется заранее (после получения информации о доведенных до заказчика лимитах бюджетных обязательств) до момента составления плана-графика. Как правило, сбор таких прогностических отчетов происходит в начале декабря года, предшествующего тому, на который составляется план-график, так как к этому периоду времени уже становится понятно, сколько средств в качестве лимитов бюджетных обязательств будет предоставлено заказчику, и как эти средства могут быть распределены.
Можно выделить также и вторичную форму, которая готовится подразделением заказчика непосредственно перед проведением той или иной закупки. Эта заявка носит уже фактический характер, и на основании ее содержания происходит корректировка определенной позиции или группы позиций плана-графика с целью предельно точного отражения всех потребностей подразделения и полноценного составления извещения и документации к объявляемой закупке. Однако содержание данного документа меняться не будет вне зависимости от того, идет ли речь о первичном прогностическом отчете либо о вторичном.
Основное содержание заявки на закупку для плана-графика
Так как единой формы для заявки на закупку для составления плана-графика не существует, каждый заказчик формирует ее самостоятельно, однако, учитывая основные аспекты, отраженные в плане-графике. Так, для того, чтобы последующее составление плана-графика происходило достаточно быстро, а итоговый результат предельно точно учитывал имеющиеся потребности самого заказчика в целом и каждого его подразделения, существует перечень данных, которые потребуется в таком документе отразить:
- данные о том подразделении, которое подает прогностический отчет (необходимо для того, чтобы определить ответственных лиц, которые будут принимать участие в последующей оценке потенциальных заявок на участие в закупочной деятельности, а также для того, чтобы сотрудники контрактной службы или контрактные управляющие имели представление о том, кого они планируют привлекать в качестве консультантов по проводимым закупкам);
- сведения о предмете закупки (необходимо не только указать наименование закупаемого товара, работы или услуги, но также и отразить информацию о том, какой ОКВЭД или иные идентифицирующие коды присвоены такому предмету закупки. Это необходимо для того, чтобы не допустить искажения информации в плане-графике при его составлении);
- сведения о количестве единиц или иных счетных параметрах для формирования точного представления о проводимой закупке (например, если предметом закупки выступает поставка автомобильных шин, то есть предмет закупки – товар, то в качестве количества единиц будет использоваться штучное обозначение, а если предметом закупки становятся услуги по шиномонтажу, то количественное обозначение будет представлено человеко-часами, так как услуги в данном случае будут измеряться именно в таких единицах, и итоговая стоимость будет рассчитана на основании потраченного потенциальным исполнителем времени на исполнение контракта, а также на основании стоимости одного часа такого времени у сотрудника исполнителя);
- информация о предпочтительной форме проведения закупки (форма проведения закупочного мероприятия подразделением в данном виде прогностического отчета носит только рекомендательный характер, так как итоговую форму определяет контрактная служба на основании сведений об имеющихся потребностях всех подразделений заказчика и на основании положений действующего закупочного законодательства);
- данные о начальной максимальной цене контракта или договора, которые удалось получить на основании специально сформированных запросов коммерческих предложений;
- сведения о сроках, в течение которых должна быть проведена та или иная закупочная процедура, чтобы нужды подразделения заказчика были удовлетворены, а функционирование самого заказчика не пострадало (указываются не конкретные даты, а диапазон таких дат, внутри которых контрактная служба или контрактный управляющий могут определить наиболее оптимальные сроки для проведения процедуры. Например, производить закупку низкозамерзающей стеклоомывающей жидкости в летний период не следует ввиду того, что у поставленного химического состава до начала периода его использования может истечь срок годности, в результате чего он потеряет свои изначальные свойства);
- дополнительные примечания, которые, например, позволят провести многолотовую закупку (если на уровне действующего законодательства возможно произвести объединение нескольких предметов закупок с разными ОКВЭДами в одну процедуру) либо централизованную, когда несколько подобных заказчиков будут объединены централизованным органом по проведению закупок в рамках одной процедуры с итоговым получением результатов исполнения заказа в соответствии с их потребностями (несколько школ при закупке учебников или канцелярских товаров могут быть объединены централизованным органом по проведению закупок в одну процедуру, как получатели результатов проведения закупок, в то время как заказчиком будет выступать сам централизованный орган).
Какие документы необходимо приложить заказчику
Перечень сопровождающих такой прогностический отчет документов каждый заказчик определяет самостоятельно, однако, среди основных, которые запрашиваются практически всегда контрактной службой или контрактным управляющим от подразделений, являются:
- отчет об удовлетворении аналогичных потребностей подразделения за предыдущий плановый период (для того, чтобы определить, насколько потребности подразделения в предыдущем периоде были удовлетворены);
- запросы коммерческих предложений (не менее пяти штук в соответствии с требованиями федерального законодательства в сфере закупок) и ответы на них (не менее трех штук от различных потенциальных контрагентов при условии, что все организации действующие и могут исполнить контракт в случае приглашения их к прямой форме закупки). Срок действия ответа на запрос коммерческого предложения должен распространяться на следующий плановый год (то есть если запрос сделан в 2019 году, то срок действия ответа не может быть меньше 31 декабря 2020 года, так как предоставленные в таком ответе сведения будут использованы для того, чтобы сформировать отчет об определении начальной максимальной цены контракта);
- отчет о формировании начальной максимальной цены контракта или договора (обоснование) для включения данных о такой цене в план-график (после проведения суммирования всех предоставленных отчетов государственный или муниципальный заказчик должен «уложиться» в предоставленные ему лимиты денежных средств);
- техническое задание к проводимой закупке (для каждой планируемой позиции плана-графика необходимо подготовить свое техническое задание с подробным описанием предмета закупки и тех аспектов, которые будут влиять на решение заказчика о принятии к участию в закупке поданных заявок потенциальных исполнителей). В случае необходимости (чаще всего при закупке товара) к техническому заданию могут быть приложены картинки, эскизы, схемы и прочие документы, позволяющие получить наиболее подробное представление о предмете закупки;
- проект контракта или договора (в случае, если у подразделения есть свои требования к данному документу, которые должны быть отражены в документации к проводимой закупке).
Сроки и правила подачи
Что касается правил подачи заявки на участие в закупке для составления плана-графика, то все они устанавливаются каждым заказчиком самостоятельно.
Если говорить о сроках подачи таких заявок (отчетов), то они зависят напрямую от типа отчета:
- для первичного отчета речь идет о необходимой готовности в разумных временных рамках до подготовки первой версии плана-графика (при этом для каждого заказчика и его контрактной службы или контактного управляющего разумные сроки – понятие собственное и зависит от объема проводимых закупок, количества подразделений и, соответственно, количества анализируемой документации);
- вторичный отчет, подаваемый в отношении конкретной позиции плана-графика, должен быть подготовлен ответственным подразделением в такие сроки, чтобы в случае возникновения необходимости корректировки такой позиции срок проведения запланированной процедуры не сместился существенным образом или не был сорван вовсе.
В остальном заказчик формирует требования к таким отчетам самостоятельно на основании рекомендаций своей контрактной службы или контрактного управляющего.
Возможности внесения изменений
Заявка на участие в закупке для включения в план-график – это документ, направленный, в первую очередь, на отражение потребностей конкретного подразделения заказчика. именно по этой причине данный документ может подвергаться постоянным изменениям на основании фактической картины функционирования такого ответственного подразделения.
В том случае, если изменения в заявку повлекли за собой нарушение каких-либо норм действующего законодательства в сфере осуществления закупочной деятельности, в том числе в отношении внесения изменений в план-график, особенно если такое нарушение повлекло наложение различных видов штрафных санкций, руководитель заказчика может также воспользоваться своим правом наложить дисциплинарное взыскание за ненадлежащее исполнение своих обязанностей на лиц, ответственных за составление и изменение указанного прогностического отчета.
Бесплатная консультация: