Государственные и коммерческие предприятия в целях обеспечения своего функционирования закупают товары, работы или услуги у сторонних производителей (поставщиков). Закупочная логистика – это комплекс мер, направленных на планирование и проведение таких закупок при минимальном расходовании времени и материальных средств предприятия.
Цели закупочной логистики
Целями закупочной логистики являются:
- определение потребностей предприятия;
- исследование рынка;
- выбор производителей;
- проведение закупок;
- контроль качества и сроков поставок;
- планирование бюджета.
Потребности организации определяются исходя из плана мероприятий на ближайший год с учетом объема ранее заказанных работ, услуг и израсходованных товаров за прошедший период. При исследовании рынка производится анализ предложения и мониторинг цен, оцениваются предложения от проверенных поставщиков, их конкурентов и осуществляется поиск технологически новых решений, которые позволят сэкономить ресурсы.
Для цели выбора поставщиков заказчик решает следующие задачи:
- сбор сведений о поставщиках;
- анализ надежности;
- сравнительный анализ и отбор предложений.
Сбор сведений о поставщиках производится на основе проведенного анализа предложений, при этом важно выяснить длительность пребывания поставщика на рынке, характеристики его товара или услуги и наличие сертификатов качества (лицензий). При проверке надежности оценивается юридическая чистота поставщика – наличие всех разрешительных документов, требуемых законом, и отсутствие непогашенной судимости за экономические преступления.
При формировании бюджета нужно учесть следующие моменты:
- темп развития предприятия заказчика;
- прогнозируемая динамика изменения потребностей;
- объем ранее израсходованного товара (полученных услуг);
- наличие запасов;
- планируемые доходы;
- прогноз рыночной динамики;
- прогноз инфляции.
Также при планировании закупочного бюджета важно оценивать финансовые риски, проводя качественный и количественный анализы состояния активов предприятия заказчика.
Какие трудности могут возникнуть
При осуществлении закупочной логистики типичны следующие трудности:
- отсутствие поставщиков, соответствующих требуемым параметрам;
- нарушение сроков поставок;
- отсутствие заявок на участие в закупке;
- проблемы при оформлении закупочной документации;
- некорректное обоснование выбора поставщика;
- низкое качество закупаемых товаров, работ или услуг.
Государственные предприятия и бюджетные учреждения нередко имеют к поставщикам ряд строгих требований, устанавливаемых законодательством, при этом бюджет муниципальных заказчиков часто ограничен, что приводит к трудностям при поиске подходящего поставщика и отсутствию заявок на участие в электронных аукционах и конкурсах.
Нарушение условий уже подписанного контракта (сроков поставки, параметров поставляемого товара или оказываемой услуги) является показателем некачественного отбора поставщиков или проблем на этапе контроля качества закупок.
Принципы логистики
В целях предотвращения вышеописанных проблем в закупочной логистике приняты принципы:
- управляемость;
- гибкость;
- разумная избыточность;
- обоснованность;
- законность;
- экономичность.
Под управляемостью понимается контролирование заказчиком всех этапов процедуры закупки – от определения потребностей до контроля над исполнением условий контракта. Управляемость позволяет избежать проблем со срывом сроков поставок и текущими расходами средств.
Под гибкостью понимается готовность заказчика корректировать условия закупок в зависимости от изменений рыночной конъюнктуры, это позволяет предотвратить перерасход средств.
Разумная избыточность – это система планирования объема закупок таким образом, чтобы предприятие заказчика было готово к форс-мажорным обстоятельствам, но при этом не накапливало лишней продукции, особенно с ограниченным сроком годности.
Принцип обоснованности имеет юридический аспект, касающийся оформления закупочной документации, и рациональный аспект, касающийся обоснования необходимости закупки тех или иных товаров, работ и услуг в обозначенном объеме. Данный принцип сопутствует принципу экономичности, который предполагает соблюдение баланса цена-качество.
Принцип законности при проведении закупок выражается в неукоснительном соблюдении законов 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также гражданского законодательства в отношении совершения сделок и отраслевых нормативных актов, регулирующих правила закупки отдельных видов товаров, работ и услуг.
Стратегии логистики
Существует несколько стратегий закупочной логистики, которые могут применяться в сочетании с друг другом:
- по объекту закупки;
- по количеству поставщиков;
- по географическому аспекту;
- по характеру поставок;
- по использованию электронных закупок.
По объекту закупки заказчик выбирает стратегию закупки комплектов или отдельных компонентов. В первом случае необходимые товары или услуги закупаются единым лотом, во втором – каждый вид товара закупается независимо от другого. Первая стратегия подходит для предприятий с низким уровнем диверсификации, а вторая – с высоким, когда важно соблюсти независимость хозяйствования разных структурных подразделений, но при этом нести дополнительные расходы на проведение множества закупок.
Количество поставщиков может варьироваться от одного до десятков. Стратегия закупки у единственного поставщика подходит для небольших узкоспециализированных предприятий, в остальных случаях рекомендуется использовать стратегию закупки у разных поставщиков.
По географическому аспекту закупки бывают:
- региональные;
- федеральные;
- международные.
Региональные закупки проводятся у поставщиков домашнего региона заказчика – это позволяет снизить транспортные расходы и облегчить взаимодействие контрагентов.
Закупка у поставщиков со всей страны позволяет расширить ассортимент закупаемых товаров, работ или услуг и выбрать более подходящее предложение, а международные закупки позволяют использовать передовые технологии отрасли, но требуют более тщательного оформления закупочной документации.
По характеру поставок закупки могут быть:
- с доставкой товара на склад заказчика;
- с доставкой товара на рабочее место персонала.
При доставке на склад заказчик должен содержать отдельную службу для перераспределения товара между подразделениями, а доставка непосредственно к рабочему месту применяется при заказе оборудования, так как обычно включает услугу его установки и настройки.
В наукоемких небольших госпредприятиях, особенно при работе с гостайной, товары, работы и услуги заказываются без использования электронных закупок, чтобы избежать утечки данных.
https://www.youtube.com/watch?v=ymt9_1Uuo80&t=50s
Бесплатная консультация:
Добрый день! У меня предприятие по производству качественного бруса, но поставщик постоянно срывает сроки поставок, причем это с разными поставщиками, а специфика такая, что заранее не закажешь, что делать?
Юрий, вам нужна стратегия закупки у нескольких поставщиков — попробуйте одну и ту же партию небольшими частями заказать сразу у трех-пяти поставщиков, и у вас всегда будет немного сырья.
Юрий, дело не в стратегии закупки тут, а в контроле поставок. Внесите в условия контракта пункт об ответственности за срыв сроков, с пенями и штрафами — больше не будут так делать!)
Здравствуйте! Я не понял, как на этапе планирования бюджета учитывать рыночные риски будущего, особенно инфляционные? И что значит учет собственных рисков?
Максим, здесь имеется ввиду банальный прогноз на колебания валюты и инфляцию, который делает Росстат и ЦБ)) А собственные риски можно оценить по моделям для оценки рисков банкротства)
Максим, оценить риски вам поможет история трат и расходования продукции за прошедший период)