Система управления закупками «1С: ERP Управление предприятием» и возможности ее использования

Управление закупочными процессами – достаточно сложное мероприятие, так как в ходе его реализации отдел закупок или специально назначенное ответственное должностное лицо должно определить, каковы потребности заказчика, а также какова срочность удовлетворения таких потребностей. В этом случае ему на помощь приходят различные автоматизированные программные комплексы, которые строят специальные прогностические отчеты на основании имеющихся данных о произведенных затратах на удовлетворение аналогичных потребностей за предыдущие периоды времени.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

В настоящее время наиболее популярной программой, которую можно использовать для максимального управления всеми осуществляемыми закупками, является система «1С: ERP Управление предприятием». Однако для того, чтобы предельно качественно данный программный комплекс справлялся с возложенными на него задачами, необходимо установить на него специальные расширения, связанные с автоматизацией закупок и выполнением аналитических функций.

Для государственных и муниципальных заказчиков, а также для юридических лиц, которые имеют приравненный к ним статус, использование такого программного продукта возможно только в виде вспомогательного средства для проведения аналитической деятельности относительно проводимых закупочных процедур и определения существующих потребностей. Это связано с тем, что вся существующая масса проводимых закупок должна происходить посредством функционала Единой информационной системы в сфере закупок.

Перечень возможностей


Если говорить о полном перечне возможностей, которые доступны при использовании данной программной системы, то можно выделить следующие:

  • планирование всех потенциальных закупок, которое может осуществляться в режиме оперативной деятельности. В основу использования такого планирования ложатся планы продаж, которые были сформулированы (при наличии такого сектора в экономической деятельности организации), а также те заявки покупателей, которые уже были получены и сформированы;
  • проведение работ по выбору наиболее выгодных поставщиков на основании данных о предоставляемых ими ценах на свои товары, услуги или работы, а также на основании предложенных условий для исполнения существующих контрактов;
  • проведение процедур по оформлению потенциальным поставщикам заказов в соответствии с теми потребностями, которые имеются на данный момент у заказчика, а также проведение контролирующих мероприятий, которые позволят отследить качество исполнения заключенного контракта или договора;
  • проведение регистрации заключенных ранее договоров и контрактов с целью контроля за их исполнением, в том числе для получения информации о том, каким образом поставки товаров, выполнение работ или оказание услуг осуществляются в соответствии с установленными графиками исполнения возникших обязательств;
  • в случае возникновения каких-либо разночтений между условиями исполнения контракта и фактическим исполнением (если такие разночтения были зафиксированы и автоматически на основании загруженных документов исполнения, и в ручном режиме при проверке результатов деятельности компании) с помощью программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием» происходит регистрация таких расхождений с целью последующего расчета процента неисполнения или некачественного исполнения контракта или договора;
  • при наличии у заказчика складов, где происходит хранение различных товарно-материальных ценностей, которые являются предметом потребностей заказчика, с помощью указанного выше программного комплекса возможно провести анализ имеющихся запасов с целью установления уровня потребностей самого заказчика;
  • выполнение действий, направленных на планирование потенциально проводимых закупок на основании сведений о том, какие товарно-материальные ценности имеются в настоящий момент у заказчика, в том числе в зарезервированном виде, а какие необходимо приобрести;
  • подготовка списка потенциальных исполнителей по заключаемым контрактам и договорам, которые подходят заказчику на основании качества исполнения контракта в плане предоставляемого товара, работ или услуг, а также в части их надежности при исполнении взятых на себя обязательств;
  • формирование графика, в соответствии с которым будут происходить расчеты с потенциальными поставщиками по контрактам и договорам, для полноценного двустороннего исполнения всех существующих обязательств по таким контрактам и договорам;
  • формирование для ответственных должностных лиц внутри организации-заказчика заданий для настройки взаимодействия с подобранными поставщиками или исполнителями по контрактам в соответствии с имеющимися данными о потребностях самого заказчика;
  • отслеживание порядка исполнения заключенных контрактов, а также проверка степени ненадлежащего исполнения с целью получения информации о причиненном ущербе от некачественной деятельности потенциального исполнителя;
  • подготовка документальной и иной базы для составления дополнительных соглашений к заключенным контрактам и договорам в случае возникновения необходимости корректировки объемов исполнения заключенных контрактов.

Управление поставщиками как одно из преимуществ использования системы


Использование системы «1С: ERP Управление предприятием» для налаживания взаимодействия с поставщиками возможно в тех случаях, когда у заказчика есть возможность не осуществлять обоснование начальной максимальной цены контракта или договора путем предоставления коммерческих предложений от потенциальных исполнителей по контракту. В этом случае система при получении специального запроса в рамках работы своих алгоритмов подготовит специальный список из потенциальных поставщиков с учетом определенных параметров:

  • ценовой параметр, полученный на основании предоставленных коммерческих предложений от поставщиков в отношении тех товаров, работ или услуг, в отношении которых ранее сведения были внесены в специальную базу данных, имеющихся у программы;
  • уровень надежности потенциального исполнителя по контракту (подбор осуществляется на основании тех данных, которые ранее были внесены в базу данных в отношении качества исполнения заключенного ранее контракта или договора, а также на основании данных о том, было ли начисление штрафных санкций, и каким образом они были погашены);
  • наличие сформированной для каждого конкретного поставщика базы используемых договоров и контрактов, а также различных бланков документов, которые можно оформлять в достаточно быстром варианте редактирования;
  • осуществление подготовки платежных документов с помощью функций контроля за исполнением условий заключенных контрактов и договоров и формирование отчетов по размерам кредиторской и дебиторской задолженностей в отношении определенного контракта и группы контрактов и договоров, объединенных по какому-либо признаку;
  • подготовка документов в отношении возврата поставленного товара в случае наличия какого-либо брака, а также в отношении осуществляемых корректировок условий исполнения контракта или договора, если такие возврат или корректировка были осуществлены на этапе приемки результатов исполнения контракта.

Проведение мероприятий по управлению закупками: можно ли считать преимуществом

Как и в случае управления поставщиками, система «1С: ERP Управление предприятием» может использоваться для управления закупками в государственном или муниципальном учреждении-заказчике только в том случае, если речь идет об использовании ее вспомогательных функций, так как все управление закупочной деятельностью должно осуществляться исключительно с помощью Единой информационной системы в сфере закупок, доступ к которой возможно получить с помощью официального сайта. Если же использование системы «1С: ERP Управление предприятием» все же происходит, то можно говорить о таких преимуществах ее, как:

  • подбор поставщиков в автоматизированном режиме на основании тех требований, которые заказчик сформировал в рамках своей хозяйственно-экономической деятельности в конкретных условиях рынка;
  • проведение в автоматизированном режиме мониторинга тех цен, которые сформировались на рынке в отношении определенных групп товаров, работ или услуг, в которых заказчик имеет прямую заинтересованность;
  • формирование графиков, которые покажут периодичность и очередность исполнения различных контрактов и договоров в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ;
  • формирование в автоматизированном порядке специального перечня документов с заполнением каждой позиции, которые отражают степень исполнения контракта или договора конкретным контрагентом;
  • формирование в автоматизированном режиме комплекса документов, по которым будет происходить оценка степени исполнения заключенного контракта или договора и подготовка отчета о таком исполнении. При этом для того, чтобы максимально качественно произвести формирование такой отчетной документации, можно воспользоваться также и теми документами, которые подготовил поставщик или исполнитель, в том числе если все такие документы предоставлены в электронном виде.

Возможности контроля бюджета


Контроль состояния бюджета – это еще одна функция, которая доступна для использования внутри программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием». Использование данного расширения возможно для того, чтобы отслеживать уровень освоения выделенных средств на удовлетворение нужд самого заказчика, а также для того, чтобы получать информацию о том, сколько средств уже израсходовано на такое удовлетворение, и какой объем еще можно использовать.

Для получения возможности использовать данное расширение, необходимо настроить программное обеспечение в организации таким образом, чтобы оно могло полностью взаимодействовать с программным комплексом «1С: ERP Управление предприятием» путем взаимного обмена сведениями. В том случае, если никакой иной системы контроля бюджета в организации не имеется, программный комплекс «1С: ERP Управление предприятием» также может быть использован, однако, это использование будет происходить в другом формате – только на основании введенных в ручном режиме данных о состоянии бюджета.

Однако при каждой корректировке внесенных сведений потребуется также проверка в ручном режиме всех внесенных ранее данных с целью исключить возможность возникновения ошибок в их содержании.

Дополнительные возможности и преимущества

В настоящее время функциональные возможности программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием» постоянно расширяются. На сегодняшний день, кроме перечисленных выше функций, у этой системы имеются и такие, как:

  • финансовый мониторинг проводимых закупок. В данном случае речь идет об автоматизированном процессе, результатом которого становится проведение системой работы по оценке затрат средств на удовлетворение определенных нужд заказчика по специальным кодам распределения денежных ресурсов. В том случае, если на каком-либо коде средств, предназначенных для проведения определенной закупки, окажется недостаточно, система выдаст предупреждение об этом при попытке сформировать закупочный запрос;
  • предоставление доступа к базе специальных бланков договоров и контрактов с целью формирования своей собственной базы для взаимодействия с различными видами контрагентов. Использовать данную функцию заказчику следует в тех случаях, когда он хочет минимизировать уровень своих временных затрат на разработку собственного пакета документов;
  • настройка системных алгоритмов на осуществление контроля за порядком и сроками исполнения подписанных контрактов и договоров, в том числе с целью получения информации о том, какие из контрактов и подписанных к ним дополнительных соглашений прекратили свое существование ввиду полного их исполнения сторонами.

Рейтинг автора
358
Елена Мазлова
Автор статьи
Елена Мазлова
Юрист
Написано статей
321
Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Pravo.Team
Добавить комментарий

Call Now ButtonБесплатная консультация:
8 (800) 350-31-84