Система управления закупками «1С: ERP Управление предприятием» и ее основные функциональные возможности

Управление закупочными процессами – достаточно сложное мероприятие, так как в ходе его реализации отдел закупок или специально назначенное ответственное должностное лицо должно определить, каковы потребности заказчика, а также какова срочность удовлетворения таких потребностей. В этом случае ему на помощь приходят различные автоматизированные программные комплексы, которые строят специальные прогностические отчеты на основании имеющихся данных о произведенных затратах на удовлетворение аналогичных потребностей за предыдущие периоды времени.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Содержание

В настоящее время наиболее популярной программой, которую можно использовать для максимального управления всеми осуществляемыми закупками, является система «1С: ERP Управление предприятием». Однако для того, чтобы предельно качественно данный программный комплекс справлялся с возложенными на него задачами, необходимо установить на него специальные расширения, связанные с автоматизацией закупок и выполнением аналитических функций.

Для государственных и муниципальных заказчиков, а также для юридических лиц, которые имеют приравненный к ним статус, использование такого программного продукта возможно только в виде вспомогательного средства для проведения аналитической деятельности относительно проводимых закупочных процедур и определения существующих потребностей. Это связано с тем, что вся существующая масса проводимых закупок должна происходить посредством функционала Единой информационной системы в сфере закупок.

Перечень возможностей

Если говорить о полном перечне возможностей, которые доступны при использовании данной программной системы, то можно выделить следующие:

планирование всех потенциальных закупок, которое может осуществляться в режиме оперативной деятельности. В основу использования такого планирования ложатся планы продаж, которые были сформулированы (при наличии такого сектора в экономической деятельности организации), а также те заявки покупателей, которые уже были получены и сформированы;
проведение работ по выбору наиболее выгодных поставщиков на основании данных о предоставляемых ими ценах на свои товары, услуги или работы, а также на основании предложенных условий для исполнения существующих контрактов;
проведение процедур по оформлению потенциальным поставщикам заказов в соответствии с теми потребностями, которые имеются на данный момент у заказчика, а также проведение контролирующих мероприятий, которые позволят отследить качество исполнения заключенного контракта или договора;
проведение регистрации заключенных ранее договоров и контрактов с целью контроля за их исполнением, в том числе для получения информации о том, каким образом поставки товаров, выполнение работ или оказание услуг осуществляются в соответствии с установленными графиками исполнения возникших обязательств;
в случае возникновения каких-либо разночтений между условиями исполнения контракта и фактическим исполнением (если такие разночтения были зафиксированы и автоматически на основании загруженных документов исполнения, и в ручном режиме при проверке результатов деятельности компании) с помощью программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием» происходит регистрация таких расхождений с целью последующего расчета процента неисполнения или некачественного исполнения контракта или договора;
при наличии у заказчика складов, где происходит хранение различных товарно-материальных ценностей, которые являются предметом потребностей заказчика, с помощью указанного выше программного комплекса возможно провести анализ имеющихся запасов с целью установления уровня потребностей самого заказчика;
выполнение действий, направленных на планирование потенциально проводимых закупок на основании сведений о том, какие товарно-материальные ценности имеются в настоящий момент у заказчика, в том числе в зарезервированном виде, а какие необходимо приобрести;
подготовка списка потенциальных исполнителей по заключаемым контрактам и договорам, которые подходят заказчику на основании качества исполнения контракта в плане предоставляемого товара, работ или услуг, а также в части их надежности при исполнении взятых на себя обязательств;
формирование графика, в соответствии с которым будут происходить расчеты с потенциальными поставщиками по контрактам и договорам, для полноценного двустороннего исполнения всех существующих обязательств по таким контрактам и договорам;
формирование для ответственных должностных лиц внутри организации-заказчика заданий для настройки взаимодействия с подобранными поставщиками или исполнителями по контрактам в соответствии с имеющимися данными о потребностях самого заказчика;
отслеживание порядка исполнения заключенных контрактов, а также проверка степени ненадлежащего исполнения с целью получения информации о причиненном ущербе от некачественной деятельности потенциального исполнителя;
подготовка документальной и иной базы для составления дополнительных соглашений к заключенным контрактам и договорам в случае возникновения необходимости корректировки объемов исполнения заключенных контрактов.

Управление поставщиками как одно из преимуществ использования системы

Использование системы «1С: ERP Управление предприятием» для налаживания взаимодействия с поставщиками возможно в тех случаях, когда у заказчика есть возможность не осуществлять обоснование начальной максимальной цены контракта или договора путем предоставления коммерческих предложений от потенциальных исполнителей по контракту. В этом случае система при получении специального запроса в рамках работы своих алгоритмов подготовит специальный список из потенциальных поставщиков с учетом определенных параметров:

ценовой параметр, полученный на основании предоставленных коммерческих предложений от поставщиков в отношении тех товаров, работ или услуг, в отношении которых ранее сведения были внесены в специальную базу данных, имеющихся у программы;
уровень надежности потенциального исполнителя по контракту (подбор осуществляется на основании тех данных, которые ранее были внесены в базу данных в отношении качества исполнения заключенного ранее контракта или договора, а также на основании данных о том, было ли начисление штрафных санкций, и каким образом они были погашены);
наличие сформированной для каждого конкретного поставщика базы используемых договоров и контрактов, а также различных бланков документов, которые можно оформлять в достаточно быстром варианте редактирования;
осуществление подготовки платежных документов с помощью функций контроля за исполнением условий заключенных контрактов и договоров и формирование отчетов по размерам кредиторской и дебиторской задолженностей в отношении определенного контракта и группы контрактов и договоров, объединенных по какому-либо признаку;
подготовка документов в отношении возврата поставленного товара в случае наличия какого-либо брака, а также в отношении осуществляемых корректировок условий исполнения контракта или договора, если такие возврат или корректировка были осуществлены на этапе приемки результатов исполнения контракта.

Проведение мероприятий по управлению закупками: можно ли считать преимуществом

Как и в случае управления поставщиками, система «1С: ERP Управление предприятием» может использоваться для управления закупками в государственном или муниципальном учреждении-заказчике только в том случае, если речь идет об использовании ее вспомогательных функций, так как все управление закупочной деятельностью должно осуществляться исключительно с помощью Единой информационной системы в сфере закупок, доступ к которой возможно получить с помощью официального сайта. Если же использование системы «1С: ERP Управление предприятием» все же происходит, то можно говорить о таких преимуществах ее, как:

подбор поставщиков в автоматизированном режиме на основании тех требований, которые заказчик сформировал в рамках своей хозяйственно-экономической деятельности в конкретных условиях рынка;
проведение в автоматизированном режиме мониторинга тех цен, которые сформировались на рынке в отношении определенных групп товаров, работ или услуг, в которых заказчик имеет прямую заинтересованность;
формирование графиков, которые покажут периодичность и очередность исполнения различных контрактов и договоров в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ;
формирование в автоматизированном порядке специального перечня документов с заполнением каждой позиции, которые отражают степень исполнения контракта или договора конкретным контрагентом;
формирование в автоматизированном режиме комплекса документов, по которым будет происходить оценка степени исполнения заключенного контракта или договора и подготовка отчета о таком исполнении. При этом для того, чтобы максимально качественно произвести формирование такой отчетной документации, можно воспользоваться также и теми документами, которые подготовил поставщик или исполнитель, в том числе если все такие документы предоставлены в электронном виде.

Возможности контроля бюджета

Контроль состояния бюджета – это еще одна функция, которая доступна для использования внутри программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием». Использование данного расширения возможно для того, чтобы отслеживать уровень освоения выделенных средств на удовлетворение нужд самого заказчика, а также для того, чтобы получать информацию о том, сколько средств уже израсходовано на такое удовлетворение, и какой объем еще можно использовать.

Для получения возможности использовать данное расширение, необходимо настроить программное обеспечение в организации таким образом, чтобы оно могло полностью взаимодействовать с программным комплексом «1С: ERP Управление предприятием» путем взаимного обмена сведениями. В том случае, если никакой иной системы контроля бюджета в организации не имеется, программный комплекс «1С: ERP Управление предприятием» также может быть использован, однако, это использование будет происходить в другом формате – только на основании введенных в ручном режиме данных о состоянии бюджета.

Однако при каждой корректировке внесенных сведений потребуется также проверка в ручном режиме всех внесенных ранее данных с целью исключить возможность возникновения ошибок в их содержании.

Дополнительные возможности и преимущества

В настоящее время функциональные возможности программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием» постоянно расширяются. На сегодняшний день, кроме перечисленных выше функций, у этой системы имеются и такие, как:

финансовый мониторинг проводимых закупок. В данном случае речь идет об автоматизированном процессе, результатом которого становится проведение системой работы по оценке затрат средств на удовлетворение определенных нужд заказчика по специальным кодам распределения денежных ресурсов. В том случае, если на каком-либо коде средств, предназначенных для проведения определенной закупки, окажется недостаточно, система выдаст предупреждение об этом при попытке сформировать закупочный запрос;
предоставление доступа к базе специальных бланков договоров и контрактов с целью формирования своей собственной базы для взаимодействия с различными видами контрагентов. Использовать данную функцию заказчику следует в тех случаях, когда он хочет минимизировать уровень своих временных затрат на разработку собственного пакета документов;
настройка системных алгоритмов на осуществление контроля за порядком и сроками исполнения подписанных контрактов и договоров, в том числе с целью получения информации о том, какие из контрактов и подписанных к ним дополнительных соглашений прекратили свое существование ввиду полного их исполнения сторонами.